Jak nie wpaść w pułapkę EUDR? Szczegółowy proces dochowania należytej staranności

Rozporządzenie EUDR  nakłada na przedsiębiorców obowiązek dochowania należytej staranności przy wprowadzaniu na rynek UE lub eksportowaniu z UE określonych towarów i produktów powiązanych z ryzykiem wylesiania. Choć zakres obowiązków może różnić się w zależności od wielkości i rodzaju podmiotu, wszystkie firmy objęte EUDR muszą przejść przez proces dochowania należytej staranności, którego zasadnicze elementy są wspólne.

Poniżej szczegółowo wyjaśniamy, jak ten proces wygląda w praktyce.

Trzy filary należytej staranności

Zgodnie z EUDR, dochowanie należytej staranności opiera się na trzech kluczowych etapach:

• Gromadzenie informacji
• Analiza ryzyka
• Ograniczanie ryzyka

Każdy z tych etapów jest obowiązkowy – nie można ich traktować wybiórczo. Przedsiębiorca musi wykazać, że przeszedł przez każdy z nich, a całość dokumentacji należy przechowywać przez okres co najmniej 5 lat (lub dłużej, jeśli wymaga tego prawo krajowe).

Etap 1 – Gromadzenie informacji

Pierwszym krokiem jest pozyskanie bardzo szczegółowych danych dotyczących produktów lub surowców objętych EUDR, a zwłaszcza:

• Dokładny opis towaru lub produktu, wraz z kodem CN (nomenklatura scalona) pozwalającym na jego klasyfikację celną.
• Ilość i jednostki miary.
• Nazwa i adres dostawcy lub producenta.
• Kraj produkcji lub pochodzenia.
• Geolokalizacja działek (współrzędne geograficzne) – kluczowy i zupełnie nowy wymóg, obejmujący wszystkie działki, na których uprawiano surowce, z których powstał produkt (np. kawa, kakao, soja, drewno). W przypadku produktów przetworzonych konieczne jest uzyskanie geolokalizacji wszystkich działek, z których pochodziły surowce użyte do produkcji.
• Data lub przedział czasowy produkcji surowca.
• Oświadczenie dostawcy, że produkt jest: wolny od wylesiania (tj. nie pochodzi z gruntów wylesionych po 31 grudnia 2020 r.) oraz zgodny z przepisami kraju produkcji.

Zbieranie tych danych może być bardzo wymagające, zwłaszcza w skomplikowanych łańcuchach dostaw. W praktyce oznacza to konieczność wprowadzenia procedur compliance, weryfikacji kontaktów z dostawcami oraz często wykorzystania narzędzi cyfrowych do zbierania i przechowywania danych geolokalizacyjnych (np. platform satelitarnych czy systemów GIS).

Etap 2 – Analiza ryzyka

Po zebraniu wszystkich wymaganych danych, przedsiębiorca musi przeanalizować ryzyko związane z tym, czy produkt mógłby pochodzić z terenów wylesionych lub czy nie jest zgodny z przepisami kraju produkcji.

Analiza ryzyka obejmuje ocenę takich elementów jak:

• Poziom ryzyka w kraju pochodzenia – EUDR przewiduje możliwość klasyfikacji krajów na:

• niskiego ryzyka,
• standardowego ryzyka,
• wysokiego ryzyka.

Komisja Europejska będzie publikować stosowne listy krajów.

• Historia wylesiania w danym regionie.
• Dane satelitarne i mapy zmian pokrycia terenu.
• Stabilność polityczna, poziom przestrzegania prawa, skuteczność egzekwowania przepisów środowiskowych w kraju produkcji.
• Złożoność łańcucha dostaw – im więcej pośredników i ogniw, tym większe ryzyko.
• Informacje branżowe, raporty NGOs, publiczne bazy danych o przypadkach wylesiania lub nielegalnej produkcji.

Przedsiębiorca musi udokumentować, na jakiej podstawie ocenił poziom ryzyka. W przypadku krajów wysokiego ryzyka obowiązki w zakresie dowodzenia braku wylesiania i legalności pochodzenia produktu są szczególnie rygorystyczne.

Etap 3 – Ograniczanie ryzyka

Jeżeli z analizy wynika, że ryzyko jest większe niż znikome, przedsiębiorca nie może wprowadzić towaru na rynek ani go wyeksportować, dopóki nie podejmie działań ograniczających ryzyko do poziomu „znikomego”.

Działania ograniczające ryzyko mogą obejmować m.in.:

• Żądanie dodatkowych dowodów lub dokumentów od dostawców (np. zdjęcia satelitarne, certyfikaty, dokumenty urzędowe).
• Audyty u dostawców.
• Zmianę dostawcy na takiego, który dostarcza wiarygodne dane i potrafi wykazać brak wylesiania.
• Ustanowienie systemów śledzenia łańcucha dostaw.
• Szkolenia dla partnerów biznesowych.
• Wprowadzenie klauzul w umowach z dostawcami dotyczących obowiązków związanych z EUDR.

Jeśli mimo wszystkich działań ryzyko nadal nie zostanie ograniczone do poziomu znikomego, przedsiębiorca ma zakaz wprowadzenia produktu do obrotu lub jego eksportu.

Oświadczenie i systemy raportowania

Po przejściu całego procesu należytej staranności, przedsiębiorca składa oświadczenie w specjalnym systemie informatycznym udostępnionym przez Komisję Europejską. Oświadczenie musi zawierać:

• informację o tym, że produkty są wolne od wylesiania,
• informację o zgodności z prawem kraju produkcji,
• dane dotyczące geolokalizacji,
• wyniki przeprowadzonej analizy ryzyka,
• opis zastosowanych działań ograniczających ryzyko (jeśli były podejmowane).

Bez złożonego oświadczenia produkt nie może zostać wprowadzony do obrotu w UE ani wyeksportowany.

Różnice w obowiązkach w zależności od statusu firmy

Warto podkreślić, że zakres obowiązków może różnić się w zależności od wielkości przedsiębiorcy i jego roli w łańcuchu dostaw. Mikro- i mali przedsiębiorcy mogą w niektórych przypadkach korzystać z uproszczeń (np. w zakresie obowiązków dokumentacyjnych), jednak proces dochowania należytej staranności w swoich głównych założeniach obowiązuje wszystkich. Ostateczne szczegóły różnic między grupami podmiotów zostały określone w treści EUDR oraz będą doprecyzowywane w aktach wykonawczych Komisji Europejskiej.

Podsumowanie

Proces dochowania należytej staranności pod EUDR jest jednym z najbardziej wymagających obowiązków w europejskim prawie środowiskowym ostatnich lat. Wymaga nie tylko zebrania precyzyjnych danych (w tym geolokalizacji), ale także realnej analizy ryzyka i wdrożenia skutecznych działań ograniczających ryzyko. To nie jest wyłącznie obowiązek papierowy – organy krajowe będą prowadziły kontrole, a kary za naruszenie mogą sięgać nawet wartości 4% rocznego obrotu firmy w UE.

Dla przedsiębiorców oznacza to konieczność głębokiego przeorganizowania procedur zakupowych, relacji z dostawcami i systemów IT. Choć poziom trudności będzie różny w zależności od skali działalności, każdy podmiot objęty EUDR powinien przygotować się do tego procesu już teraz, aby uniknąć blokady produktów na granicy lub sankcji w przyszłości.