Mamy światełko w tunelu dotyczące wizualizacji KSeF!

O ryzyku wadliwych wizualizacji PDF, które mogą skutkować dublowaniem dokumentu sprzedaży i zapłatą podwójnego VAT z art.108 już pisaliśmy, i to dużo. W szczególności na tle starych layout’ów faktur, które mocno różniły się treścią od plików xml dodanych do KSeF.  

Ostatnio jednak pojawiła się interpretacja, która może stanowić wyłom i daje nadzieję na złagodnienie podejścia Ministerstwa Finansów do kwestii danych dodatkowych ujmowanych na wizualizacji.  

Zgodnie z treścią interpretacji indywidualnej z 15 lipca 2026 r., 0112-KDIL1-3.4012.317.2026.1.ŁW możliwe jest aby dokument wizualizacji PDF obejmował szereg dodatkowych informacji o charakterze technicznym, logistycznym oraz handlowym, które: 

• nie są elementami wymaganymi przepisami ustawy o VAT dla faktury, 

• nie wpływają na wysokość podstawy opodatkowania, kwotę podatku ani charakter transakcji, 

• mają wyłącznie charakter pomocniczy dla kontrahenta. 

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej zgodził się z wnioskodawcą na możliwość ujęcia w dokumencie m.in. takich danych jak:  

• udzielony rabat handlowy,
• logotyp Wnioskodawcy,
• kod klienta (wewnętrzny, unikalny numer nadany kontrahentowi w systemie ERP Wnioskodawcy),
• kraj pochodzenia towarów, wskazywany przy poszczególnych pozycjach towarowych w transakcjach z podmiotami zagranicznymi,
• wewnętrzny numer zamówienia nadany w systemie Wnioskodawcy wraz z datą wpływu zamówienia,
• warunki dostawy zgodnie z formułąIncoterms (np. DAP, EXW, FCA), 
• informacja o liczbie palet lubcolis, na których zapakowany jest zafakturowany towar, 
• waga brutto zafakturowanego towaru,
• dane dotyczące wysyłki towaru, w zależności od rodzaju transportu, w szczególności:

• nazwa firmy spedycyjnej oraz numer listu przewozowego, albo 
• numery rejestracyjne pojazdu, na który towar został załadowany – w przypadku transportu dedykowanego, 
• zapisek umieszczony w dolnej części wizualizacji faktury o treści: „Ogólne warunki sprzedaży oraz szczegółowe informacje o produktach, ryzyku oraz producencie są dostępne na stronie naszego sklepu internetowego (...)”. 

Organ podatkowy nie dopatrzył się ryzyk z art. 108 VAT i wskazał, że:  

„(…), jeżeli wizualizacja faktur w pełni odzwierciedla treść faktury ustrukturyzowanej, a wymienione przez Państwa we wniosku dodatkowe elementy oprócz tych przewidzianych w art. 106e ustawy, nie zaburzają czytelności faktury i nie powodują sprzeczności pomiędzy fakturą ustrukturyzowaną a wizualizowaną, to dojdzie do prawidłowego udostępnienia faktury w formacie XML poza KSeF. 

(…) skoro wizualizacja faktury w pełni odzwierciedla treść faktury ustrukturyzowanej wystawionej w KSeF, zawiera wszystkie dane wymagane przepisami ustawy o VAT dla faktury, a jednocześnie dodatkowe informacje umieszczane na fakturze nie wpływają na wysokość podstawy opodatkowania, kwotę podatku ani charakter transakcji, to udostępniane kontrahentom wydruki generowane z systemu (…) będą stanowić wizualizację faktur przesyłanych do KSeF.” 

Powyższe stwierdzenia rzucają nowe światło na podejście do wizualizacji e-faktur.  

W mojej ocenie jest to interpretacja, która na pierwszy rzut oka może stać w sprzeczności względem dotychczas wydawanych i wskazujących na ryzyko tzw. dubli, niemniej skonkretyzowanie tych dodatkowych informacji i nacisk na to, że na wizualizacji nie brakuje niczego co uwzględniono w pliku xml jest tu bardzo istotne.  

Wciąż oczywiście najbezpieczniejszą opcją jest utrzymanie danych 1:1 zbieżnych z plikiem xml (analogicznie jak to ukazują wizualizacje pdf dostępne w Aplikacji Podatnika) i nawet, jeśli zapewnimy inny układ treści to należy zadbać o to aby treść ta była tożsama, jako pochodna przesłanego do KSeF pliku XML.  

Wielokrotnie więc organy wskazywały, że należy zadbać o: 

• jej spójność w porównaniu do zawartości pliku XML faktury przesłanego do KSeF, 

• czytelność dokumentu, poprzez odpowiedni, logiczny układ danych w wizualizacji, 

• brak sprzeczności pomiędzy zawartością pliku XML przesłanego do KSeF, przyjętego przez system a treścią wizualizacji. 

Dbałość o powyższe nie oznacza jednak, że żadne różnice nie mogą występować, czy też że nie można zamieścić dodatkowych informacji.  

Potwierdza to właśnie ostatnia interpretacja, gdzie kluczem jest odpowiedź na pytanie, czy te dodatkowe informacje zaburzają możliwość identyfikacji podstawy opodatkowania oraz danych o podmiotach i przedmiocie transakcji. Jeśli odpowiedź jest negatywna to „jesteśmy w domu”! 

Brawa dla DKIS.