Gdzie przechowywać dokumenty na wypadek śmierci?
Sporządzenie testamentu, pełnomocnictw czy innych dokumentów związanych z planowaniem spadkowym to ważny krok. Równie ważne jest ich właściwe przechowywanie. Nawet najlepiej przygotowana dokumentacja nie spełni swojej funkcji, jeżeli po śmierci właściciela nikt nie będzie wiedział, gdzie się znajduje albo okaże się, że została rozproszona w kilku miejscach.
Pierwszą zasadą jest przechowywanie całej dokumentacji w jednym miejscu. Wszystkie najważniejsze dokumenty dotyczące planowania spadkowego powinny znajdować się razem. Testament, informacje o majątku, polisach ubezpieczeniowych, rachunkach bankowych czy innych ważnych decyzjach nie powinny być rozrzucone po różnych szufladach, segregatorach czy pomieszczeniach. Równie niebezpieczne jest przechowywanie części dokumentów w domu, części w skrytce bankowej, a części wyłącznie w skrzynce poczty elektronicznej.
Drugą zasadą jest poinformowanie przynajmniej jednej zaufanej osoby o miejscu przechowywania dokumentacji. Nie oznacza to konieczności przekazywania jej treści dokumentów ani udostępniania ich za życia. Wystarczy, aby taka osoba wiedziała, gdzie znajdują się dokumenty oraz jak można uzyskać do nich dostęp. W przeciwnym razie nawet najlepiej przygotowany zbiór dokumentów może pozostać niewykorzystany tylko dlatego, że nikt nie będzie wiedział o jego istnieniu.
Trzecia zasada dotyczy zawartości takiej dokumentacji. Powinny znaleźć się w niej wyłącznie dokumenty ostateczne, podpisane i gotowe do wykorzystania. Nie należy więc przechowywać roboczych wersji testamentu, niepodpisanych projektów, odręcznych notatek czy różnych wariantów tych samych dokumentów. Taki chaos może prowadzić do nieporozumień, sporów między spadkobiercami, a przede wszystkim do poważnych wątpliwości co do rzeczywistej woli zmarłego. Szczególne znaczenie ma to w przypadku testamentu, gdzie pozostawienie kilku różnych projektów może wywołać więcej problemów niż ich całkowity brak.
