Ubytki magazynowe – kiedy są kosztem?
Z wnioskiem o wydanie interpretacji indywidualnej wystąpiła pewna spółka z branży produkcyjnej. Spółka wskazała, że w związku z prowadzoną działalnością regularnie mierzy się z powstawaniem niedoborów inwentaryzacyjnych w związku z intensywnym obrotem materiałowym w procesie produkcji i wynikającymi z tego różnymi sytuacjami losowymi, jak np. omyłki we wprowadzaniu danych do systemu księgowego, rozsypanie materiału z opakowania przez pracownika w trakcie procesu produkcyjnego czy rozkurz surowca wsypywanego do lejów.
W związku z powyższym Spółka powzięła wątpliwości, czy w takim stanie rzeczy jest uprawniona do zaliczenia stwierdzonych niedoborów magazynowych do kosztów uzyskania przychodów. Sama utrzymywała, że tak, bowiem spełniła warunki wynikające z utrwalonej linii interpretacyjnej Dyrektora KIS, zgodnie z którą do kosztów uzyskania przychodów mogą być zaliczane także straty w środkach obrotowych - w tym niedobory towarowe – o ile takie straty:
- mają charakter niezawiniony,
- są udokumentowane w sposób niebudzący wątpliwości,
- wynikają z normalnego ryzyka gospodarczego związanego z prowadzoną działalnością,
- powstały pomimo zachowania należytej staranności przez podatnika.
Spółka wskazała, że w jej przypadku straty mają charakter niezawiniony, bowiem wynikają z naturalnych ubytków (np. rozkurz surowców), niezawinionych rozsypań czy błędów systemowych.
W zakresie obowiązku udokumentowania Spółka wskazała, że w celu identyfikacji strat regularnie prowadzi wyjątkowo szczegółową inwentaryzację w formie sporządzanego spisu rozbieżności pomiędzy stanem rzeczywistym posiadanego towaru a ewidencją księgową. By maksymalnie dowieść niezawinionego charakteru powstałych ubytków, spis sporządzany jest przez specjalnie powołaną do tego komisję inwentaryzacyjną. Według spółki, powyższe dowodzi także dochowania przez nią należytej staranności w celu minimalizacji powstałych strat.
Według spółki, straty wynikłe z niedoborów magazynowych powstają w związku z prowadzoną przez nią działalnością gospodarczą, bowiem powstają one w toku zwykłych procesów biznesowych, technologicznych i logistycznych (np. magazynowania, transportu, produkcji) i są wpisane w ryzyko prowadzenia działalności.
Dyrektor KIS zgodził się z argumentacją Spółki, wskazując, że „stwierdzić należy, że ujawnione w wyniku inwentaryzacji niedobory magazynowe Spółka może zaliczyć, na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, do kosztów uzyskania przychodów, ale jedynie w tej wysokości, w jakiej niedobory (straty) uznane zostały za niezawinione i są normalnym, choć niezamierzonym następstwem prowadzonej działalności, a ich wystąpienie pomimo dołożenia należytej staranności było nieuniknione.Zatem, Państwa stanowisko wskazujące, że ujawnione w toku inwentaryzacji niedobory mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów w podatku dochodowym od osób prawnych, o ile mają charakter niezawiniony oraz są właściwie udokumentowane – jest prawidłowe.”.
Źródło: interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 9 kwietnia 2026 r., nr 0114-KDIP2-1.4010.85.2026.1.PK
Z treścią interpretacji mogą się Państwo zapoznać tutaj.
