Postępowanie o zwrot podatku u źródła a bezczynność i przewlekłość sprawy

Spółka (w formie S.a.r.l.) z siedzibą w Luksemburgu wnioskiem z dnia 30 maja 2025 r. wystąpiła o zwrot zryczałtowanego podatku dochodowego od osób prawnych w kwocie 8.292.028 zł, pobranego przez Bank - Biuro Maklerskie od dywidendy wypłaconej przez polską spółkę. Organ postanowieniem z dnia 24 października 2025 r. odmówił wszczęcia postępowania. Wskutek zażalenia strony, Dyrektor Izby Administracji Skarbowej w Lublinie postanowieniem z 14 stycznia 2026 r. uchylił postanowienie organu pierwszej instancji w całości i przekazał sprawę do ponownego rozpatrzenia.  

W dniu 9 marca 2026 r. skarżąca wniosła ponaglenie, uznane postanowieniem Dyrektora Izby Administracji Skarbowej z dnia z 14 kwietnia 2026 r. za bezzasadne. Zdaniem organu, postępowanie wszczęte wnioskiem z 30 maja 2025 r. zostało zakończone 24 października 2025 r. W związku z wydanym postanowieniem organu odwoławczego sprawa rozpoczęła się na nowo, a wraz z nią od początku zaczął biec termin na wydanie decyzji z art. 28b ust. 6 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.  

Spółka (strona, skarżąca) wniosła skargę na bezczynność Naczelnika Lubelskiego Urzędu Skarbowego w Lublinie w przedmiocie rozpoznania wniosku o zwrot zryczałtowanego podatku dochodowego od osób prawnych. 

Spółka podniosła, że uchylenie postanowienia o odmowie wszczęcia postępowania nie "resetuje" terminu załatwienia sprawy zwrotu podatku, nie zaczyna się bowiem nowe postępowanie, a jedynie konieczne jest dalsze procedowanie tej samej sprawy. Odmienne stanowisko oznaczałoby, że wydając wadliwe rozstrzygnięcia organ dowolnie mógłby przedłużać ustawowy termin załatwienia sprawy. Strona zaznaczyła, że pierwszą czynnością organu po wniesieniu ponaglenia było wezwanie jej do uzupełnienia wniosku o informacje, które już w nim się znajdowały. Wezwanie było więc pozorne i miało na celu wywarcie wrażenia aktywności procesowej w celu wykazania braku bezczynności. 

W odpowiedzi na skargę Naczelnik Lubelskiego Urzędu Skarbowego w Lublinie wniósł o jej oddalenie, uznając żądanie stwierdzenia bezczynności mającej miejsce z rażącym naruszeniem prawa za bezzasadne. Zdaniem organu, termin zwrotu podatku określony w art. 28b ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, biegnie na nowo od dnia wpływu zmienionego wniosku o zwrot podatku.  

Sprawa trafiła pod rozstrzygnięcie Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Lublinie, który w wyroku z dnia 29 lipca 2026 r., sygn. I SAB/Lu 15/26 uznał, że skarga spółki nie jest zasadna, choć części zarzutów strony trudno odmówić racji.  

Kluczowy w ocenie Sądu jest fakt, że przedmiotem sprawy jest bezczynność, a nie przewlekłość w prowadzeniu postępowania podatkowego, co zdecydowało o stwierdzeniu o bezzasadności żądania spółki. 

Zdaniem Sądu, kluczową kwestią wymagającą rozstrzygnięcia w sprawie pozostawało to, czy organ - wydając wyeliminowane w kontroli instancyjnej postanowienie o odmowie wszczęcia postępowania - był zobligowany do zakończenia postępowania podatkowego w okresie 6 miesięcy od dnia złożenia wniosku o zwrot podatku, czyli od 30 maja 2025 r. (czego niewątpliwie nie uczynił), czy też - jak twierdzi organ - termin załatwienia sprawy winien być liczony od dnia zwrotu akt organowi pierwszej instancji po dokonanej kontroli instancyjnej wspomnianego postanowienia, a co za tym idzie - nie został on dotychczas przekroczony (upływa bowiem z 23 sierpnia 2026 r., bowiem jest na nowo liczony od daty zwrotu akt przez Dyrektora Izby Administracji Skarbowej, co miało miejsce w dniu 23 lutego 2026 r.).  

Uwzględniając chronologię zdarzeń w toku postępowania, Sąd uznał, że bezpodstawne jest stwierdzenie, że termin do załatwienia sprawy biegnie na nowo od chwili zwrotu akt z kontroli instancyjnej (jest to przecież ciągle ta sama sprawa podatkowa, którą zainicjował wniosek strony z 30 maja 2025 r.), o tyle nie można uznać, że organ pozostaje bezczynny, nawet przy założeniu wadliwości wydanego przez niego w dniu 24 października 2025 r. (a więc po 5 miesiącach od dnia złożenia wniosku) postanowienia o odmowie wszczęcia. 

Zdaniem Sądu, stosując regulacje art. 28b ustawy o CIT, przyjąć należy, że termin określony na zwrot podatku biegnie na nowo od dnia wpływu zmienionego wniosku o zwrot podatku. 

Zdaniem Sądu, w spornym postępowaniu, sprawa została zainicjowana wnioskiem strony z 30 maja 2025 r. i powinna zostać zakończona w terminie 6 miesięcy od tej daty. Nie zmienia tego w żadnym razie wydanie postanowienia formalnie kończącego postępowanie podatkowe, skoro postanowienie to zostało wyeliminowane z obrotu prawnego. Okoliczność ta natomiast nie pozwala na stwierdzenie, że organ pozostawał bezczynny. W terminie wskazanym na załatwienie sprawy rozstrzygnął bowiem sprawę, choć przyjęta przez niego koncepcja prawna nie znalazła akceptacji organu wyższej instancji. Po zwrocie akt z postępowania instancyjnego termin do załatwienia sprawy biegł dalej. Organ bez wątpliwości nie dochował tych warunków terminowości zakończenia postępowania, bowiem po zwrocie akt przez organ odwoławczy dwukrotnie wystąpił do strony - wezwaniami z dnia 27 marca 2026 r. i 2 czerwca 2026 r. - o uzupełnienie wniosku. Jednocześnie zaniechał obowiązku związanego z zagwarantowaniem uprawnień strony do informacji o planowanych przez organ czynnościach i terminie, w którym sprawa będzie zakończona.  

W uzasadnieniu wyroku, oddalając skargę spółki, Sąd wskazuje, że „W ocenie Sądu, organ w przedstawionych realiach nie dopuścił się zarzucanej mu przez stronę bezczynności. Jakkolwiek nie wydał decyzji w terminie przewidzianym w ustawie podatkowej (6 miesięcy od daty złożenia wniosku), nie wydał też postanowienia w przedmiocie przedłużenia terminu załatwienia sprawy, to jednak równocześnie nie można uznać za zasadne twierdzeń skarżącej, że organ nie podejmował czynności procesowych zmierzających bezpośrednio do wyjaśnienia sprawy, pozorował jedynie aktywność, która nie była uzasadniona z punktu widzenia przedmiotu sprawy oraz zebranych w niej dowodów. Nie sposób zatem podzielić stanowiska, że były to czynności zbędne, pozornie podejmowane przez organ, który w ten sposób unikał jedynie wywiązania się z obowiązku wydania orzeczenia. Tym samym nie odpowiada prawdzie, że organ pozostawał w sprawie bezczynny. Podejmował bowiem uzasadnione okolicznościami czynności procesowe, szczególnie w okresie po zwrocie akt z kontroli instancyjnej. W tym względzie także dynamika tych czynności nie wzbudza wątpliwości, czego nie można już powiedzieć o początkowym etapie postępowania, bowiem organ przez okres niemal 5 miesięcy analizował materiał dowodowy przedstawiony przez stronę wraz z wnioskiem po to, by wydać następnie postanowienie kończące sprawę formalnie. Postanowienie to wydane zostało jednak przed upływem terminu do załatwienia sprawy, zaś jego wadliwość i sposób rozstrzygnięcia przez organ odwoławczy (przy zachowaniu procedury dwuinstancyjności postępowania) nie mogą - w ocenie Sądu - stanowić o zasadności argumentacji strony o bezczynności. W sprawie tej nie ocenia się natomiast dynamiki działań organu, co charakteryzuje sprawę o przewlekłość.” 

Powyższe orzeczenie w istotny sposób wskazuje na różnice między zarzutami o bezczynność i przewlekłość postępowania o zwrot podatku u źródła. W praktyce prowadząc sprawy o zwrot podatku przed Lubelskim US dostrzegamy, że wielokrotnie działania organu mogą budzić wątpliwość o zasadność przedłużania terminu zwrotu podatku, kierowania wezwań o przekazanie dokumentów lub wyjaśnień, które zasadniczo odnoszą się do tych samych (udowodnionych już) okoliczności, czy chociażby uzyskania informacji o statusie sprawy przed upływem 6 miesięcznego terminu na zwrot podatku. Wielokrotnie spotykamy się z sytuacją, gdy dopiero przed upływem terminu na zwrot, organ kieruje do wnioskodawców szczegółowe wezwania o uzupełnienie dokumentacji wskazującej na zasadność zwrotu.  

Z perspektywy wnioskodawcy (podatnika lub płatnika podatku u źródła), istotne zatem pozostaje, aby czynnie uczestniczyć w postępowaniu o zwrot podatku, jednocześnie dochodzić swoich spraw przed sądem, w przypadku naruszenia przepisów postępowania, w tym odnoszących się do terminu zwrotu podatku. Szczególną rolą pełnomocnika w tego typu sprawach powinno być natomiast umiejętne bronienie praw strony, w tym poprzez podnoszenie zarzutów o przewlekłość lub bezczynność organu.