Rozliczanie wydatków pracowniczych na podstawie raportu
W ramach wykonywania obowiązków służbowych pracownicy wielokrotnie pokrywają z własnych środków koszty podróży czy organizacji spotkań biznesowych. Zwrot tych kwot przez pracodawcę może zostać zakwalifikowany jako koszt uzyskania przychodu, pod warunkiem prawidłowego udokumentowania całego procesu. Do tego celu może być wykorzystany wewnętrzny raport przygotowywany przez pracownika.
Podstawę prawną do uwzględnia wydatków pracowniczych w kosztach uzyskania przychodu pracodawcy stanowi art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób pranych, który wymaga, aby poniesiony wydatek wykazywał związek z osiągnięciem, zachowaniem lub zabezpieczeniem źródła przychodów, oraz nie znajdował się w katalogu wyłączeń z art. 16 ust. 1. Kwalifikacja każdego wydatku wymaga indywidualnej weryfikacji. Ponadto, przepisy podatkowe wiążą się bezpośrednio z ustawą o rachunkowości – dokument uznany za prawidłowy dowód księgowy stanowi jednocześnie właściwą podstawę do ujęcia wydatku w kosztach podatkowych.
Obok standardowych dowodów zewnętrznych, takich jak faktury VAT, przepisy dopuszczają stosowanie dowodów wewnętrznych. W praktyce przedsiębiorstw powszechnie funkcjonują w tym celu raporty wydatków pracowniczych. Przykładem akceptowalnych przez organy podatkowe raportów wydatków pracowniczych jest stanowisko podatnika opisane w interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 26 maja 2026 roku, nr: 0111-KDIB1-1.4010.157.2026.1.BS. Zgodnie ze stanowiskiem organu, pracodawca może rozliczyć koszty na podstawie raportu złożonego przez pracownika za pośrednictwem firmowego systemu finansowo-księgowego. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej jednoznacznie wskazał, że wystarczającą formą udokumentowania poniesionych kosztów jest dołączenie do takiego zestawienia skanów lub zdjęć dokumentów źródłowych, nawet w sytuacji, gdy zostały one wystawione imiennie na pracownika.
Jeżeli załączone w ten sposób cyfrowe kopie w świetle przepisów o rachunkowości potwierdzają fakt poniesienia wydatku i stanowią podstawę zapisu w księgach, są one w pełni wystarczające do celów podatku dochodowego od osób prawnych. Pracodawca musi jednak każdorazowo pamiętać o merytorycznej ocenie wydatku – nawet prawidłowo udokumentowany koszt musi bezwzględnie spełniać przesłanki celowości wynikające z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.
