Master File – kto musi sporządzić dokumentację grupową i w jakim terminie?

Dokumentacja grupowa (Master File) stanowi istotny element obowiązków w zakresie cen transferowych. Jej celem jest przedstawienie działalności grupy kapitałowej, w tym jej struktury, strategii gospodarczej, istotnych wartości niematerialnych i prawnych oraz zasad finansowania. 

Choć Master File często pozostaje w cieniu dokumentacji lokalnej (Local File) i formularza TPR, jego prawidłowe przygotowanie ma istotne znaczenie dla wypełnienia obowiązków dokumentacyjnych. 

Kogo dotyczy obowiązek sporządzenia Master File? 

Obowiązek sporządzenia dokumentacji grupowej dotyczy podatników, którzy łącznie: 

• są zobowiązani do sporządzenia dokumentacji lokalnej (Local File); 

• należą do grupy podmiotów powiązanych, dla której sporządzane jest skonsolidowane sprawozdanie finansowe; 

• należą do grupy, której skonsolidowane przychody przekroczyły w poprzednim roku obrotowym 200 mln zł. 

Sam fakt przynależności do grupy kapitałowej nie oznacza zatem automatycznie konieczności sporządzenia Master File. Kluczowe jest spełnienie wszystkich ustawowych przesłanek. 

Termin sporządzenia dokumentacji grupowej 

Master File należy sporządzić do końca dwunastego miesiąca po zakończeniu roku podatkowego. Dla podatników, których rok podatkowy pokrywa się z kalendarzowym, termin sporządzenia dokumentacji za 2025 r. upływa 31 grudnia 2026 r. 

Ze względu na konieczność pozyskania informacji od innych podmiotów z grupy warto rozpocząć prace odpowiednio wcześniej, aby zapewnić terminowe przygotowanie kompletnej dokumentacji. 

Co powinna zawierać dokumentacja grupowa? 

Zakres Master File określają przepisy ustawy o CIT oraz właściwego rozporządzenia. Dokumentacja obejmuje przede wszystkim: 

• Opis grupy – strukturę organizacyjną, przedmiot działalności, łańcuchy wartości, istotne restrukturyzacje oraz informacje o funkcjach, aktywach i ryzykach poszczególnych podmiotów. 

• Wartości niematerialne i prawne – strategię zarządzania nimi, informacje o ich właścicielach, istotnych umowach wewnątrzgrupowych oraz zasadach cen transferowych w tym obszarze. 

• Transakcje finansowe – sposób finansowania działalności grupy, podmioty odpowiedzialne za centralne finansowanie oraz ogólne zasady cen transferowych dotyczące finansowania. 

• Informacje finansowe i podatkowe – skonsolidowane sprawozdanie finansowe oraz informacje o istotnych porozumieniach i uzgodnieniach podatkowych. 

Master File sporządzony za granicą 

Polski podatnik może wykorzystać dokumentację grupową przygotowaną przez inny podmiot z grupy, np. jednostkę dominującą. Master File może być sporządzony w języku angielskim, jednak na żądanie organu podatkowego należy przedłożyć jego tłumaczenie na język polski w terminie 30 dni od doręczenia wezwania. 

Należy przy tym pamiętać, że wykorzystanie zagranicznej dokumentacji nie zwalnia polskiego podatnika z odpowiedzialności za jej kompletność i zgodność z polskimi przepisami. Istotne jest również zapewnienie spójności Master File z dokumentacją lokalną oraz informacją TPR. 

Komentarz 

Master File pozwala przedstawić działalność grupy kapitałowej w szerszym kontekście i stanowi ważny element obowiązków dokumentacyjnych w zakresie cen transferowych. Podatnicy spełniający ustawowe przesłanki powinni zadbać o terminowe przygotowanie dokumentacji oraz zweryfikować, czy zawiera ona wszystkie informacje wymagane przez polskie przepisy. 

W przypadku korzystania z dokumentacji przygotowanej za granicą szczególnego znaczenia nabiera sprawdzenie jej kompletności oraz spójności z pozostałą dokumentacją cen transferowych.