Systemowy błąd w VAT może dużo kosztować – kiedy korektę in plus trzeba rozliczyć wstecz?
Błąd wychodzi na jaw dzisiaj, ale jego podatkowe skutki mogą sięgać kilku lat wstecz. Problem staje się szczególnie dotkliwy, gdy nieprawidłowość ma charakter systemowy i przez lata pozostaje niezauważona. Właśnie z taką sytuacją zmierzyła się spółka z branży wodociągowo-kanalizacyjnej w sprawie będącej przedmiotem interpretacji indywidualnej z 4 września 2026 r., nr 0111-KDIB3-1.4012.535.2026.4.KO.
Stan faktyczny
Spółka prowadząca działalność w zakresie zbiorowego zaopatrzenia w wodę oraz odprowadzania ścieków wykryła nieprawidłowość w sposobie naliczania opłat abonamentowych. W przypadku części odbiorców od 2018 r. naliczany był jeden abonament zamiast dwóch odrębnych – za usługę wodociągową oraz kanalizacyjną.
Nieprawidłowość miała charakter systemowy i przez kilka lat pozostawała niezauważona. Wynikała m.in. ze sposobu stosowania taryf oraz ograniczeń wykorzystywanego przez Spółkę systemu rozliczeniowego. Jej wykrycie wymagało szczegółowej analizy historycznych rozliczeń oraz procesu fakturowania.
Spółka uznała, że skoro w momencie wystawiania pierwotnych faktur nie miała wiedzy o nieprawidłowości, a ustalenie prawidłowych kwot wymagało dodatkowej analizy, korekty zwiększające podstawę opodatkowania i VAT należny powinny być rozliczane na bieżąco – w okresie, w którym błąd został ujawniony i możliwe stało się ustalenie kwot należnych od poszczególnych odbiorców. Zwróciła się więc do Dyrektora KIS o potwierdzenie prawidłowości takiego podejścia.
Co mówią przepisy?
Zgodnie z art. 29a ust. 17 ustawy o VAT, jeżeli podstawa opodatkowania uległa zwiększeniu, jej korekty dokonuje się w rozliczeniu za okres, w którym zaistniała przyczyna zwiększenia podstawy opodatkowania.
W praktyce oznacza to konieczność ustalenia, czy przyczyna korekty istniała już w momencie dokonania pierwotnej sprzedaży, czy powstała dopiero później.
Jeżeli przyczyna istniała już w chwili wystawienia faktury pierwotnej – przykładowo wskutek błędu w cenie lub niewykazania części należnego wynagrodzenia – korektę należy rozliczyć wstecz, w okresie właściwym dla pierwotnej transakcji.
Jeżeli natomiast zwiększenie wynagrodzenia wynika z nowych okoliczności, które powstały już po dokonaniu sprzedaży, korektę rozlicza się na bieżąco, w okresie, w którym wystąpiła przyczyna zwiększenia podstawy opodatkowania.
Stanowisko podatnika
W ocenie Wnioskodawcy przyczyną zwiększenia podstawy opodatkowania nie była sama możliwość poboru dwóch abonamentów w poprzednich okresach, lecz późniejsze ujawnienie, zweryfikowanie i skonkretyzowanie systemowej nieprawidłowości oraz ustalenie konkretnych kwot należnych od poszczególnych odbiorców.
Dopiero zakończenie albo etapowe zakończenie analiz dla poszczególnych odbiorców pozwalało na określenie podstawy opodatkowania i podatku należnego w prawidłowej wysokości. Zdaniem Spółki uzasadniało to rozliczenie zwiększenia VAT na bieżąco.
Gdzie podatnik popełnił błąd?
Dyrektor KIS uznał stanowisko podatnika za nieprawidłowe. Problemem było utożsamienie momentu wykrycia błędu z momentem powstania przyczyny korekty.
Nieprawidłowość polegała na naliczaniu jednego abonamentu zamiast dwóch odrębnych abonamentów. Już w momencie wystawiania pierwotnych faktur Spółka powinna zatem naliczać zarówno abonament związany z usługą wodociągową, jak i abonament związany z usługą kanalizacyjną.
Błąd powstał więc już przy pierwotnym rozliczeniu. To, że został zauważony i dokładnie wyliczony dopiero kilka lat później, nie oznacza, że również jego przyczyna powstała dopiero w tym momencie.
W konsekwencji korekty zwiększające podstawę opodatkowania powinny zostać odniesione do okresów, w których pierwotnie rozliczono poszczególne transakcje.
Dlaczego to takie bolesne?
Konieczność dokonania korekt wstecznych oznacza również dość uciążliwy obowiązek zapłaty odsetek za zwłokę. Mechanizm VAT jest w tym przypadku następujący: podatnik musi dokonać korekt in plus za okresy rozliczeniowe, w których powstał obowiązek podatkowy z tytułu pierwotnych transakcji.
Zwiększenie VAT należnego za wcześniejsze okresy może prowadzić do powstania zaległości podatkowej. Zgodnie z art. 53 § 1 Ordynacji podatkowej od zaległości podatkowych naliczane są odsetki za zwłokę.
Biorąc pod uwagę, że nieprawidłowość była powielana przez wiele okresów rozliczeniowych, suma należnych odsetek może okazać się znacząca.
Na co zwrócić uwagę przy korygowaniu VAT
Przy ustalaniu momentu rozliczenia korekty in plus warto przede wszystkim odpowiedzieć na pytanie: czy prawidłowa kwota była należna już w momencie pierwotnej transakcji?
O błędzie pierwotnym mogą świadczyć w szczególności:
- zastosowanie nieprawidłowej ceny lub stawki wynikającej z obowiązującego już cennika albo umowy;
- pominięcie części należnego wynagrodzenia lub jednego z jego składników;
- błędne dane lub ustawienia w systemie fakturującym, powodujące powtarzanie tej samej nieprawidłowości;
- błąd rachunkowy na fakturze pierwotnej;
- sytuacja, w której wszystkie okoliczności wpływające na wysokość wynagrodzenia istniały już w momencie sprzedaży, nawet jeżeli podatnik dowiedział się o błędzie dopiero później.
Samo późniejsze wykrycie błędu nie czyni go nową okolicznością. Jeżeli przyczyna zwiększenia podstawy opodatkowania istniała od początku, korekta powinna zostać rozliczona wstecz.
