e-Doręczenia. Jesteśmy w trakcie wdrażania obowiązku, a już zapowiedziano zmiany!

Pierwsze koty za płoty! Od 1 kwietnia 2025 roku kolejna grupa podmiotów zaczęła podlegać obowiązkowi posiadania adresu i skrzynki do e-Doręczeń. Wszystkie podmioty niepubliczne wpisane do rejestru przedsiębiorców KRS przed końcem 2024 roku muszą już posiadać skrzynki i adresy, co oznacza, że wszystkie spółki handlowe powinny już wejść w sferę e-Doręczeń.

Kolejnym kamieniem milowym wdrażania obowiązku e-Doręczeń jest dzień 1 lipca, kiedy to obowiązkiem posiadania adresu do doręczeń elektronicznych będą objęci przedsiębiorcy, którzy rozpoczęli wykonywanie działalności (wpisani do CEiDG) przed 31 grudnia 2024 r., ale jedynie w przypadku, gdy będą dokonywali zmian we wpisie po dniu 30 czerwca 2025 r.

Proces wdrażania trwa, a już pojawiły się propozycje zmian. Tym razem jednak, nowelizacja ma faktycznie usprawnić działanie i zlikwidować obecnie występujące wątpliwości i problemy.

Ministerstwo Cyfryzacji wskazuje, że nowe zasady mają ułatwić zakładanie adresu e-Doręczeń, poprawić współpracę między systemami i stworzyć nowy katalog podmiotów publicznych. System zostanie też zintegrowany z aplikacją mObywatel, dzięki czemu będzie można odbierać urzędowe wiadomości na telefonie. Celem zmian jest usprawnienie działania systemu i rozwiązanie problemów zgłaszanych przez użytkowników.

Planowane zmiany w przepisach – zgodnie z zapowiedziami Ministerstwa - mają obejmować:

• doprecyzowanie przepisów dotyczących usług Publicznej Usługi Rejestrowanego Doręczenia Elektrycznego i Publicznej Usługi Hybrydowej, w tym PURDE jako usługi kwalifikowanej, PUH w kontekście zadań operatora wyznaczonego – szczególnie obowiązków związanych z wykonaniem usługi i weryfikacją przesyłek przekształconych z dokumentów elektronicznych;
• uproszczenie i usprawnienie procedury tworzenia adresu do doręczeń elektronicznych (ADE) – zmiany mają ułatwić rozpatrywanie wniosków;
• zwiększenie spójności systemów teleinformatycznych – przewidziano ułatwienie wymiany danych między: bazą adresów elektronicznych (BAE), REGON, Krajowym Rejestrem Sądowym (KRS), Centralną Ewidencją i Informacją o Działalności Gospodarczej (CEIDG), systemami prowadzonymi przez organy samorządów zawodowych.
• Integracja usługi PURDE z aplikacją mObywatel - usługa kwalifikowanego doręczenia elektronicznego (PURDE) zostanie zintegrowana z aplikacją mObywatel. Użytkownicy zyskają możliwość odbierania korespondencji urzędowej bezpośrednio w aplikacji mobilnej, co zwiększy dostępność usług i wygodę korzystania z systemu e-Doręczeń.
• Fikcja doręczenia w komunikacji z obywatelami i przedsiębiorcami - projekt doprecyzowuje zasady liczenia terminów doręczeń w komunikacji podmiotów publicznych z adresatami niepublicznymi – osobami fizycznymi i przedsiębiorcami.
• Zwolnienie z opłat w postępowaniach upadłościowych - nowelizacja wprowadza zwolnienie podmiotów publicznych z opłat za przekazywanie korespondencji do syndyków w toku postępowań upadłościowych. Rozwiązanie to ograniczy koszty administracyjne i uprości procedury wymiany informacji w tych sprawach.
• Weryfikacja przesyłek papierowych w ramach usługi PUH - zmiany obejmą również usługę doręczenia hybrydowego (PUH), polegającą na przesyłaniu dokumentów w formie papierowej. Wprowadzona zostanie funkcja weryfikacji przesyłki, która zwiększy bezpieczeństwo i wiarygodność dostarczanych dokumentów.

Interesującą kwestią jest w szczególności uregulowanie obowiązków operatora publicznego (obecnie Poczty Polskiej) w zakresie PUH. Kontrowersje budziło w szczególności to, na jakich zasadach Poczta będzie postępowała z przesyłkami elektronicznymi z urzędów, które są drukowane na poczcie i wysyłane w formie papierowej. Mamy nadzieję, że nowe przepisy odpowiednio zaadresują obowiązki zachowania integralności i poufności takich przesyłek.

Projekt nowelizacji został już wpisany do wykazu prac legislacyjnych i programowych Rady Ministrów, a według planów zmiany w e-Doręczeniach Rząd ma przyjąć w III kwartale 2025 r.