Faktura poza KSeF, a prawo do odliczenia VAT

Odliczenie VAT

Ustawa o podatku od towarów i usług określa zasady odliczania naliczonego podatku VAT, w zakresie w jakim nabyte towary i usługi wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Zgodnie z art. 86 ust. 10 w zw. z art. 86 ust. 10b pkt 1 ww. ustawy, prawo do pomniejszenia podatku należnego przysługuje w okresie, w którym powstał obowiązek podatkowy z tytułu danej czynności, lecz nie wcześniej niż w okresie otrzymania faktury. Art. 86 ust. 11 ustawy o VAT wskazuje, że jeżeli podatnik nie dokonał odliczenia w powyższym terminie to może skorzystać z niego za jeden z trzech kolejno następujących okresów rozliczeniowych (lub dwóch, w przypadku podatników rozliczających się kwartalnie).

Z przywołanych powyżej przepisów wynika, że dla ustalenia właściwego momentu powstania prawa do odliczenia podatku kluczowy jest moment powstania obowiązku podatkowego oraz moment otrzymania faktury. Przypomnijmy, że od 1 lutego 2026 r. wszedł w życie art. 106ga ustawy o VAT, nakładający na podatników obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur. Moment otrzymania faktury reguluje art. 106na ust. 3 i 4 ww. ustawy:

„(…) 3. Faktura ustrukturyzowana jest uznana za otrzymaną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur w dniu przydzielenia w tym systemie numeru identyfikującego tę fakturę.

4. W przypadku udostępnienia faktury ustrukturyzowanej nabywcy (…) w sposób inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, za datę otrzymania tej faktury uznaje się datę jej faktycznego otrzymania przez tego nabywcę.”

Faktura poza KSeF

W interpretacji indywidualnej z dnia 29 kwietnia 2026 r., nr 0111-KDIB3-1.4012.157.2026.3.MG, Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej rozważył podatkowe konsekwencje sytuacji, w której podatnik otrzymuje od dostawcy towarów lub usługodawcy fakturę zakupową w postaci papierowej lub w postaci elektronicznej (np. przesłanie PDF za pomocą maila), pomimo że zgodnie z przepisami powinna zostać wystawiona i dostarczona w KSeF. Organ podatkowy wskazał: „(…) stwierdzić należy, że Państwu (czynnemu podatnikowi podatku VAT) będzie przysługiwało (…) prawo do odliczenia kwoty podatku naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych dokumentujących nabycie towarów i usług wystawionych wbrew obowiązkowi bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, wykorzystywanych przez Państwa do czynności opodatkowanych w ramach prowadzonej działalności gospodarczej. Wystawienie Faktur Zakupowych wbrew obowiązkowi bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, nie pozbawia Państwa prawa do odliczenia podatku naliczonego, gdyż nie stanowi to negatywnej przesłanki, uniemożliwiającej odliczenie tego podatku, wymienionej w art. 88 ustawy.”

Dyrektor KIS podkreślił jednocześnie, że dla możliwości odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktury najważniejsze jest by nabyty towar lub usługa podlegały opodatkowaniu VAT i nie korzystały ze zwolnienia. W związku z tym, prawidłowo wystawiona faktura, nawet bez użycia KSeF pomimo istnienia takiego obowiązku, nie powoduje utraty prawa do odliczenia podatku przez nabywcę.

Jaki jest zatem moment, od którego można dokonać odliczenia VAT naliczonego w rozpatrywanej sytuacji? Organ podatkowy stwierdził: „(…) należy przyjąć, że datą powstania prawa do odliczenia podatku VAT z takich faktur będzie data ich faktycznego otrzymania poza Krajowym Systemem e-Faktur. Bez znaczenia dla powstania i realizacji prawa do odliczenia podatku VAT, pozostawać będzie natomiast ewentualne późniejsze wystawienie faktury w KSEF, dokumentującej tą samą czynność.”

Podsumowanie

• Jeżeli czynny podatnik VAT spełnia pozostałe przesłanki warunkujące powstanie prawa do dokonania odliczenia VAT, to otrzymanie faktury zakupowej wystawionej poza Krajowym Systemem e-Faktur pozwala mu na obniżenie podatku należnego.
• Otrzymanie faktury wystawionej poza KSeF nie stanowi przesłanki negatywnej powodującej uniemożliwiającej odliczenie tego podatku.
• Możliwość odliczenia powstanie w dacie faktycznego otrzymania faktury.