Dokumentacja TP: zbliża się deadline – nie daj się zaskoczyć wakacjom

1. Wstęp
2. Co warto zrobić już teraz?
   • Zidentyfikuj obowiązki dokumentacyjne i raportowe
   • Sporządź listę transakcji kontrolowanych
   • Zgromadź i uporządkuj dane operacyjne i finansowe – to trudniejsze, niż się wydaje
   • Sprawdź i zaktualizuj analizy porównawcze (benchmarki)
   • Rozpocznij prace nad dokumentacją lokalną (Local File)
   • Zaplanuj przygotowanie formularza TPR
   • Zabezpiecz ścieżkę decyzyjną – szczególnie w wakacje
   • Skonsultuj się z doradcą podatkowym
3. Dlaczego rozpoczęcie prac dopiero jesienią to zły pomysł?
   
   

Wstęp

Chociaż końcówka listopada wydaje się odległa, dla działów finansowych i podatkowych firm objętych obowiązkami w zakresie cen transferowych to ostatni dzwonek, by rozpocząć prace nad dokumentacją cen transferowych.

Termin złożenia formularza TPR mija 30 listopada 2025 r. dla podatników, których rok podatkowy zakończył się 31 grudnia 2024 r.

Warto jednak pamiętać, że w międzyczasie przypada okres wakacyjny – czas urlopów, mniejszej dostępności personelu i wolniejszego tempa pracy w wielu firmach. To wszystko może skutecznie opóźnić zebranie danych, analizę transakcji i uzgodnienie treści dokumentów.

Co warto zrobić już teraz?

Aby zdążyć z obowiązkami w zakresie cen transferowych przed upływem listopadowego terminu i zminimalizować ryzyko błędów lub sankcji, firmy powinny już na początku lata wdrożyć konkretne działania przygotowawcze. Oto najważniejsze kroki:

1. Zidentyfikuj obowiązki dokumentacyjne i raportowe

Przeanalizuj, czy Twoja firma realizowała w 2024 r. transakcje z podmiotami powiązanymi, w tym także z zagranicznymi oddziałami.

Sprawdź, które transakcje przekraczają progi dokumentacyjne określone w przepisach (np. 2 mln, 10 mln zł – w zależności od rodzaju transakcji).

Ustal, czy transakcje nie korzystają ze zwolnień z obowiązku sporządzania lokalnej dokumentacji (np. krajowe transakcje pomiędzy podmiotami powiązanymi).

2. Sporządź listę transakcji kontrolowanych

Zbierz wszystkie transakcje zawarte z podmiotami powiązanymi w danym roku – nie tylko te typowe (np. usługi, sprzedaż towarów), ale także mniej oczywiste, jak: umowy cash poolingowe, udzielone lub otrzymane pożyczki, refakturowanie kosztów, transakcje z podmiotami z rajów podatkowych, poręczenia, gwarancje.

Przyporządkuj im wartości i ocenę, czy podlegają obowiązkowi dokumentacyjnemu.

3. Zgromadź i uporządkuj dane operacyjne i finansowe – to trudniejsze, niż się wydaje

Jednym z najbardziej czasochłonnych i wymagających etapów prac nad dokumentacją cen transferowych jest zebranie i przygotowanie danych źródłowych – zarówno operacyjnych, jak i finansowych. Chociaż może się to wydawać formalnością, w praktyce wiele firm napotyka tu realne trudności, które potrafią opóźnić cały proces.

Z naszego doświadczenia wynika, że najczęstsze problemy dotyczą:

• Rozproszenia danych w różnych systemach i plikach – informacje potrzebne do analizy transakcji często znajdują się w kilku źródłach: systemie księgowym, systemie ERP, arkuszach Excel prowadzonych ręcznie, korespondencji mailowej czy dokumentacji wewnętrznej.
• Braku przypisania transakcji do podmiotów powiązanych – często transakcje w systemach nie są oznaczone jako „z podmiotem powiązanym”, co wymaga ręcznego filtrowania i weryfikacji danych.
• Trudności w alokacji kosztów lub przychodów – w przypadku usług wspólnych, licencji, marketingu czy kosztów centrali, firmy mają problem z przypisaniem kosztów do konkretnych transakcji kontrolowanych i z uzasadnieniem stosowanej metody alokacji.
• Konieczność oczyszczenia danych – dane eksportowane z systemów często zawierają błędy, duplikaty, niejednolite opisy pozycji, co wymaga ich ręcznego czyszczenia i konsolidacji.
• Problemów z identyfikacją marż i cen jednostkowych – analiza porównawcza wymaga precyzyjnych danych o marżach i cenach stosowanych w transakcjach, a te często nie są wprost dostępne w systemie księgowym. Brak dostępności do tych danych może spowodować konieczność: wydzielenia danych dla konkretnego klienta lub grupy klientów, agregowania danych z wielu miesięcy lub lokalizacji, uwzględnienia różnic w kursach walut i metodach fakturowania.

Z tych powodów zebranie odpowiednich danych do dokumentacji TP – a w szczególności do weryfikacji cen i marż – nie powinno być odkładane na wrzesień czy październik. W praktyce, to właśnie ten etap bywa najcięższym etapem całego procesu i może zadecydować o tym, czy firma zdąży z dokumentacją i TPR-em na czas.

4. Sprawdź i zaktualizuj analizy porównawcze (benchmarki)

Ustal, które benchmarki wykorzystane w ubiegłych latach są jeszcze aktualne, a które należy zaktualizować.

Sporządź nowe analizy, jeśli zmieniły się warunki transakcji (np. nowa umowa, zmiana modelu wynagradzania, zmiana stron transakcji, nieważność posiadanych analiz).

Warto pamiętać, że przygotowanie benchmarku może potrwać kilka tygodni – dlatego dobrze zająć się tym przed wakacjami.

5. Rozpocznij prace nad dokumentacją lokalną (Local File)

Nie czekaj na ostatni moment z przygotowaniem dokumentacji – nawet jeśli dane finansowe za cały rok są już gotowe, opis transakcji wymaga m.in.: szczegółowego przedstawienia przebiegu i celu transakcji, uzasadnienia ekonomicznego, opisu funkcji, aktywów i ryzyk stron, przedstawienia metody i wyniku analizy cen transferowych.

Zlecenie przygotowania dokumentacji na zewnątrz również wymaga czasu – dlatego ustal z doradcą harmonogram i zakres współpracy już teraz.

6. Zaplanuj przygotowanie formularza TPR

TPR to nie tylko formalność – to precyzyjna deklaracja zawierająca szereg informacji w tym szczegółowe dane liczbowe i metod kalkulacji wynagrodzenia, które będą analizowane przez KAS.

Prace nad TPR warto zsynchronizować z dokumentacją lokalną – tak, aby dane w obu materiałach były spójne.

Warto już teraz określić osobę odpowiedzialną za zbieranie danych do TPR i skonsultować się z działem IT lub księgowości, jeśli potrzebne są dane z systemów.

7. Zabezpiecz ścieżkę decyzyjną – szczególnie w wakacje

Upewnij się, że osoby odpowiedzialne za zatwierdzenie dokumentacji lub TPR będą dostępne lub wyznaczą zastępstwo.

Warto już teraz ustalić terminy wewnętrzne, np. termin zebrania danych, sporządzenia pierwszej wersji dokumentacji, finalizacji prac.

8. Skonsultuj się z doradcą podatkowym

Jeśli masz wątpliwości co do kwalifikacji transakcji lub metody wyceny, nie czekaj z pytaniami do ostatniego momentu. Doradca może także przeprowadzić tzw. audyt gotowości TP, który pozwoli ocenić ryzyka przed ewentualną kontrolą.

Dlaczego rozpoczęcie prac dopiero jesienią to zły pomysł?

Zbyt często firmy zaczynają prace nad dokumentacją cen transferowych dopiero po wakacjach, licząc na to, że uda się zdążyć z przygotowaniem dokumentów w intensywnym tempie we wrześniu i październiku. To ryzykowne podejście, które może zakończyć się stresem, błędami lub nawet niedopełnieniem obowiązków.

Wrzesień to „szczyt sezonu” dla wielu działów finansowych, po wakacyjnych urlopach wiele firm nadrabia zaległości, a dział księgowy i podatkowy bywa obciążony dodatkowymi obowiązkami – np. zamknięciem półrocza, audytami wewnętrznymi lub budżetowaniem. Osoby odpowiedzialne za dokumentację TP muszą często dzielić czas między inne projekty – co przekłada się na opóźnienia.

Dane mogą nie być gotowe lub będą wymagać korekt. Nawet jeśli dostęp do danych finansowych i operacyjnych będzie możliwy dopiero po wakacjach, to ich przetworzenie, oczyszczenie, skonsolidowanie i weryfikacja wymaga czasu. Często pojawiają się niespodzianki, które wymagają dodatkowej pracy – np. rozbieżności między systemem ERP a raportami sprzedażowymi, brak spójnych danych o marżach czy trudności w przypisaniu kosztów do transakcji.

Doradcy i zespoły wewnętrzne mogą być przeciążeni. Jeśli chcesz zlecić część prac doradcom zewnętrznym, pamiętaj, że wrzesień i październik to okres, w którym ich dostępność drastycznie maleje – wiele firm trafia do nich w tym samym momencie. Nawet przy sprawnej współpracy, przygotowanie dokumentacji czy benchmarku zajmuje co najmniej kilka tygodni – a TPR wymaga jeszcze dodatkowego przetworzenia danych.

Ostateczny termin to 30 listopada – ale realnie wcześniej. Nawet jeśli termin ustawowy to koniec listopada, w praktyce wiele firm stara się zakończyć prace wcześniej – z uwagi na inne obowiązki końcowo roczne (np. zamknięcie ksiąg, przygotowanie sprawozdań, działania compliance). Dodatkowo – każda korekta po złożeniu TPR wymaga dodatkowych działań, a czasem aktualizacji dokumentacji – dlatego warto zostawić sobie margines bezpieczeństwa.

Rozpoczęcie działań już teraz – jeszcze przed sezonem urlopowym – pozwoli Ci krok po kroku przeprowadzić analizę transakcji, zgromadzić dane, przygotować benchmarki, opracować dokumentację i zatwierdzić formularz TPR bez chaosu i pośpiechu.