Paragon, raport czy oświadczenie pracownika wystarczy do rozliczenia kosztów w CIT!

Paragon, skan, raport albo oświadczenie pracownika? Fiskus potwierdza koszty w CIT! 🧾✅  

Czy firmowy wydatek pracownika może być kosztem podatkowym, jeśli nie ma faktury wystawionej na spółkę? Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji z 26 maja 2026 r., sygn. 0111-KDIB2-1.4010.159.2026.1.MN, potwierdził korzystne podejście dla podatników.  

Dla celów CIT liczy się nie tylko formalna faktura na spółkę, ale przede wszystkim realność wydatku, jego związek z działalnością i prawidłowe udokumentowanie całego zdarzenia gospodarczego. Przy czym faktura nie jest niezbędna!   

O co chodziło w sprawie? 

Spółka rozliczała wydatki ponoszone przez pracowników w związku z wykonywaniem obowiązków służbowych. Chodziło m.in. o: podróże służbowe, przejazdy, spotkania z kontrahentami, spotkania projektowe oraz bieżące zakupy operacyjne, które pojawiają się w toku realizacji zadań. 

Pracownicy mogli regulować takie wydatki z własnych środków, z późniejszym zwrotem, albo kartami służbowymi. Każdy wydatek był następnie rozliczany w elektronicznym systemie poprzez raport wydatków. 

Do raportu pracownik załączał dokumentację, np.: zdjęcie albo skan faktury, rachunku, noty, paragonu, biletu, potwierdzenie płatności, a w wyjątkowych sytuacjach także oświadczenie pracownika. 

Spółka zapytała, czy taki model pozwala zaliczać wydatki do kosztów uzyskania przychodów w CIT.  

Fiskus: tak, raport może wystarczyć  

Dyrektor KIS potwierdził stanowisko spółki. Organ wskazał, że ustawa o CIT nie reguluje wprost sposobu dokumentowania zdarzeń gospodarczych. Kluczowe jest więc to, czy wydatek został faktycznie poniesiony, jest definitywny, ma związek z działalnością gospodarczą, służy osiągnięciu przychodów albo zachowaniu lub zabezpieczeniu ich źródła, nie jest wyłączony z kosztów na podstawie art. 16 ust. 1 ustawy o CIT oraz jest właściwie udokumentowany.  

Co ważne, organ podkreślił, że dokument właściwy do ujęcia kosztu w księgach rachunkowych może być również odpowiednim dokumentem dla celów podatkowych. To oznacza, że nie zawsze trzeba mieć fakturę wystawioną bezpośrednio na spółkę.  

Jakie dokumenty zaakceptował Dyrektor KIS? 

Interpretacja jest szczególnie ciekawa, bo dotyczyła kilku praktycznych wariantów dokumentowania wydatków. Organ zaakceptował możliwość rozliczenia kosztów na podstawie raportu pracownika, do którego dołączono m.in.:  

• Dokumenty wystawione na pracownika - na przykład faktury imienne, rachunki lub noty zawierające dane pracownika. 

• Dokumenty bez danych nabywcy - na przykład paragony krajowe i zagraniczne, również bez NIP spółki i bez danych pracownika.  

• Potwierdzenia płatności i oświadczenia pracownika - w sytuacjach wyjątkowych, gdy dokument zakupu nie został pozyskany albo został zgubiony lub zniszczony i nie da się go ponownie uzyskać. 

• Samo oświadczenie pracownika - w incydentalnych sytuacjach, np. przy płatności gotówką, gdy nie ma dokumentu zakupu i obiektywnie nie można uzyskać potwierdzenia płatności. 

Ważne są procedury, nie automatyzm 

Interpretacja nie oznacza jednak, że każdy paragon albo każde oświadczenie pracownika automatycznie daje koszt podatkowy. Kluczowe znaczenie miało to, że spółka posiadała uporządkowany proces rozliczania wydatków. Raport był weryfikowany formalnie i merytorycznie, a pracownik musiał wskazać m.in. rodzaj wydatku, kwotę, sprzedawcę, cel biznesowy oraz związek z projektem lub obowiązkami służbowymi. Dopiero po zatwierdzeniu raportu wydatek był ujmowany w księgach. 

Dobra wiadomość!  

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji z 26 maja 2026 r., sygn. 0111-KDIB2-1.4010.159.2026.1.MN