Towar czeka w magazynie, a fiskus już liczy VAT. EXW pod lupą skarbówki

Fakturę wystawiliście w kwietniu. Towar wyjechał z placu dopiero w lipcu. Dział sprzedaży wzrusza ramionami: „Umowa jest EXW, więc to już problem kupującego”. Księgowość wie jednak, że problem VAT-owski wcale się wraz z fakturą nie kończy. Na szczęście Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji z 31 lipca 2026 r. (sygn. 0111-KDIB3-3.4012.201.2026.1.PJ) rozjaśnił trzy typowe sytuacje z życia magazynu – i warto je znać, zanim zrobi to kontrola skarbowa. 

Scenariusz 1: towar dla kontrahenta z UE leży w magazynie ponad 3 miesiące 

Problem: Produkujecie towar dla klienta z Niemiec. Warunki to EXW. Zgłaszacie gotowość do odbioru, wystawiacie fakturę, klient płaci – a ciężarówka pojawia się pod bramą dopiero po 90 dniach. Kiedy powstaje obowiązek podatkowy i czy to już WDT? 

Co mówi KIS: Obowiązek podatkowy powstaje w dacie udostępnienia towaru do odbioru (art. 19a ust. 1 ustawy o VAT) – to wtedy, zgodnie z orzecznictwem TSUE (C-320/88), dochodzi do przeniesienia „władztwa ekonomicznego”, czyli prawa do rozporządzania towarem jak właściciel. Fizyczny transport nie ma tu znaczenia. 

Konsekwencja praktyczna: Skoro w dacie powstania obowiązku podatkowego towar fizycznie nie przekroczył granicy i nie macie jeszcze dokumentów wywozowych, nie rozpoznajecie WDT. Wykazujecie dostawę krajową ze stawką właściwą w Polsce. Gdy kontrahent w końcu odbierze towar i skompletujecie dokumenty z art. 42 ustawy o VAT, robicie korektę – za okres, w którym powstał obowiązek podatkowy (albo data faktury, albo 15. Dzień miesiąca następującego po wywozie towaru, w zależności od tego, które ze zdarzeń było pierwsze) – i przechodzicie na stawkę 0% WDT (art. 42 ust. 12a). Podwójna robota, ale neutralność VAT zachowana. 

Scenariusz 2: krajowy nabywca zapomniał odebrać zamówienie 

Problem: Sytuacja analogiczna, ale kupujący to polska firma. Towar czeka na placu kilka miesięcy. Czy data faktycznego odbioru ma znaczenie dla VAT? 

Co mówi KIS: Nie. Przy EXW data załadunku na tira klienta nie ma znaczenia – liczy się dzień, w którym poinformowaliście kontrahenta, że towar czeka do jego dyspozycji. Od tego momentu nie przechowujecie już swojego majątku, lecz towar cudzy, i to ten dzień otwiera okres rozliczeniowy dla dostawy krajowej. 

Scenariusz 3: dostawa była na EXW, ale jednak… wy wieziecie 

Problem: Udostępnienie zgłoszone, faktura wystawiona, obowiązek podatkowy powstał. Po dwóch miesiącach klient prosi o dowóz towaru waszym transportem. Czy to cofa moment dostawy? 

Co mówi KIS: Nie – i to jeden z ciekawszych wątków interpretacji. Zmiana ustaleń po dacie udostępnienia nie resetuje momentu powstania obowiązku podatkowego dla dostawy towaru. Organizacja transportu na późniejszym etapie to odrębna usługa (art. 8 ust. 1 ustawy o VAT), fakturowana i rozliczana osobno – jej kosztu nie wolno doklejać do podstawy opodatkowania towaru (art. 29a ust. 6), skoro pierwotna umowa transportu nie przewidywała. 

Ściągawka dla działu księgowego 

• Dowód poinformowania klienta (mail, awizo, potwierdzenie z ERP) to dokument, który wyznacza datę sprzedaży w VAT przy EXW – zadbajcie, by był w aktach każdej transakcji. 

• Ewidencja towarów cudzych: od dnia zgłoszenia EXW towar na waszym placu ekonomicznie nie jest już wasz – warto prowadzić pozabilansową ewidencję magazynową dla takich pozycji. 

• Kalendarz korekt WDT: korekta z dostawy krajowej na WDT 0% po kilku miesiącach jest w pełni legalna, ale wymaga pilnowania kompletu dokumentacji przewozowej i terminu jej otrzymania. 

• Rozdzielcie faktury: jeśli transport dochodzi już po dostawie, wystawcie na niego odrębną pozycję/fakturę – nie dopisujcie go do wartości towaru z mocą wsteczną. 

Reguła EXW bywa nazywana najprostszą z Incoterms, ale prostota logistyczna nie idzie w parze z prostotą podatkową. Przy każdej takiej transakcji warto zadać sobie jedno pytanie: kto, kiedy i na jakiej podstawie mógł odebrać towar – bo od odpowiedzi zależy nie tylko data na fakturze, ale i to, czy za pół roku nie czeka nas maraton korekt. 

Wiemy, że to niełatwy temat 

Jeśli czytając powyższe scenariusze poczuliście lekki niepokój, bo w Waszej firmie transakcje EXW to codzienność, a pewności co do dat i dokumentacji – już mniej, to zupełnie naturalna reakcja. Ten temat potrafi się mścić dopiero przy kontroli, gdy korekt trzeba szukać wstecz, a dowodów już nie ma. 

Dlatego w LTCA stworzyliśmy smartAudyt – rozwiązanie, które szybko i precyzyjnie prześwietla Wasze transakcje pod kątem ryzyk podatkowych, w tym właśnie momentu powstania obowiązku podatkowego przy dostawach na warunkach Incoterms. Zamiast zgadywać, gdzie mogą czaić się luki, dostajecie konkretną mapę ryzyk i rekomendacje, co poprawić, zanim zrobi to za Was urząd skarbowy. Skontaktujcie się z nami – sprawdzimy, jak to wygląda u Was.