Proporcja VAT, czyli jak nie zostać „przypadkowym bankierem”

Wyobraźcie sobie Państwo taką sytuację: prowadzicie świetnie prosperującą firmę produkcyjną. Wasz świat to faktury ze stawką standardową, obniżoną, a nawet i 0% i odliczanie VAT-u od każdej złotówki. Nagle, w ramach rozwoju biznesu, zaczynacie świadczyć usługi zwolnione (np. udzielacie pożyczek grupowych lub poręczeń). Gratulacje! Właśnie weszliście do fascynującego świata proporcjonalnego odliczania VAT.

Dla wielu CFO słowo „proporcja” brzmi jak wyrok, ale z odpowiednią wiedzą da się przez to przejść bez uszczerbku na zdrowiu psychicznym.

Alokacja bezpośrednia, czyli fundament

Zanim w ogóle pomyślisz o liczeniu proporcji, musisz wykonać pracę domową z alokacji bezpośredniej. Ustawa o VAT (art. 90 ust. 1) nakłada na podatnika obowiązek przyporządkowania zakupów do konkretnego rodzaju sprzedaży. Proporcja to ostateczność, a nie ułatwienie.

Przykład 1: Alokacja w praktyce

• Zakup towarów do sklepu internetowego (23%) odliczasz 100% VAT.
• Wynajem sali na szkolenia zwolnione z VAT odliczasz 0% VAT.
• Koszty zarządu, biura i serwerów (wspólne dla całej firmy) tu wkracza proporcja.

Nowy gracz: Start sprzedaży mieszanej (Pożegnanie z protokołami)

To tutaj Slim VAT 3 przyniósł prawdziwą rewolucję. Jeśli zaczynasz sprzedaż mieszaną w trakcie roku, nie musisz już prosić Naczelnika Urzędu Skarbowego o wydanie protokołu z uzgodnioną proporcją.

Jak to wygląda teraz?

1. Sam ustalasz szacunek: Przyjmujesz proporcję na podstawie własnej, rzetelnej prognozy obrotów.
2. Informujesz w terminie złożenia JPK: Informację o przyjęciu proporcji szacunkowej przesyłasz w terminie złożenia deklaracji JPK_V7 za okres, w którym pierwszy raz ją zastosowałeś.

Matematyka na usługach biznesu

Gdy alokacja zawodzi, stosujemy wzór:
W = (Roczny obrót dający prawo do odliczenia w poprzednim roku)/(Całkowity obrót w poprzednim roku) x100%

Czego NIE wliczamy do proporcji?

Tutaj łatwo o błąd. Mianownik wskaźnika to nie jest po prostu „cały obrót z JPK”. Zgodnie z art. 90 ust. 5 i 6 ustawy o VAT, przy wyliczaniu proporcji ignorujemy:

1. Sprzedaż środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych podlegających amortyzacji (np. sprzedaż używanego auta firmowego czy maszyny).
2. Transakcje pomocnicze w zakresie nieruchomości oraz usług finansowych (np. incydentalne pożyczki, o ile nie stanowią one głównej działalności).
3. Czynności niepodlegające VAT (np. dywidendy, subwencje „na dany cel” niebędące dopłatą do ceny).

Przykład 2: Spółka „Alfa”

Obrót opodatkowany w 2025 r. : 800 000 PLN, obrót zwolniony w 2025 r.: 200 000 PLN.

Proporcja na rok 2026: 80%. Od zakupów „mieszanych” odliczasz tylko 8/10 podatku.

Pułapka „pomocniczości”

Czy każda pożyczka musi psuć Twoje odliczenie? Nie, jeśli wykażecie jej pomocniczy charakter (art. 90 ust. 6 ustawy).

Kluczowe wsparcie w orzecznictwie:

• NSA w wyroku z 22 stycznia 2025 r., I FSK 1428/21: o pomocniczym charakterze usług świadczą takie okoliczności jak: a) usługi zabezpieczenia ceny energii elektrycznej nie są charakterystyczne dla prowadzonej przez spółkę działalności polegającej na produkcji i sprzedaży; b) skala ewentualnego obrotu wygenerowanego przez ww. transakcje, który stanowi ułamek całego obrotu osiąganego przez spółkę, na poziomie pół promila; c) znikome zaangażowanie aktywów (zasobów finansowych i osobowych) spółki do świadczenia przedmiotowych usług.
• Dyrektor KIS (0113-KDIPT1-2.4012.175.2025.1.JS): Incydentalne pożyczki (np. dwie w ciągu 5 lat) przy znikomym przychodzie pomijamy w mianowniku.

Środki trwałe i nieruchomości – VAT-owski maraton

Przy dużych zakupach monitorujemy przeznaczenie majątku przez lata (tzw. korekta wieloletnia):

• Nieruchomości: Okres korekty to 10 lat (co roku korygujemy 1/10 VAT).
• Pozostałe środki trwałe (> 15 000 PLN): Okres korekty to 5 lat (co roku korygujemy 1/5).

Przykład 3: Maszyna za 200 000 PLN netto (46 000 PLN VAT)

Wstępna proporcja: 80%. Po roku ostateczna: 90%.

Roczna część korekty to 1/5 x 46 000 = 9 200. Różnica 10% w proporcji daje Ci prawo do „do-odliczenia” 920 PLN w deklaracji za styczeń kolejnego roku.

Slim VAT 3: Bonus 98% i brak korekty rocznej

Jeśli Twoja proporcja wyniesie np. 98,2%, a kwota VAT niepodlegająca odliczeniu w skali roku nie przekroczy 10 000 PLN, możesz przyjąć 100% odliczenia. To realne ułatwienie – wcześniej ten limit wynosił zaledwie 500 zł. Z kolei przy proporcji poniżej 2%, uznajemy, że wynosi ona 0%.

Dodatkowo, dzięki pakietowi Slim VAT 3, jeżeli proporcja wstępna (przyjęta na początku roku), a ta faktycznie wynikająca z danych po zamknięciu roku nie różni się o więcej niż 2 pp (a w przypadku jeżeli proporcja faktyczna jest mniejsza od wstępnej dodatkowo różnica pomiędzy nimi nie przekracza 10.000 zł), podatnik nie musi w deklaracji za styczeń roku następnego dokonywać tzw. korekty rocznej.

Podsumowanie dla CFO i Księgowych:

1. Wymuszaj alokację: Każda faktura przypisana bezpośrednio to czysty zysk i brak problemów przy korekcie.
2. Analizuj pomocniczość: Nie pozwól, by incydentalne odsetki zaniżyły Twoje odliczenie.
3. Monitoruj sprzedaż: Jeśli zaczynasz sprzedaż mieszaną, czas na przygotowanie się do rozliczania proporcjonalnego.

Proporcja VAT nie musi być horrorem, o ile podejdziesz do niej z odpowiednią strategią i rzetelnym arkuszem w Excelu.

Jeśli potrzebujesz pomocy przy rozliczeniu VAT lub rocznej korekcie proporcji, skontaktuj się ze mną.