KSeF – Czym jest KSeF ID e-faktury?
Już w przyszłym roku całkowicie zmienią się dotychczasowe zasady fakturowania, a wszystko przez obowiązkowe wprowadzenia tzw. e-faktury, czyli faktury ustrukturyzowanej.
Spis treści:
- Czym jest KSeF ID e-faktury?
- Zasady numeracji faktur
- Cel numeracji
- Możliwe ograniczenia systemów finansowo-księgowych a KSeF
Każda e-faktura skutecznie nadana do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) po jej przetworzeniu w systemie (przyjęciu) będzie miała nadawany numer identyfikacyjny dla celów KSeF, tj. tzw. KSeF ID.
Numer ten składa się z 35 znaków obejmujących: NIP wystawcy, datę wystawienia* oraz dalsze numery identyfikujące nadawane przez system KSeF.
*Datę uruchomienia (rozpoczęcia) sesji wysyłkowej e-faktury do KSeF, niekoniecznie tożsamą z data wystawienia odwzorowaną na samym dokumencie faktury. O czym będziemy pisać w kolejnych publikacjach.
Dodatkowo przewiduje się tzw. zbiorcze KSeF ID. Jest to numer jaki będziemy mogli wygenerować na potrzeby zrealizowania płatności kilku e-faktur.
W obu sytuacjach zaznaczyć jednak należy, że numeracja KSeF ID nadawana systemowo jest czymś zupełnie odrębnych od numeru dokumentu faktury, który podatnicy są zobowiązani uwzględnić na fakturze. W efekcie, należy pamiętać, że ustawa o VAT przewiduje 2 rodzaje numerów faktur, jeden nadawany przez wystawcę, drugi nadawany przez KSeF.
Odnosząc się do numeru nadawanego przez wystawcę. Zgodnie z przepisami określającymi obowiązkowe elementy faktury (art. 106e VAT) faktura powinna zawierać „kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę”.
Oznacza to obowiązek podatnika do takiego określenia zasad wystawiania faktur, aby każdą z nich dało się jednoznacznie zidentyfikować co do rodzaju faktury (np. zaliczka), rodzaju transakcji sprzedaży (np. dostawa x) i tożsamości wystawcy (np. przez odniesienie do jakiegoś działu, np. transportowego lub kontrahenta). Podatnik ma bowiem swobodę co do możliwości tworzenia serii i jej oznaczeń.
Numeracja może więc być ciągła (od 1 do nieskończoności), zamknięta w ramach jednego okresu (miesiąca, kwartału, roku itp.), numerowana cyframi, literami lub cyframi i literami albo innymi znakami graficznymi. Sformułowanie "numer kolejny" sugeruje chronologię numeracji – rosnącą w miarę wystawiania faktur (jeżeli przyjąć, iż określenie "numer kolejny" jest tożsame z określeniem "numer nowy") – wydaje się jednak, iż nie jest to niezbędne – istotne jest raczej zachowanie unikalności numeru każdej faktury. Nadawanie kolejnych numerów i serii ma bowiem na celu zapewnienie braku możliwości podważenia autentyczności faktur danego wystawcy i ich odpowiednie uporządkowanie w stosunku do rodzaju transakcji gospodarczych podejmowanych przez wystawcę.
Co więcej wspomniana unikalność fakturowania ma zapobiegać możliwości stosowania tego samego numeru faktur dla kilku różnych faktur, dokumentujących różne zdarzenia (transakcje).
Niestety niektóre systemy już obecnie pozwalają na dublowanie numeracji lub posiadają ograniczenia związane z przyporządkowaniem danego dokumentu do rodzaju fakturowania, co w konsekwencji utrudnia lub nawet uniemożliwia identyfikację danej faktury (np. rozróżnienia zwykłej i zaliczkowej).
Na gruncie obowiązkowego KSeF, powyższe sytuacje absolutnie nie powinny mieć miejsca.
W szczególności wobec koniecznych do stosowani wyróżników (np. faktura zaliczkowa – ZAL, korygująca - KOR).
Najwyższy czas się tym zająć.
