Korekty w KSeF: Pożegnanie z „żółtą teczką” i powitanie ery ID

Jeśli myśleliście, że pakiet Slim VAT był rewolucją w korygowaniu sprzedaży, to zapnijcie pasy. Nadchodzi luty 2026 roku, a wraz z nim obowiązkowy Krajowy System e-Faktur (KSeF), który zamieni nasze dotychczasowe procesy w cyfrowy taniec z algorytmami Ministerstwa Finansów. 

Dla jednych to „koniec świata faktur papierowych”, dla innych – szansa na porządek w dokumentacji. Niezależnie od obozu, w którym jesteś, warto wiedzieć, jak zmieni się świat korekt „in minus” oraz „in plus”. 

Stan obecny: Dokumentacyjna gimnastyka (Slim VAT) 

Dziś, w dobie Slim VAT, korygowanie sprzedaży „in minus” to często biurowy thriller. Aby sprzedawca mógł pomniejszyć VAT należny, musi posiadać dokumentację potwierdzającą, że: 

• Uzgodnił z nabywcą warunki obniżki podstawy opodatkowania. 

• Warunki te zostały faktycznie spełnione. 

W praktyce oznacza to gromadzenie e-maili, aneksów czy potwierdzeń odbioru towaru, co zastąpiło dawną, legendarną już „żółtą zwrotkę” przysłowiową „żółtą teczką”. Rozliczenie korekty następuje w okresie, w którym oba te warunki (uzgodnienie i spełnienie) zostały domknięte, a faktura wystawiona. 

A korekty „in plus”? Tu sprawa jest prostsza: jeśli błąd był pierwotny, cofamy się do okresu wystawienia faktury; jeśli przyczyna powstała później (np. podwyżka ceny), korygujemy na bieżąco. Brzmi znajomo? No to pora na zmiany. 

Od lutego 2026: KSeF ID przejmuje stery 

Z dniem 1 lutego 2026 r. (dla największych graczy) oraz 1 kwietnia 2026 r. (dla pozostałych), zasady gry ulegają drastycznemu uproszczeniu – przynajmniej w teorii. 

1. Korekty „in minus” – szybkość i asymetria

KSeF likwiduje potrzebę gromadzenia „dowodów uzgodnienia” dla celów podatkowych. 

• Dla sprzedawcy: Momentem rozliczenia korekty „in minus” będzie okres, w którym wystawiono e-fakturę korygującą w systemie KSeF. 

• Dla nabywcy: Obowiązek zmniejszenia podatku naliczonego powstaje w momencie, gdy faktura korygująca otrzyma unikalny numer KSeF ID i tym samym trafi do systemu (nawet jeśli nabywca jej jeszcze fizycznie nie pobrał!). 

To fundamentalna zmiana: nadanie numeru ID w KSeF jest prawnie równoznaczne z otrzymaniem dokumentu przez kontrahenta. 

2. Koniec not korygujących

To może boleć najbardziej: od lutego 2026 roku noty korygujące przechodzą do historii. Nabywca nie będzie mógł już samodzielnie poprawić „literówki” w nazwie firmy czy błędnego adresu. Jedynym sposobem na naprawienie błędu będzie ustrukturyzowana faktura korygująca wystawiona przez sprzedawcę. 

3. BłędnyNIPnabywcy? Przygotuj się na „zerowanie” 

Jeżeli pomyłkowo wystawisz fakturę na NIP firmy X zamiast na Y, w KSeF nie ma drogi na skróty. System nie pozwala na edycję czy „podmianę” dokumentu. Musisz: 

• Wystawić korektę do zera dla błędnego odbiorcy. 

• Wystawić zupełnie nową fakturę dla właściwego kontrahenta. 

W jaki sposób jednak rozliczyć nową fakturę? Zdaniem MF, możemy fakturę korygującą do zera „cofnąć” do okresu, kiedy wystawiona była faktura z błędnym NIP nabywcy, wystornowanie jej oraz wykazanie nowej faktury – już w prawidłowym okresie.  

Problem polega na tym, że o ile stanowisko takie prezentowane jest w podręcznikach KSeF przygotowanych przez resort finansów, to nie znajdziemy go w przepisach ustawy. Może to trochę oldshoolowe, ale wolelibyśmy chyba wszyscy, żeby zasady gry były ustalane zgodnie z zasadami gry, a nie na portalu X, czy w pdf-ach edukacyjnych. 

4. Proces korygowania

Schema FA(3) dopuszcza trzy sposoby pokazania zmian: 

• Metoda różnicy:Jeden wiersz korekty odpowiada jednemu wierszowi pierwotnemu i pokazuje tylko kwotę zmiany (np. zwrot towaru o wartości -500 zł). 
• Metoda „Stan przed”:Jeden wiersz pierwotny zastępują dwa wiersze w korekcie. Pierwszy (znacznik StanPrzed) powtarza dane błędne (jest systemowo minusowany), drugi zawiera dane prawidłowe. Zalecana przy zmianie stawki VAT lub kursu waluty. 
• Metoda storna:Ręczne wyzerowanie błędnej pozycji (ilość lub cena z minusem) i dodanie nowej, poprawnej linii. 

Czego NIE zrobisz w KSeF? 

Zapomnij o anulowaniu faktury, która już „poszła” do systemu. Jeśli e-faktura otrzymała numer ID, stała się częścią obrotu gospodarczego i nie można jej po prostu usunąć ani „wyrzucić do kosza”. Każda pomyłka – choćby najmniejsza – wymaga wystawienia formalnej korekty. 

Wskazówka od praktyka: Zanim klikniesz „wyślij” w KSeF, rozważ wysyłanie klientom projektów faktur (np. w PDF) lub dokumentów proforma do akceptacji. To pozwoli uniknąć lawiny niepotrzebnych e-korekt w systemie. 

Podsumowując: KSeF to mniej „papierologii” przy korektach „in minus”, ale znacznie większy rygor techniczny i brak miejsca na błędy w danych nabywcy. Systemy księgowe muszą stać się Twoim najlepszym przyjacielem, bo ręczne wpisywanie numerów ID na korektach zbiorczych to prosta droga do… kawy z urzędnikiem skarbowym. 

Jeśli masz problemy z fakturami i korektami sprzedaży lub obawiasz się, jak Twój system ERP poradzi sobie z KSeF ID – skontaktuj się ze mną. Razem przygotujemy Twoje procesy na luty 2026!