Jak prawidłowo polegać na zasobach podmiotu trzeciego w przetargu publicznym?

Udział w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego bardzo często wymaga spełnienia warunków, których wykonawca nie jest w stanie wykazać samodzielnie. Dotyczy to zwłaszcza doświadczenia, potencjału technicznego lub określonych zasobów kadrowych. W takich sytuacjach Prawo zamówień publicznych dopuszcza możliwość polegania na zasobach innych podmiotów. Choć instytucja ta funkcjonuje w praktyce od lat, wciąż pozostaje jednym z najczęstszych źródeł błędów, prowadzących nawet do wykluczenia wykonawcy z postępowania. 

Na czym polega poleganie na zasobach podmiotu trzeciego? 

Zgodnie z art. 118 ustawy Prawo zamówień publicznych wykonawca może, w celu wykazania spełniania warunków udziału w postępowaniu, polegać na zdolnościach technicznych lub zawodowych albo sytuacji ekonomicznej lub finansowej innych podmiotów, niezależnie od charakteru prawnego łączących ich stosunków. 

W praktyce oznacza to możliwość „posiłkowania się” cudzym doświadczeniem, personelem, sprzętem czy potencjałem organizacyjnym. Należy jednak pamiętać, że nie jest to mechanizm czysto formalny. Zamawiający nie bada wyłącznie treści oświadczeń, ale przede wszystkim to, czy wykonawca faktycznie będzie dysponował danymi zasobami na etapie realizacji zamówienia. 

Realny dostęp do zasobów jako warunek podstawowy 

Jedną z podstawowych zasad polegania na zasobach innych podmiotów jest wymóg ich realnego udostępnienia. Samo zobowiązanie podmiotu trzeciego, niepoparte logicznym i spójnym modelem współpracy, może zostać uznane za niewystarczające. 

Zamawiający oczekuje, że wykonawca wykaże nie tylko fakt udostępnienia zasobów, ale również sposób ich wykorzystania, zakres oraz okres, w jakim będą one dostępne. Udostępnienie powinno obejmować cały czas realizacji zamówienia, w którym dane zasoby są niezbędne do jego prawidłowego wykonania. Brak takiej spójności bardzo często prowadzi do zakwestionowania spełniania warunków udziału w postępowaniu. 

Udostępnienie zasobów a obowiązek podwykonawstwa 

Szczególnie istotną – i jednocześnie najczęściej pomijaną – zasadą jest konieczność powiązania udostępnienia zasobów z faktycznym udziałem podmiotu trzeciego w realizacji zamówienia. Jeżeli wykonawca polega na zdolnościach technicznych lub zawodowych innego podmiotu, to podmiot ten powinien brać udział w wykonywaniu zamówienia jako podwykonawca, w takim zakresie, w jakim udostępnia swoje zasoby. 

Nie jest dopuszczalne korzystanie wyłącznie „na papierze” z doświadczenia lub potencjału kadrowego innego podmiotu, bez jego realnego zaangażowania w realizację zamówienia. Przykładowo, jeżeli wykonawca wykazuje spełnienie warunku doświadczenia na podstawie robót budowlanych wykonanych przez inny podmiot, to podmiot ten powinien faktycznie realizować roboty objęte zamówieniem. Analogicznie, gdy zasobem jest personel lub know-how, osoby te powinny uczestniczyć w realizacji zamówienia w ramach struktur podmiotu udostępniającego zasoby. 

Zakres udostępnienia zasobów a zakres podwykonawstwa 

Wskazanie podmiotu trzeciego jako podwykonawcy nie może mieć charakteru czysto formalnego. Zakres podwykonawstwa powinien odpowiadać zakresowi udostępnianych zasobów. Oznacza to, że jeżeli udostępniane zasoby były kluczowe dla spełnienia warunków udziału w postępowaniu, to podmiot trzeci powinien realizować tę część zamówienia, której zasoby te dotyczą. 

Rozbieżność pomiędzy deklarowanym udostępnieniem zasobów a rzeczywistym zakresem udziału podmiotu trzeciego w realizacji zamówienia jest jedną z najczęstszych przyczyn negatywnej oceny oferty przez zamawiającego lub Krajową Izbę Odwoławczą. 

Spójność dokumentacji przetargowej 

Prawidłowe udostępnienie zasobów wymaga zachowania spójności całej dokumentacji składanej w postępowaniu. Zobowiązanie podmiotu trzeciego powinno jednoznacznie określać, jakie zasoby są udostępniane, w jaki sposób i przez jaki okres będą wykorzystywane oraz jaki będzie udział tego podmiotu w realizacji zamówienia. 

Informacje te powinny znaleźć odzwierciedlenie również w ofercie, oświadczeniach wykonawcy oraz – na etapie realizacji – w treści umowy i umów podwykonawczych. Niespójność pomiędzy dokumentami bardzo często prowadzi do zakwestionowania realności udostępnienia zasobów. 

Najczęściej popełniane błędy 

W trakcie swojej praktyki zawodowej spotkałam się z wieloma błędami wykonawców przy składaniu ofert, w których polegają oni na udostępnianych zasobach. 

Jednym z podstawowych uchybień wykonawców jest składanie ogólnikowych zobowiązań do udostępnienia zasobów, które nie precyzują ani zakresu udostępnienia, ani sposobu wykorzystania zasobów przy realizacji zamówienia. W takich sytuacjach wykonawca co prawda dołącza do dokumentów przetargowych oświadczenie podmiotu dotyczące udostępnienia przez niego zasobów, natomiast w oświadczeniu tym nie jest wskazane jakie zasoby będą przez dany podmiot udostępnione.  

Częstym błędem jest również brak wskazania podmiotu udostępniającego zasoby jako podwykonawcy. Wykonawca z jednej strony zaznacza w formularzu ofertowym, że będzie korzystał z zasobów innego podmiotu, natomiast w tym samym formularzu zaznacza rownież, że przedmiot umowy wykona bez udziału podwykonawców. Takie oświadczenia są ze sobą sprzeczne, zatem podlegają negatywnej ocenie przez Zamawiającego. 

Bardzo dużym problemem jest również składanie często przez wykonawców niespójnej dokumentacji przetargowej. Wykonawcy składają zobowiązania do udostępnienia zasobów, które pozostają w sprzeczności z treścią oferty, oświadczeniami dotyczącymi podwykonawstwa lub opisem sposobu realizacji zamówienia. 

Skutki nieprawidłowego udostępnienia zasobów 

Błędy w zakresie polegania na zasobach innych podmiotów mogą mieć dla wykonawcy poważne konsekwencje. W praktyce prowadzą one najczęściej do uznania, że wykonawca nie spełnia warunków udziału w postępowaniu, a w konsekwencji do jego wykluczenia lub odrzucenia oferty. Problemy mogą pojawić się również na etapie realizacji zamówienia, zwłaszcza w przypadku braku możliwości zatwierdzenia podwykonawcy lub konieczności zmiany umowy. 

Podsumowanie 

Udostępnianie zasobów w przetargu publicznym jest narzędziem, które ma zapewnić zamawiającemu realną gwarancję należytego wykonania zamówienia. Jednak kluczową zasadą, o której należy pamiętać, jest to, że podmiot udostępniający zasoby powinien być jednocześnie zaangażowany w realizację zamówienia jako podwykonawca – w zakresie, w jakim zasoby te są wykorzystywane. Pominięcie tej reguły pozostaje jedną z najczęstszych przyczyn sporów oraz negatywnych rozstrzygnięć w postępowaniach o udzielenie zamówień publicznych.