Prezenty na rzecz pracowników – czy zawsze z PIT?

W świetle interpretacji organów podatkowych zasadniczo przyjąć można jeden z trzech możliwych wariantów kwalifikacji świadczeń w formie prezentów na rzecz pracowników jako przychodów, przy czym za przyjęciem właściwego, przemawiać powinny obiektywne kryteria dotyczące zarówno uzasadnienia biznesowego przyznanych świadczeń, jak i okoliczności ich przyznania. 

W odniesieniu do osób zatrudnionych w oparciu o umowę o pracę, definicja przychodów zawarta jest w art. 12 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, który wskazuje na szeroki i otwarty katalog przychodów ze stosunku pracy, więc co do zasady wszystkie przysporzenia otrzymywane przez pracownika od pracodawcy będą stanowiły przychody ze stosunku pracy. 

 Za przychody należy uznać każdą formę przysporzenia majątkowego, zarówno formę pieniężną, jak i niepieniężną, w tym nieodpłatne świadczenia otrzymane przez podatnika.  

W kontekście nieodpłatnych świadczeń należy zwrócić uwagę na orzeczenie Trybunału Konstytucyjnego z 8 lipca 2014 r., sygn. K 7/13, które zapadło na gruncie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych i bezpośrednio dotyczy nieodpłatnych świadczeń pracowniczych. Określone przez TK kryteria wyróżnienia nieodpłatnych świadczeń stanowiących przychód pracownika są następujące: 

1. zostało spełnione w jego interesie (a nie w interesie pracodawcy) i przyniosło mu korzyść w postaci powiększenia aktywów lub uniknięcia wydatku, który musiałby ponieść; 
2. musi być spełnione za zgodą pracownika (skorzystał z nich w pełni dobrowolnie); 
3. korzyść ta jest wymierna i przypisana indywidualnemu pracownikowi (nie jest dostępna w sposób ogólny dla wszystkich podmiotów). 

Świadczenia spełniające ww. warunki (łącznie) będą stanowiły przychód pracownika.  

Odnosząc się do powyższych przesłanek, wskazać należy, że ich spełnienie będzie determinowało, który z poniższych wariantów opodatkowania (lub braku opodatkowania) przychodów znajdzie zastosowanie.  

Wariant I: przyznanie prezentów w interesie pracodawcy  

W sytuacji, gdy zasadniczym celem przekazania prezentów nie jest zapewnienie pracownikom dodatkowej korzyści majątkowej, lecz realizacja interesu pracodawcy, np. poprzez promocję działalności Spółki i kierowanie pracowników do korzystania z usług związanych z jej działalnością, po stronie pracownika nie powstanie przychód podlegający opodatkowaniu.  

Na takie podejście wskazuje Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji z 6 grudnia 2023 r, nr 0115 KDIT2.4011.470.2023.1.MM: „drobne przedmioty z logo Spółki lub logo produktu Spółki (tzw. gadżety reklamowe) wydawane w celach promocyjnych i reklamowych, które są związane z budowaniem marki Spółki, nie stanowią dla osób je otrzymujących (tj. pracowników Spółki, zleceniobiorców, pracowników tymczasowych oraz osób współpracujących ze Spółką) nieodpłatnego świadczenia podlegającego opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych. Nie sposób zakładać, że gdyby ww. osoby nie otrzymały ww. gadżetów, to wydałyby pieniądze na ich zakup. Ponadto, mając na uwadze fakt, że ww. gadżety reklamowe wydawane są w związku z reklamą i promocją Spółki i jej produktów oraz mają na celu zwiększenie rozpoznawalności marki, a także zwiększenie identyfikacji ze Spółką, to stwierdzić należy, że przekazanie tych gadżetów leżało w interesie Spółki.” 

Jednocześnie należy podkreślić, że stanowisko to nie jest pozbawione ryzyka. Ze względu na wymierną wartość ekonomiczną prezentów organy podatkowe mogą uznać, że świadczenie przynosi pracownikowi wymierną korzyść majątkową i zostało spełnione również w jego interesie. Z tego względu argumentacja dotycząca np. reklamowego i promocyjnego charakteru prezentów oraz ich ścisłego związku z działalnością Spółki powinna zostać odpowiednio udokumentowana. W szczególności warto opisywać akcję, w ramach której są przekazywane prezenty, wykazać, czy są oznaczone logo Spółki, mają charakter promocyjny lub są przekazywane w ramach działań employer brandingowych.  

Wariant II: darowizna 

Organy podatkowe wskazują na możliwość zakwalifikowania świadczeń na rzecz pracowników jako darowizn niepodlegających opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych pod warunkiem spełnienia następujących przesłanek: 

• są to dobrowolne świadczenia ze strony pracodawcy na rzecz pracowników,  

• wręcza je pracownikom niezależnie od rezultatów ich pracy i jej wykonywania, 

• nie mają charakteru bonusu, premii, nagrody lub innej formy wynagrodzenia za świadczoną pracę, 

• nie są uzgadniane z pracownikami i nie wynikają one z zawartych z pracownikami umów lub przyjętych przez spółkę regulaminów wynagradzania. W konsekwencji pracownicy nie mogą i nie będą mogli dochodzić wydania Upominków na podstawie żadnego stosunku prawnego ani roszczenia, ponieważ wręczanie Upominków nie jest uregulowane pisemnie w obowiązujących przepisach wewnątrzzakładowych, uchwałach oraz w umowach o pracę, 

• zasadniczo mają formę prezentów okolicznościowych, 

• brak jest ekwiwalentu ze strony obdarowanego Pracownika w postaci świadczenia wzajemnego z jego strony. 

Przykładowo w interpretacji z 14.01.2026 r. nr 0112-KDIL2-1.4011.909.2025.1.KP, organ uznał, że „Upominki są Państwa dobrowolnym świadczeniem na rzecz pracowników. Spółka wręcza je pracownikom niezależnie od rezultatów ich pracy i jej wykonywania. Przede wszystkim Upominki nie mają charakteru bonusu, premii, nagrody lub innej formy wynagrodzenia za świadczoną pracę. Upominki nie są uzgadniane z pracownikami i nie wynikają one z zawartych z pracownikami umów lub przyjętych przez Spółkę regulaminów wynagradzania. W konsekwencji pracownicy Spółki nie mogą i nie będą mogli dochodzić wydania Upominków na podstawie żadnego stosunku prawnego ani roszczenia, ponieważ wręczanie Upominków nie jest uregulowane pisemnie w obowiązujących przepisach wewnątrzzakładowych, uchwałach oraz w umowach o pracę. Upominki są finansowane ze środków obrotowych Wnioskodawcy. 

Biorąc więc pod uwagę przedstawiony we wniosku opis sprawy, powołane przepisy prawa podatkowego oraz wyrok Trybunału Konstytucyjnego z 8 lipca 2014 r., sygn. akt K 7/13, uznać należy, że przekazywanie pracownikom różnego rodzaju Upominków z okazji świąt oraz istotnych dla nich dni (np. ślubu pracownika, narodzin dziecka, przeprowadzki) co do zasady podlega opodatkowaniu podatkiem od spadków i darowizn. 

W konsekwencji, z uwagi na wyłączenie z opodatkowania na podstawie art. 2 ust. 1 pkt 3 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, wartość wręczonych pracownikom Upominków wskazanych we wniosku nie stanowi dla nich przychodu ze stosunku pracy w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.” 

Zastrzegamy jednak, że przyjęcie powyższego podejścia (przekazania prezentów w formie darowizny) również jest obarczone pewnym ryzykiem. Jak wskazano, zasadniczo przyjmuje się, że z darowizną mamy do czynienia, gdy jej przekazanie następuje jako prezent okolicznościowy. Okoliczność wręczenia prezentu w formie darowizny powinna odnosić się do okoliczności dotyczących konkretnego pracownika, a nie pracodawcy (w szczególności, jeśli prezenty wręczane będą wszystkim pracownikom).  

Jak wskazał TK w wyroku z dnia 8 lipca 2014 r., sygn. K 7/13: „W ocenie Trybunału jest oczywiste, że pracodawcy (poza wyjątkowymi sytuacjami) nie dokonują darowizn na rzecz swoich pracowników. Jednocześnie jest oczywiste, że wynagrodzenie za pracę może przybierać nie tylko pieniężną postać lecz także postać różnego rodzaju świadczeń, które - nawet nieujęte w umowie o pracę - w praktyce są postrzegane jako jego element. Gdyby się zdarzyło, że pracodawca rzeczywiście chce obdarować konkretnego pracownika, np. z okazji jubileuszu zatrudnienia wręcza mu zegarek, wówczas korzyść tę należałoby potraktować jako podlegającą ustawie z dnia 28 lipca 1983 r. o podatku od spadków i darowizn.” 

Spółka nie pełni roli płatnika podatku od darowizny. W takim przypadku wyłącznie na obdarowanym (pracowniku), ciążą obowiązki związane z prawidłowym rozliczeniem i zdeklarowaniem podstawy opodatkowania i podatku. To na pracowniku ciąży obowiązek ustalenia, czy otrzymana darowizna będzie podlegała opodatkowaniu, w tym czym wartość otrzymanych w okresie 5 lat darowizn od pracodawcy przekracza kwotę wolną od podatku, tj. 5733 zł). 

Wariant III: powstanie przychodu ze stosunku pracy 

W sytuacji, w której Spółka nie będzie w stanie wykazać, że: 

• wręczenie prezentów zostało spełnione w interesie pracodawcy, a nie pracownika (jako warunek wariantu I),  

• przekazanie voucherów nastąpiło formie darowizny na rzecz pracowników jako prezent okolicznościowy (jako warunek wariantu II),  

należy uznać, że po stronie pracowników uzyskane świadczenie stanowi przychód ze stosunku pracy. W tym przypadku Spółka powinna dokonać opodatkowania świadczeń, tj. doliczenie ich do przychodów pracowników, pobranie należnych zaliczek PIT oraz wykazanie w PIT-11.  

Jednocześnie w konkretnych okolicznościach można przeanalizować, czy do uzyskanego przychodu znajdzie zastosowanie zwolnienie z opodatkowania (np. świadczenie uzyskane w ramach działalności socjalnej, sfinansowane ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 1000 zł).