Wirtualna kasa rejestrująca do wielu automatów jednocześnie będzie od 1 kwietnia 2027 r. niezgodna z rozporządzeniem o kasach fiskalnych
Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2024 r. przewiduje, że od dnia 1 kwietnia 2027 r. urządzenia mające charakter samoobsługowych automatów będzie musiała być ewidencjonowana na kasach fiskalnych. Mowa zatem o takich urządzeniach jak myjnie automatyczne, telewizory oraz automaty sprzedażowe, tak z żywnością, jak i innymi produktami.
Pojawia się jednak zasadnicze pytanie – czy każde takie urządzenie musi posiadać indywidualnie do niego przypisaną kasę fiskalną, czy też możliwe jest sieciowe podłączenie wielu maszyn do jednej, wirtualnej kasy w formie oprogramowania?
Właśnie z takim pytaniem do Dyrektora KIS zwrócił się przyszły przedsiębiorca planujący prowadzenie działalności z wykorzystaniem automatów vendingowych. Automaty miały być wyposażone w terminale płatnicze lub wrzutniki monet.
Podatnik rozważał zastosowanie rozwiązania, w którym jedna kasa rejestrująca mająca postać oprogramowania, zainstalowana np. na smartfonie, rejestrowałaby przez Internet sprzedaż dokonywaną z kilkunastu albo nawet kilkudziesięciu automatów vendingowych. Urządzenie mobilne z kasą nie byłoby fizycznie połączone z żadnym z automatów i mogłoby znajdować się w dowolnej lokalizacji. W nagłówku paragonu jako miejsce instalacji kasy miałby być wskazany ogólny adres siedziby firmy.
Podatnik miał jednak wątpliwości, czy takie rozwiązanie będzie zgodne z przepisami Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 czerwca 2025 r. w sprawie kas rejestrujących mających postać oprogramowania. W jego ocenie każdy automat vendingowy powinien posiadać własną, indywidualną kasę rejestrującą, z odrębnym numerem unikatowym, przypisaną do konkretnego urządzenia oraz umożliwiającą nabywcy zapoznanie się z danymi paragonu w miejscu dokonania płatności.
Z takim stanowiskiem zgodził się Dyrektor KIS, wyjaśniając, że z § 4 ust. 1 pkt 2 lit. f rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących mających postać oprogramowania wynika, że kasy specjalnego przeznaczenia obejmują m.in. kasy umieszczane w urządzeniach do automatycznej sprzedaży towarów lub usług. Zdaniem organu oznacza to, że kasy wirtualne przystosowane do automatycznej sprzedaży muszą być umieszczane w tych automatycznych urządzeniach, a więc we wszystkich automatach, w których pobierane są opłaty.
Istotne znaczenie miały także przepisy dotyczące wydawania paragonu. Organ wskazał, że podatnik może nie drukować paragonu fiskalnego, jeżeli zapewni nabywcy możliwość zapoznania się z danymi o sprzedaży przez ich odpowiednie wyświetlenie. Nie chodzi jednak o dowolne wyświetlenie danych sprzedażowych na terminalu albo innym elemencie automatu.
Jak podkreślił Dyrektor KIS, należy odróżnić wyświetlenie paragonu na wyświetlaczu kasy od wyświetlenia takich danych na urządzeniu do automatycznej sprzedaży. Wyświetlacz powinien być częścią kasy rejestrującej. Skoro więc miejscem prowadzenia działalności jest każdy automat, w którym pobierana jest opłata, kasa powinna znajdować się w każdym takim urządzeniu. Tym samym jedna kasa rejestrująca mająca postać oprogramowania, zainstalowana na urządzeniu mobilnym znajdującym się w dowolnej lokalizacji, nie spełnia wymogów przewidzianych dla kas umieszczanych w urządzeniach do automatycznej sprzedaży towarów lub usług.
Źródło: interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z dnia 29 maja 2026 r., nr 0111-KDIB3-2.4012.265.2026.1.SR
