Dokumentacja księgowa - jakie prawa ma przedsiębiorca w razie odmowy ich przekazania przez biuro rachunkowe?
Dokumenty księgowe – takie jak faktury, ewidencje, rejestry VAT, deklaracje, umowy czy dowody księgowe – stanowią wyłączną własność przedsiębiorcy. Niezależnie od formy ich prowadzenia nie stanowią one w żadnym wypadku własności biura rachunkowego. Biuro jedynie przetwarza i przechowuje je na podstawie umowy zawartej z klientem. Nawet jeśli dokumenty są wytwarzane przez księgowego (np. deklaracje podatkowe, JPK, sprawozdania finansowe), to powstają one na rzecz klienta, który pozostaje ich właścicielem i ma prawo do pełnego dostępu do nich. Dotyczy to zarówno dokumentów źródłowych, takich jak umowy, faktury, umowy, dowody wykonania transakcji), jak również dokumentów, które wytworzyło samo biuro rachunkowe dla swojego klienta, tj. np. zestawienia, raporty, deklaracje, rejestry, listy płac.
Oczywistym jest, że kwestia praw i obowiązków odnośnie do dokumentacji powinna być uregulowana szczegółowo w umowie pomiędzy birem rachunkowym a klientem. A co w sytuacji – zresztą bardzo częstej w praktyce – gdy brak jest stosownych i szczegółowych postanowień w umowie? Czy w takim wypadku, w razie zakończenia współpracy z biurem rachunkowym lub brakiem porozumienia z księgowymi, prawa klienta są w takim wypadku ograniczone? Otóż nie.
Klient w każdej sytuacji zachowuje prawo do otrzymania dokumentów. Biuro rachunkowe nie ma podstaw, by je zatrzymywać, niezależnie od trwających rozliczeń, problemów z realizacją umowy czy innych okoliczności. Jedyną szczególną sytuacją jest prowadzenie ksiąg w systemie należącym do biura (np. internetowym) — wtedy zakres i forma przekazania danych muszą wynikać z zapisów umowy. Biuro rachunkowe w razie zakończenia współpracy z klientem ma przede wszystkim – niezależnie od szczegółowych uregulowań wynikających z samej umowy z klientem - obowiązek:
- zwrócić przedsiębiorcy wszystkie przekazane dokumenty źródłowe,
- przekazać sporządzone przez siebie dokumenty księgowe i podatkowe,
- udostępnić dane cyfrowe (np. pliki JPK, zestawienia, księgi elektroniczne),
- należycie współpracować przy zmianie biura rachunkowego.
Dodatkowo warto podkreślić, że również odmowa wydania dokumentów z powodu zaległości w płatnościach jest bezprawna – biuro rachunkowe nie może „przetrzymywać” dokumentacji jako formy zabezpieczenia czy nacisku.
Co może zrobić przedsiębiorca, jeśli biuro rachunkowe, pomimo ciążącego na nim obowiązku, odmawia wydania dokumentów?
- W pierwszej kolejności należy wezwać (w formie pisemnej) biuro do wydania dokumentów. Wystąpienie powinno mieć formę pisemnego wezwania z jasno wyartykułowanym żądaniem z jednoczesnym wyznaczeniem precyzyjnego terminu na przekazanie materiałów. Warto – z przyczyn praktycznych – określić ten termin nie w formie konkretnej daty, a w dniach od chwili doręczenia wezwania. To pozwoli uniknąć wątpliwości, którą mogą wyniknąć ze zbiegiem albo przekroczenie upływu terminu (konkretnej daty) z doręczeniem samego wezwania.
- Jeśli to nie nastąpiło już wcześniej należy również rozważyć rozwiązanie umowy z biurem rachunkowym, w pewnych przypadkach nawet ze skutkiem natychmiastowym. Odmowa wydania dokumentacji lub udzielenia stosownych informacji jest poważnym naruszeniem obowiązków księgowego i uzasadnia rozwiązanie współpracy.
- W razie braku stosownej reakcji, klient może wystąpić na drogę postępowania cywilnego o wydanie rzeczy (powództwo windykacyjne). Jednocześnie, w razie gdy brak przekazania dokumentacji spowodował po stronie przedsiębiorcy szkodę (np. dodatkowe koszty, sankcje, itp.) przedsiębiorca może wystąpić z roszczeniem (w tym powództwem) odszkodowawczym.
- W sytuacji, w której brak przekazania dokumentów lub informacji przez księgowego powoduje lub może spowodować utrudnienie danych czynności, jak np. sporządzenie deklaracji albo przeprowadzenie kontroli podatkowej, należy bezzwłocznie powiadomić odpowiednie organy podatkowe o fakcie uchybienia obowiązków przez biuro rachunkowe.
- Ostatecznym narzędziem może być nawet złożenie zawiadomienia do organów ścigania o możliwości popełnienia przez księgowego przestępstwa przywłaszczenia mienia z art. 284 Kodeksu karnego.
Podsumowując, klient nie pozostaje całkowicie bezradny wobec nieprawidłowego zachowania ze strony biura rachunkowego. Tym niemniej, z uwagi na brak szczegółowych regulacji ustawowych w tym obszarze, w celu zabezpieczenia się przed niepożądanymi sytuacjami (i to zarówno po stronie klienta jak i samego biura rachunkowego) warto poświęcić nieco sił i środków na odpowiednie i możliwie precyzyjne uregulowanie tych kwestii w umowie.
