Należyta staranność w VAT: Jak nie zostać „wrobionym” w karuzelę (i zachować prawo do odliczenia)

Czy czujesz ten specyficzny dreszcz na plecach, gdy otwierasz maila z Urzędu Skarbowego? Jeśli Twoją pierwszą myślą jest: „Czy sprawdziliśmy tego dostawcę śrubek z 2022 roku?”, to ten tekst jest dla Ciebie. Dziś o procedurze należytej staranności – czyli o tym, jak udowodnić fiskusowi, że nie jesteś wielbłądem, ani wspólnikiem oszustów. 

W świecie VAT-u obowiązuje zasada, która spędza sen z powiek CFO i głównym księgowym: prawo do odliczenia podatku naliczonego to nie przywilej, to walka o przetrwanie. A najgroźniejszą bronią organów jest magiczne zdanie: „Wiedział lub powinien był wiedzieć”. 

1. WidmoKittela: „Wiedział lub powinien był wiedzieć”, czyli witamy w klubie

Zacznijmy od klasyki, która w świecie podatkowym jest tym, czym „Yesterday” dla fanów Beatlesów. Wyrok TSUE w sprawie Axel Kittel (C-439/04) oraz Bonik (C-285/11) jasno wskazuje: jeśli podatnik wiedział (świadomie brał udział) lub powinien był wiedzieć (wykazał się brakiem instynktu samozachowawczego), że transakcja wiąże się z oszustwem, traci prawo do odliczenia VAT. 

Co to oznacza w polskiej praktyce NSA? 

Naczelny Sąd Administracyjny (np. w wyroku z 22 listopada 2022 r., I FSK 1600/18) przypomina, że „powinien był wiedzieć” to kategoria braku profesjonalnego sceptycyzmu. Jeśli Twój dostawca: 

• oferuje towar o 30% taniej niż reszta rynku, a jako powód podaje „dobry humor prezesa”, 

• nie posiada biura, magazynu ani nawet biurka, choć handluje tysiącami ton stali, 

• kontaktuje się z Tobą wyłącznie przez WhatsAppa o 3:00 nad ranem, 

...to NSA prawdopodobnie uzna, że Twoja „niewiedza” była wynikiem radosnego niedbalstwa. W oczach fiskusa stajesz się wtedy częścią mechanizmu oszustwa, a Twoja faktura zmienia się w bezwartościowy świstek papieru. 

2. Podatnik to nie James Bond – nie musisz mieć licencji na śledzenie

Zanim jednak wpadniesz w panikę i zaczniesz instalować podsłuchy w biurach kontrahentów, weź głęboki oddech. TSUE w słynnym wyroku w sprawach połączonych Mahagében i Dávid (C-80/11 i C-142/11) stanął po stronie „zwykłych śmiertelników”. 

Trybunał orzekł wprost: 

• Organ podatkowy nie może wymagać, by podatnik badał, czy wystawca faktury zapłacił VAT do urzędu. 

• Nie można przerzucać na przedsiębiorców obowiązków kontrolnych, które należą do państwa. 

• Podatnik ma sprawdzić to, co jest rozsądnie możliwe do sprawdzenia. 

Krótko mówiąc: masz być rzetelnym przedsiębiorcą, a nie agentem wywiadu skarbowego. Jeśli sprawdziłeś podstawy, a Twój dostawca okazał się genialnym oszustem, który oszukał nawet system – nie powinieneś za to płacić własnym odliczeniem. 

3. Metodyka MF: Oficjalna „ściąga” od fiskusa

W 2018 roku Ministerstwo Finansów opublikowało Metodykę należytej staranności. To taki zbiór podpowiedzi, na co urzędnicy będą patrzeć podczas kontroli. Choć czyta się to gorzej niż instrukcję składania szafy z sieciówki, warto znać jej założenia: 

• Ocena całokształtu: Fiskus patrzy na wszystko – od ceny towaru po to, czy kontrahent ma biuro, czy tylko skrzynkę pocztową w centrum Warszawy. 

• Dwa etapy weryfikacji: Musisz sprawdzić zarówno „papiery” kontrahenta (kryteria formalne), jak i to, czy sama transakcja „trzyma się kupy” (kryteria transakcyjne). 

4. Jak powinna wyglądać Twoja procedura? (Instrukcja obsługi)

Aby spać spokojnie i nie budzić się z krzykiem na widok logo KAS, potrzebujesz procedury. Ale nie takiej na 100 stron, której nikt nie czyta. Potrzebujesz systemu zbierania dowodów Twojej uczciwości. 

Krok A: Weryfikacja Formalna (Zanim podasz rękę) 

To absolutne minimum. Zanim podpiszesz umowę, musisz mieć w teczce: 

• Wydruk z Białej Listy: Zrobiony w dniu przelewu. To Twój dowód, że konto było zweryfikowane. 

• KRS/CEIDG: Czy firma w ogóle istnieje, czy powstała przedwczoraj w garażu? 

• Pełnomocnictwa: Czy pan Mirek, który podpisał umowę, w ogóle może to robić? 

Krok B: Weryfikacja Transakcyjna (Czyli tzw. „test zapachu”) 

Tu włączamy logiczne myślenie. Organ zapyta: „Dlaczego kupiliście właśnie od nich?”. 

• Logistyka: Czy masz potwierdzenie, że towar fizycznie przyjechał? Listy przewozowe CMR, zdjęcia towaru w magazynie – to są Twoi najlepsi przyjaciele. 

• Cena: Jeśli dostałeś rabat „życia”, zapisz dlaczego (wyprzedaż, towar uszkodzony, długa współpraca). 

• Split Payment: Stosuj MPP (Mechanizm Podzielonej Płatności) wszędzie, gdzie się da. Zgodnie z Metodyką MF, to jedna z najsilniejszych przesłanek, że grasz fair. 

Krok C: Nadzór nad „kreatywnymi” pracownikami (Art. 108 VAT) 

Mało kto o tym pamięta, ale procedura musi chronić firmę też od środka. Zgodnie z najnowszym orzecznictwem (sprawa C-442/22), pracodawca może odpowiadać za „puste faktury” wystawione przez nieuczciwego pracownika. 

• Wprowadź dwustopniową autoryzację faktur. 

• Szkól zespół: Niech wiedzą, że „lewa fv” to nie jest sposób na premię, tylko prosta droga do prokuratora. 

Krok D: Usługi Niematerialne – Ulubiony cel kontroli 

Marketing, doradztwo, IT... Tu „faktura i przelew” to za mało. Dla urzędu to „pusta usługa”, dopóki nie pokażesz raportów, analiz, logów z systemów czy chociażby prezentacji w PowerPointcie. Jeśli płacisz 50 tys. za „optymalizację procesów”, miej dowód, że te procesy faktycznie się zoptymalizowały. 

Dlaczego warto to zrobić już dziś? 

Wprowadzenie procedury należytej staranności to nie tylko biurokracja. To: 

1. Bezpieczeństwo Zarządu: Chronisz własną skórę przed odpowiedzialnością karną skarbową (KKS). 

1. Płynność finansowa: Brak zwrotu VAT o wielomilionowej wartości potrafi położyć nawet stabilny biznes. 

1. Spokój ducha: Nic nie smakuje lepiej niż kawa w biurze, gdy wiesz, że Twoje odliczenie jest bezpieczne jak złoto w Fort Knox. 

Podsumowując: Należyta staranność to nie tylko zbiór zakazów, ale polisa ubezpieczeniowa. Jeśli Twoim jedynym argumentem przed urzędem jest „przecież dostałem towar i zapłaciłem”, to jesteś na kursie kolizyjnym z decyzją o odmowie odliczenia. 

Urząd skarbowy odmawia Ci prawa do odliczenia VAT? Kwestionuje Twoją należytą staranność lub zarzuca udział w karuzeli podatkowej? Nie czekaj, aż „karuzela” zakręci się za mocno – skontaktuj się ze mną! Przeanalizujemy Twoją sytuację i zbudujemy linię obrony, która opiera się na twardych faktach i orzecznictwie.