Zawieszenie poboru akcyzy: skan potwierdzenia może zamknąć procedurę. Kluczowy jest podpis odbiorcy

Procedura zawieszenia poboru akcyzy pozwala produkować, magazynować i przemieszczać wyroby akcyzowe bez konieczności bieżącej zapłaty podatku, jeżeli spełnione są warunki ustawowe. W jej trakcie z obowiązku podatkowego nie powstaje zobowiązanie podatkowe. Ma to duże znaczenie dla płynności finansowej przedsiębiorców, którzy nie muszą finansować akcyzy już na etapie produkcji czy przechowywania wyrobów. 

Równie istotne jest prawidłowe zakończenie tej procedury. Przy dostawach do innych państw UE, realizowanych w trybie omawianym poniżej, odpowiednie potwierdzenie pozwala na wygaśnięcie obowiązku podatkowego bez powstania zobowiązania do zapłaty akcyzy. Braki w dokumentacji mogą prowadzić do skutków podatkowych, a oczekiwanie na dokumenty opóźniać zwolnienie zabezpieczenia akcyzowego. Dlatego znaczenie mają zarówno treść potwierdzenia, jak i moment jego otrzymania. 

Papierowe potwierdzenia utrudniały rozliczenia 

Tego problemu dotyczy interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 28 października 2026 r., sygn. 0111-KDIB3-3.4013.253.2026.1.MAZ. 

Wniosek złożyła spółka produkująca płyn do papierosów elektronicznych, saszetki nikotynowe, inne wyroby nikotynowe oraz urządzenia do waporyzacji. Znaczna część wyrobów trafiała do odbiorców w innych państwach UE. Spółka prowadziła również produkcję i magazynowanie na zlecenie. W takim modelu towar często dostarczano bezpośrednio do kontrahenta zleceniodawcy. 

Spółka gromadziła podpisane potwierdzenia odbioru, obejmujące niekiedy kilka kolejnych dostaw do jednego odbiorcy. Oczekiwanie na papierowe oryginały było czasochłonne i opóźniało zwalnianie zabezpieczenia akcyzowego. Zapytała więc, czy wystarczy skan potwierdzenia otrzymany e-mailem. 

Szczególny tryb dostawy wyrobów akcyzowych 

Sprawa dotyczyła wyrobów niewymienionych w załączniku nr 2 do ustawy o podatku akcyzowym, objętych stawką inną niż zerowa. Do ich przemieszczania w opisanych dostawach wewnątrzwspólnotowych stosuje się dokumenty handlowe, zamiast e-AD w systemie EMCS. Warunkiem zastosowania procedury jest złożenie zabezpieczenia akcyzowego przed rozpoczęciem przemieszczania oraz dołączenie dokumentów handlowych. 

Zgodnie z art. 42 ust. 1 pkt 7 ustawy zakończenie procedury następuje z dniem otrzymania przez wysyłającego dokumentu handlowego lub innego dokumentu potwierdzającego dostawę wyrobów do innego państwa członkowskiego. W części objętej potwierdzeniem wygasa obowiązek podatkowy i nie powstaje zobowiązanie podatkowe.  

Skan może być wystarczający 

Dyrektor KIS potwierdził, że przepisy nie narzucają papierowej formy takiego dokumentu. Potwierdzenie przesłane elektronicznie, w tym jako skan lub plik PDF, może stanowić podstawę zakończenia procedury. 

Dokument powinien pozwalać ustalić, jakie wyroby i w jakiej ilości dotarły do konkretnego odbiorcy w innym państwie UE. Znaczenie mają również miejsce i data odbioru oraz dane osoby potwierdzającej przyjęcie towaru. 

Formularz spółki zawierał te informacje, a dodatkowo odwoływał się do dokumentów towarzyszących dostawie, takich jak faktura, WZ czy CMR. Organ zaakceptował otrzymywanie go w postaci skanu, pod warunkiem wypełnienia i podpisania przez odbiorcę wyrobów. 

W zaakceptowanym wariancie procedura kończy się w dniu otrzymania skanu przez spółkę. Nie trzeba czekać na papierowy oryginał. Sama data dostarczenia towaru nie wyznacza jeszcze momentu zakończenia procedury w tym trybie. 

Podpis zleceniodawcy okazał się niewystarczający 

Stanowisko spółki zostało jednak uznane za prawidłowe tylko częściowo. W niektórych przypadkach potwierdzenie miał podpisywać podmiot zlecający produkcję lub magazynowanie, mimo że wyroby trafiały bezpośrednio do innego odbiorcy. 

Organ zakwestionował taki wariant. Podkreślił, że na gruncie analizowanych przepisów znaczenie ma faktyczne przemieszczenie i odbiór wyrobów. Relacja handlowa ze zleceniodawcą nie przesądza o tym, kto może potwierdzić ich przyjęcie. 

W ocenie Dyrektora KIS zleceniodawca, który nie odebrał towaru, potwierdzałby jedynie uzyskanie informacji o dostawie. Dlatego opisany formularz, wypełniony i podpisany przez taki podmiot, nie pozwalał zakończyć procedury na podstawie art. 42 ust. 1 pkt 7 ustawy. 

Cyfrowy obieg dokumentów a rzeczywisty odbiór 

Interpretacja pokazuje, że elektroniczne potwierdzenia mogą usprawnić rozliczenia akcyzowe i ograniczyć oczekiwanie na dokumenty potrzebne do zwolnienia zabezpieczenia. Ich wartość zależy od możliwości powiązania dokumentu z rzeczywistym odbiorem konkretnych wyrobów. 

W opisanym modelu szczególne znaczenie miało więc to, kto wypełnił i podpisał formularz. Zaakceptowanie skanu dotyczyło potwierdzenia pochodzącego od faktycznego odbiorcy. Rozstrzygnięcie odnosi się do przedstawionego we wniosku układu dostaw i szczególnego trybu dokumentowania przemieszczeń tych wyrobów.