KSeF – Czym jest e-faktura?
Już w przyszłym roku całkowicie zmienią się dotychczasowe zasady fakturowania, a wszystko przez obowiązkowe wprowadzenia tzw. e-faktury, czyli faktury ustrukturyzowanej.
Spis treści:
Zgodnie z obowiązującą w ustawie o VAT definicją faktury ustrukturyzowanej, za e-fakturę przyjmiemy fakturę wystawioną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie.
Od razu wyjaśnić należy, że ustrukturyzowanie e-faktury odnosi się do konieczności jej wystawienia zgodnie ze strukturą (schemą) narzucaną przez Ministerstwo Finansów – obecnie Fa2, a docelowo Fa3.
Zastosowanie tej schemy oznacza, że e-faktury wystawiać będziemy w postaci xml (tak jak obecnie JPK_VAT z deklaracją) i taka postać faktury będzie przesyłana do KSeF. To właściwe oznacza, że e-fakturę wystawimy przy użyciu KSeF. System ten otrzymując fakturę nada jej wspomniany numer identyfikujący (tzw. KSeF ID).
Wystawienie przy użyciu KSeF oznacza zatem ostateczne „przyjęcie” faktury i nadanie KSeF ID, z którym ustawa wiążę moment wystawienia e-faktury. Wcześniej, przed skutecznym nadaniem pliku do KSeF i przed uzyskaniem KSeF ID nie będziemy mogli powiedzieć o wystawieniu e-faktury, nawet jeśli utrzymamy wcześniej wspominaną schemę generując fakturę w naszym programie finansowo-księgowym.
Przedsiębiorcom małym i mikro ma w powyższym pomóc Aplikacja Podatniaka – darmowe narzędzie ministerialne służące do generowania i wysyłania faktur do KSeF. Natomiast większe podmioty opierające się na komercyjnych programach finansowo-księgowych wciąż będą mogły generować faktury w tym systemach, jednak te powinny zostać dostosowane do wspomnianej schemy i możliwości nadania faktury do KSeF.
Zaznaczenia bowiem wymaga, że e-faktura to nie to samo co faktura elektroniczna i dotychczas generowanych przez nas faktur w formacie PDF, JPG, czy innym, nie będzie można przesłać do KSeF. Stąd właśnie mówimy o całkowitej zmianie sposobu fakturowania.
Przy okazji nie oznacza to, że forma elektroniczna, czy papierowa faktur zniknie. Z systemu KSeF będzie można pobrać tzw. wizualizacje e-faktury (np. w formacie PDF.), którą będziemy mogli przesyłać również poza systemem KSeF pocztą lub na e-mail.
Warunkiem będzie jednak u przednie wystawienie faktury przy użyciu KSeF, a więc przesłanie właściwego pliku xml do systemu i uzyskanie numeru KSeF ID.
Z zastrzeżeniem czasowo wprowadzonych wyjątków, z zasady e-fakturę będziemy musieli wystawiać zawsze gdy ustawa o VAT wymagać będzie od nas udokumentowania transakcji fakturą VAT. Bez znaczenie będzie, czy nasz faktura jest wystawiana przez podatnika VAT czynnego, czy zwolnionego ora czy jest wstawiana na rzecz podmiotu krajowego, czy zagranicznego. Gdy tylko ustawa mówi o wystawieniu faktury (obowiązkowo lub dobrowolnie) wystawiać będziemy musieli e-fakturę (zaliczkową, rozliczeniową, korygująca, czy zwykłą).
Jedynym wyjątkiem wprowadzanym na stałe będzie tzw. faktura konsumencka, tj. wystawiana na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, czy tez na rzecz rolników ryczałtowych, która na zasadach wyboru będzie mogła być wystawiana w KSeF, jak i poza tym systemem.
