Działalność nierejestrowana i zagraniczne usługi

Czy wynagrodzenie wypłacane zagranicznemu podmiotowi za usługi takie jak przygotowanie nagrań głosowych czy materiałów wideo, może podlegać podatkowi u źródła? Kwestia ta była przedmiotem interpretacji Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, w której organ odniósł się również do obowiązków na gruncie WHT związanych z nabywaniem takich usług w ramach działalności nierejestrowanej.

Działalność nierejestrowana a status płatnika WHT

Zgodnie z art. 26 ust. 1 ustawy o CIT, obowiązek poboru podatku u źródła obejmuje m.in. osoby fizyczne będące przedsiębiorcami, jeżeli dokonują wypłat należności objętych art. 21 ust. 1 lub art. 22 ust. 1 ustawy o CIT.

Kluczowe znaczenie ma zatem ustalenie, czy osoba dokonująca płatności posiada status przedsiębiorcy.

Prawo przedsiębiorców definiuje przedsiębiorcę jako osobę fizyczną, osobę prawną albo jednostkę organizacyjną wykonującą działalność gospodarczą. Jednocześnie działalność nierejestrowana, spełniająca warunki określone w art. 5 tej ustawy, nie stanowi działalności gospodarczej.

Dyrektor KIS uznał w konsekwencji, że osoba prowadząca działalność nierejestrowaną nie jest przedsiębiorcą w rozumieniu Prawa przedsiębiorców, a tym samym nie pełni funkcji płatnika WHT na podstawie art. 26 ust. 1 ustawy o CIT.

Oznacza to, że w okresie prowadzenia działalności nierejestrowanej nie powstaje obowiązek poboru podatku u źródła ani sporządzenia informacji IFT-2/IFT-2R bez względu na rodzaj dokonywanych wypłat na rzecz zagranicznych kontrahentów.

Usługi voice-over i nagrania wideo – usługa kreatywna a należność licencyjna

Wnioskodawca nabywał za pośrednictwem zagranicznej platformy usługi voice-over oraz nagrania wideo.

Model współpracy był charakterystyczny dla platform typu marketplace: wnioskodawca przekazywał wykonawcy przygotowaną przez siebie treść lub wytyczne, a wykonawca przygotowywał nagranie. W ramach zamówienia wnioskodawca uzyskiwał również określone prawa lub uprawnienia do korzystania z przygotowanego materiału, m.in. w audiobookach, kursach, materiałach marketingowych czy w Internecie.

Wnioskodawca argumentował, że głównym przedmiotem świadczenia jest wykonanie nagrania, natomiast element dotyczący praw do korzystania z nagrania ma charakter pomocniczy.

Organ w odniesieniu do usług nabywanych w ramach działalności nierejestrowanej nie musiał jednak rozstrzygać, czy płatności te stanowią należności licencyjne. Z uwagi na brak statusu przedsiębiorcy po stronie wnioskodawcy nie powstał bowiem obowiązek płatnika na podstawie art. 26 ust. 1 ustawy o CIT.

Jest to istotne rozróżnienie: kwalifikacja świadczenia na gruncie art. 21 ustawy o CIT oraz istnienie obowiązku płatnika to dwie odrębne kwestie.

Korekta językowa i stylistyczna – brak WHT także po rozpoczęciu działalności

Inaczej sytuacja wyglądała w przypadku usług korekty językowej i stylistycznej tekstów, ponieważ organ wypowiedział się na temat tych świadczeń również w kontekście przyszłej działalności gospodarczej.

Art. 21 ust. 1 pkt 2a ustawy o CIT obejmuje m.in. przychody z usług doradczych, księgowych, badania rynku, prawnych, reklamowych, zarządzania i kontroli, przetwarzania danych, rekrutacji pracowników i pozyskiwania personelu, gwarancji i poręczeń oraz świadczeń o podobnym charakterze.

Katalog ten nie obejmuje wprost usług korekty językowej lub stylistycznej.

Nie oznacza to jednak automatycznie, że każda niewymieniona w przepisie usługa pozostaje poza zakresem WHT. Przepis obejmuje bowiem również świadczenia o podobnym charakterze.

Organ przypomniał, że przy ocenie tego podobieństwa należy badać rzeczywisty charakter świadczenia, a nie jedynie jego nazwę. Aby świadczenie niewymienione wprost w art. 21 ust. 1 pkt 2a ustawy o CIT mogło zostać objęte tym przepisem jako świadczenie o podobnym charakterze, cechy charakterystyczne dla świadczeń wymienionych w katalogu powinny przeważać nad cechami właściwymi dla świadczenia niewymienionego.

W analizowanej sprawie organ uznał, że korekta językowa i stylistyczna tekstów nie posiada cech pozwalających zakwalifikować ją jako usługę doradczą, reklamową, przetwarzania danych, zarządzania i kontroli ani jako świadczenie o podobnym charakterze.

W rezultacie, również po rozpoczęciu działalności gospodarczej, płatności za tego rodzaju usługi nie powinny podlegać WHT na podstawie art. 21 ust. 1 ustawy o CIT.

To rozstrzygnięcie jest szczególnie istotne dla przedsiębiorców korzystających z zagranicznych usług redakcyjnych, proofreadingowych czy językowych. Nie oznacza ono jednak, że każda usługa związana z tekstem będzie automatycznie wyłączona z WHT. Decydujące znaczenie ma zakres rzeczywiście nabywanego świadczenia.

Zagraniczne SaaS i licencja end-user

Drugim istotnym zagadnieniem były subskrypcje zagranicznych narzędzi wykorzystywanych do tworzenia ebooków, kursów online, materiałów marketingowych i treści publikowanych w mediach społecznościowych.

Wnioskodawca korzystał z oprogramowania w modelu SaaS oraz na podstawie licencji użytkownika końcowego. Nie uzyskiwał prawa do:

dalszej odsprzedaży oprogramowania,

udzielania sublicencji,

wynajmu lub dzierżawy oprogramowania,

udostępniania praw do korzystania z niego innym podmiotom,

dokonywania zmian w oprogramowaniu.

Powstała zatem kwestia, czy opłaty za takie korzystanie z oprogramowania należy traktować jako należności za prawa autorskie lub prawa do korzystania z praw autorskich, o których mowa w art. 21 ust. 1 pkt 1 ustawy o CIT.

Organ wskazał, że jeżeli nabywana jest licencja na oprogramowanie przeznaczona dla użytkownika końcowego, które jest wykorzystywane zgodnie z przeznaczeniem, wyłącznie na własne potrzeby, bez prawa do odsprzedaży, sublicencjonowania czy przekazania praw do korzystania z programu innym podmiotom, to opłata za takie korzystanie nie stanowi należności objętej art. 21 ust. 1 pkt 1 ustawy o CIT.

W konsekwencji również po rozpoczęciu działalności gospodarczej opłaty za opisane subskrypcje i licencje end-user nie powodują obowiązku poboru WHT ani sporządzenia IFT-2/IFT-2R.

Nie każda licencja na oprogramowanie oznacza WHT

Interpretacja pokazuje więc istotną różnicę pomiędzy korzystaniem z oprogramowania jako użytkownik końcowy a nabywaniem praw pozwalających na gospodarcze korzystanie z praw autorskich do programu.

Przy analizie płatności za zagraniczne oprogramowanie znaczenie może mieć w szczególności to:

jakie prawa przewiduje umowa lub regulamin,

czy użytkownik otrzymuje jedynie dostęp do programu,

czy może modyfikować oprogramowanie,

czy może je rozpowszechniać,

czy może udzielać sublicencji,

czy może odsprzedawać prawa do korzystania z programu,

jaki jest rzeczywisty przedmiot świadczenia.

Samo użycie w umowie określenia „licencja” nie powinno zatem przesądzać o obowiązku poboru WHT. Konieczne jest ustalenie zakresu praw rzeczywiście udzielonych użytkownikowi.

Co z tego wynika dla płatników?

Interpretacja pokazuje trzy różne mechanizmy prowadzące do braku obowiązku poboru WHT.

Po pierwsze – działalność nierejestrowana.

W okresie prowadzenia działalności nierejestrowanej osoba fizyczna nie jest przedsiębiorcą w rozumieniu Prawa przedsiębiorców, a w konsekwencji nie pełni funkcji płatnika na podstawie art. 26 ust. 1 ustawy o CIT.

Po drugie – charakter usługi.

Po rozpoczęciu działalności gospodarczej usługa korekty językowej i stylistycznej tekstów nie została uznana za świadczenie objęte art. 21 ust. 1 pkt 2a ustawy o CIT ani za świadczenie o podobnym charakterze.

Po trzecie – zakres licencji na oprogramowanie.

Opłaty za oprogramowanie wykorzystywane przez użytkownika końcowego, bez prawa do dalszego rozpowszechniania, sublicencjonowania czy komercyjnego dysponowania prawami do programu, nie zostały uznane za należności licencyjne objęte art. 21 ust. 1 pkt 1 ustawy o CIT.

Praktyczny wniosek

Przedsiębiorca korzystający z zagranicznych platform i narzędzi cyfrowych nie powinien oceniać obowiązków WHT wyłącznie na podstawie nazwy usługi albo faktu, że w regulaminie pojawia się słowo „licencja”.

W pierwszej kolejności warto ustalić:

kto dokonuje płatności i na rzecz jakiego podmiotu,
jaki jest rzeczywisty przedmiot świadczenia,
jakie prawa otrzymuje nabywca,
czy usługa mieści się w katalogu z art. 21 ust. 1 ustawy o CIT,
czy nabywana licencja jest jedynie licencją użytkownika końcowego,
czy status płatnika wynika w ogóle z art. 26 ust. 1 ustawy o CIT.

W przypadku działalności nierejestrowanej ostatni z tych elementów może mieć znaczenie już na samym początku analizy. Po rozpoczęciu działalności gospodarczej konieczne jest natomiast ponowne przeanalizowanie poszczególnych rodzajów płatności – brak obowiązku WHT nie wynika już bowiem z samego statusu podatnika, lecz powinien być oceniany przede wszystkim przez pryzmat charakteru konkretnego świadczenia.

Źródło: interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 21 września 2026 r., nr 0111-KDIB1-2.4010.504.2026.1.BD