Refaktura a zwrot kosztów

W praktyce podatnicy często stają przed dylematem czy z tytułu rozliczeń z kontrahentem wystawić fakturę, czy notę obciążeniową. Samo przeniesienie na inny podmiot kosztów poniesionych przez podatnika nie stanowi czynności podlegającej opodatkowaniu. Na gruncie ustawy o VAT należy jednak rozróżnić tzw. zwrot kosztów (nie podlega VAT) od odsprzedaży (podlega VAT).   

Refaktura - odsprzedaż  

Zgodnie z art. 8 ust. 2a ustawy o VAT w przypadku gdy podatnik, działając we własnym imieniu, ale na rzecz osoby trzeciej, bierze udział w świadczeniu usług, przyjmuje się, że ten podatnik sam otrzymał i wyświadczył te usługi. 

Chodzi o sytuację, w której podmiot B nabywa świadczenie od podmiotu A i odsprzedaje je (lub jego część) podmiotowi C. Wówczas mamy do czynienia ze zdarzeniem podlegającym opodatkowaniu – nie jest to tzw. zwrot kosztów pozostający poza VAT.  

Zwrot kosztów 

Stosownie do art. 29a ust. 7 pkt 3 ustawy o VAT podstawa opodatkowania nie obejmuje otrzymanych od nabywcy lub usługobiorcy jako zwrot udokumentowanych wydatków poniesionych w imieniu i na rzecz nabywcy lub usługobiorcy i ujmowanych przejściowo przez podatnika w prowadzonej przez niego ewidencji na potrzeby podatku.  

Zwrot kosztów, o którym mowa w art. 29a ust. 7 pkt 3 ustawy o VAT dotyczy sytuacji, w której podatnik dokonuje tylko płatności odnośnie transakcji, której stroną jest osoba trzecia. Chodzi np. o sytuację, w której podmiot A wystawia fakturę na podmiot B, należność z tej faktury reguluje podmiot C; wówczas podmiot B zwraca podmiotowi C wydatki poniesione w imieniu podmiotu B przez podmiot C. 

Kiedy które?  

Należy zatem odróżnić sytuację, o której mowa w art. 8 ust. 2a ustawy o VAT (odsprzedaż usługi) od tzw. zwrotu kosztów (art. 29a ust. 7 pkt 3 ustawy o VAT): 

• art. 8 ust. 2a ww. ustawy dotyczy sytuacji, w której podatnik działa we własnym imieniu ale na rzecz osoby trzeciej (faktura jest wystawiana przez podmiot A na podmiot B, a następnie podmiot B wystawia fakturę na podmiot C); 

• art. 29a ust. 7 pkt 3 ww. ustawy dotyczy sytuacji, w której podatnik dokonuje tylko płatności odnośnie transakcji, której stroną jest osoba trzecia.   

Jak wskazał przykładowo DKIS w interpretacji z dnia 05.06.2026 r., nr 0114-KDIP4-3.4012.191.2026.6.DS: Podstawowym warunkiem zastosowania wyłączenia określonego w art. 29a ust. 7 pkt 3 ustawy jest działanie podatnika w imieniu i na rachunek usługobiorcy. W tej sytuacji usługodawca "niejako "reguluje płatność za usługobiorcę", a otrzymane przez niego od usługobiorcy środki pieniężne na pokrycie opłat uiszczanych w imieniu i na rzecz usługobiorcy, nie stanowią wynagrodzenia z tytułu czynności podlegającej opodatkowaniu VAT. Zwrot tego typu kosztów na rzecz usługodawcy nie powoduje konsekwencji w zakresie podatku VAT, gdyż nie stanowi on wynagrodzenia z tytułu wykonania czynności objętej VAT. Natomiast jeżeli podatnik działa we własnym imieniu, lecz na rachunek swojego klienta (usługobiorcy), to przepis ten nie znajduje zastosowania.(…) Należy również mieć na uwadze, że aby otrzymana przez podatnika kwota stanowiła zwrot wydatków poniesionych w imieniu i na rachunek usługobiorcy, nie może ona stanowić należności lub kosztów dodatkowych, które w myśl art. 29a ust. 1 i 6 ustawy, należy uwzględnić w podstawie opodatkowania podatkiem VAT.  

Dla prawidłowego zakwalifikowania rozliczenia (odsprzedaż / zwrot kosztów) konieczne jest zidentyfikowanie charakteru danej płatności, tj. czy ma ona charakter wynagrodzenia.