Błąd w rozliczeniu pracownika po latach. Korekta PIT-11 może nie wystarczyć

Błąd w liście płac wykryty po kilku latach może mieć znacznie dalej idące konsekwencje niż konieczność korekty PIT-11. Dyrektor KIS w interpretacji z 7 sierpnia 2026 r. wskazał, że jeżeli nieprawidłowo ustalony przychód pracowników przełożył się na wysokość zaliczek na PIT, korekty może wymagać również deklaracja PIT-4R, dodatkowo płatnik może ponosić odpowiedzialność za należności z tytułu niepobranego podatku wraz z odsetkami za zwłokę liczonymi do dnia zapłaty.  

Sprawa dotyczyła błędnego rozliczania wartości użytkowania samochodów służbowych do celów prywatnych. Nieprawidłowość obejmowała lata 2022–2025 i skutkowała zarówno zaniżeniem, jak i zawyżeniem przychodów pracowników oraz związanych z nimi zaliczek na PIT. Pracodawca chciał skorygować PIT-11 byłych pracowników, ale zakładał, że nie musi poprawiać PIT-4R. Dyrektor KIS uznał takie podejście za nieprawidłowe.  

Różne funkcje PIT-11 i PIT-4R 

PIT-11 powinien odzwierciedlać rzeczywisty przebieg rozliczeń. Jeżeli błędnie ustalono wartość przychodu pracownika, należy ją skorygować. Jednocześnie w części dotyczącej zaliczek należy wykazać kwoty, które zostały faktycznie pobrane, a nie te, które powinny były zostać pobrane.  

Inaczej jest z PIT-4R. Jest to roczna deklaracja dotycząca należnych zaliczek. Jeżeli więc po ponownym obliczeniu wynagrodzenia okazuje się, że zaliczka za dany okres powinna być wyższa lub niższa, korekcie podlega również PIT-4R.  

W praktyce może zatem powstać sytuacja, w której po korekcie za ten sam rok PIT-11 i PIT-4R będą wskazywały różne kwoty zaliczek. Nie musi to oznaczać błędu, gdyż PIT-11 wskazuje na zaliczki rzeczywiście pobrane, a PIT-4R na zaliczki, które zgodnie z przepisami powinny zostać pobrane. 

Były pracownik nie zwalnia z obowiązku korekty  

Istotne jest również stanowisko Organu odnoszące się do osób, które już nie pracują u płatnika. Organ wskazał, że brak wynagrodzenia, z którego można potrącić brakującą zaliczkę, nie zwalnia pracodawcy z obowiązku poprawienia wcześniejszych informacji i deklaracji. 

Odpowiedzialność płatnika  

Dodatkowo w przypadku przychodów ze stosunku pracy zastosowanie może mieć art. 26a Ordynacji podatkowej. Przepis ten ogranicza odpowiedzialność pracownika w przypadku zaniżenia lub nieujawnienia przez płatnika podstawy opodatkowania, do wysokości zaliczki, którą powinien pobrać płatnik. Z kolei art. 30 Ordynacji podatkowej przewiduje odpowiedzialność płatnika za podatek niepobrany lub pobrany, lecz niewpłacony.  

Dyrektor KIS podkreślił, że jeżeli pracownik po otrzymaniu skorygowanego PIT-11 sam skoryguje swoje zeznanie i zapłaci podatek, fiskus nie może drugi raz żądać tej samej kwoty od płatnika. Według organu po stronie pracodawcy pozostanie jednak w takim przypadku obowiązek korekty PIT-4R oraz kwestia uregulowania odsetek związanych z nieprawidłowo pobranymi zaliczkami.  

Co jednak istotne, w sytuacji, gdy podatek nie zostanie uregulowany przez podatnika, nadal będzie istnieć przedmiot odpowiedzialności płatnika, bowiem będzie on odpowiadał za należności z tytułu niepobranego podatku wraz z odsetkami za zwłokę liczonymi do dnia zapłaty.  

Interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 7 sierpnia 2026 r., sygn. 0115-KDIT2.4011.406.2026.3.ENB.