W sytuacji sporu dotyczącego rozliczenia robót budowlanych oraz braku faktury końcowej, zaliczka nie może zostać uznana za definitywny koszt podatkowy

Z wnioskiem o wydanie interpretacji zwróciła się spółka komandytowa, która w ramach prowadzonej działalności inwestycyjnej, zawarła z wykonawcą - dwie umowy o roboty budowlane: 

• W przypadku pierwszej z realizowanych inwestycji, wykonawca przystąpił do realizacji robót i wykonał prace zgodnie z postanowieniami umowy. Realizacja inwestycji została zakończona, co znajduje potwierdzenie w dokumentacji prowadzonej na potrzeby budowy, w tym w dzienniku budowy, protokołach odbioru częściowego oraz w dokumentach obmiarowych. Wszystkie otrzymane przez wnioskodawcę faktury zaliczkowe zostały opłacone. Do momentu złożenia niniejszego wniosku wykonawca nie wystawił faktury końcowej. Wnioskodawca posiada jednak pełną dokumentację potwierdzającą rzeczywiste wykonanie robót budowlanych oraz definitywny charakter wypłaconych zaliczek, 

• W przypadku drugiej inwestycji, wykonawca po otrzymaniu i opłaceniu przez Spółkę faktury zaliczkowej nie przystąpił do realizacji prac objętych umową. W związku z tym wnioskodawca - działając na podstawie art. 635 w zw. z art. 656 § 1 Kodeksu cywilnego - złożył pisemne oświadczenie o odstąpieniu od umowy. Do dnia złożenia wniosku zaliczka nie została zwrócona, a żadna część robót nie została wykonana. Wnioskodawca posiada dowody dokonania płatności oraz dokumenty potwierdzające bezskuteczność prób wyegzekwowania realizacji świadczenia. 

Spółka zwróciła się z pytaniem, ma prawo zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wypłacone zaliczki na poczet realizacji robót budowlanych. 

Zdaniem Spółki, poniesione przez wnioskodawcę zaliczki, które zostały opłacone na podstawie faktur zaliczkowych i które dokumentują rzeczywisty koszt poniesiony w związku z działalnością gospodarczą (realizacją inwestycji handlowej), stanowią dla wnioskodawcy koszt uzyskania przychodów. Nie ma przy tym znaczenia, że wykonawca - z własnej inicjatywy, bądź z przyczyn spornych - nie wystawił faktury końcowej lub wystawił ją w sposób wadliwy. 

Z kolei, w ocenie Spółki zdaniem wnioskodawcy, w sytuacji gdy wypłacona została zaliczka na poczet wynagrodzenia za roboty budowlane, jednak wykonawca nie przystąpił do realizacji umowy, a roboty w ogóle nie zostały wykonane i wnioskodawca - z uwagi na naruszenie postanowień umowy - złożył skuteczne oświadczenie o odstąpieniu od umowy, zaliczka taka nie może zostać uznana za koszt uzyskania przychodu, z uwagi na brzmienie art. 16 ust. 1 pkt 56 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.  

Z takim podejściem nie zgodził się Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, który w interpretacji z dnia 21 sierpnia 2025 r., nr 0111-KDIB1-3.4010.352.2025.2.MBD uznał stanowisko Spółki za nieprawidłowe.  

Spór trafił do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gliwicach, który wyrokiem z dnia 8 maja 2026 r., sygn. I SA/Gl 1253/25 oddalił skargę Spółki. 

Sąd podkreślił, że zaliczka ze swej istoty nie ma charakteru definitywnego, nie pozwala na ocenę, czy świadczenie, którego zaliczka dotyczy będzie powiązane z uzyskaniem przychodów, albowiem świadczenie to nie zostało jeszcze zrealizowane (wykonane, spełnione). Zatem taki wydatek nie może stanowić kosztu uzyskania przychodów. 

Zdaniem Sądu, charakterystyka zaliczki wynikająca z art. 494 Kodeksu cywilnego, w szczególności fakt, że podlega ona zwrotowi w razie odstąpienia od umowy, przesądza, że nie ma ona charakteru definitywnego. Ta cecha zaliczki powoduje, że nie spełnia ona podstawowego kryterium definitywności, co stanowi główną przeszkodę w jej bezpośrednim ujmowaniu jako koszt podatkowy. 

W odniesieniu do faktury zaliczkowej, sąd uznał, że z księgowego i podatkowego punktu widzenia ich znaczenie ogranicza się do momentu całkowitego rozliczenia transakcji, co zwykle następuje po wystawieniu faktury końcowej. Dopiero wtedy wydatek może zostać uznany za koszt uzyskania przychodu. 

Ponadto, w analizowanej sprawie sąd podkreślił istotne okoliczności stanu faktycznego – Spółka pozostaje stroną sporu z wykonawcą dotyczącego rozliczenia zakresu robót dodatkowych, który nie został jeszcze zakończony. W konwekcji do czasu rozstrzygnięcia sporu, nie można uznać, że wydatek jest definitywny i bezzwrotny. Spór dotyczy, bowiem rozliczenia zakresu robót budowlanych i nie ma znaczenia czy dotyczy on robót dodatkowych czy też podstawowych, albowiem z uwagi na jego zaistnienie, nie doszło dotychczas do wystawienia faktury końcowej. 

Powyższe zdaniem Sądu prowadzi do wniosku, że nie zostały spełnione warunki do zaliczenia wydatku w postaci zaliczki na poczet realizacji robót budowlanych do kosztów uzyskania przychodów, w myśl art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.