Umowa o zachowaniu poufności – czy warto ją zawierać?

W realiach współczesnego obrotu gospodarczego informacja staje się jednym z najcenniejszych zasobów przedsiębiorstwa. Bazy klientów, know-how, strategie rozwoju czy dokumentacja techniczna to elementy, których ujawnienie może poważnie zagrozić pozycji rynkowej firmy. Właśnie dlatego coraz częściej stosuje się umowy o zachowaniu poufności, zwane powszechnie jako NDA (ang. Non-Disclosure Agreement). Celem takiej umowy jest prawne zabezpieczenie interesów podmiotu udostępniającego wrażliwe dane przed ich bezprawnym ujawnieniem lub wykorzystaniem przez osoby, które takie dane uzyskują, czy to w ramach umowy o pracę, umowy o współpracy, czy też jako kontrahenci danego przedsiębiorstwa.

Czym jest umowa o zachowaniu poufności?

Umowa o zachowaniu poufności to zobowiązanie jednej lub obu stron do nieujawniania określonych informacji osobom trzecim oraz do niewykorzystywania ich w sposób sprzeczny z ustalonym celem.

Może mieć charakter:

• jednostronny – obowiązek poufności spoczywa tylko na jednej stronie,
• dwustronny (wzajemny) – obie strony zobowiązują się do zachowania poufności.

W polskim prawie brak jest jednej, szczegółowej regulacji dotyczącej umowy o zachowaniu poufności. Umowa taka opiera się na zasadzie swobody umów (art. 353¹ Kodeksu cywilnego) oraz na przepisach o ochronie tajemnicy przedsiębiorstwa zawartych w ustawie o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji.

Elementy, które powinna zawierać umowa o zachowaniu poufności (NDA)

Aby umowa o poufności była skuteczna, powinna precyzyjnie określać:

1. Definicję informacji poufnych – co konkretnie podlega ochronie (np. dane techniczne, handlowe, finansowe).
2. Zakres obowiązku poufności – czego nie wolno robić z informacjami (ujawniać, kopiować, wykorzystywać).
3. Czas trwania zobowiązania – może trwać  odpowiednio w trakcie współpracy, jak i również po jej zakończeniu.
4. Wyjątki – sytuacje, w których ujawnienie informacji jest dopuszczalne (np. obowiązek wynikający z przepisów prawa).
5. Sankcje za naruszenie – kary umowne lub odszkodowanie za ujawnienie infomacji.
6. Sposób zwrotu lub zniszczenia nośników danych po zakończeniu współpracy.

Umowa  o zachowaniu poufności w relacjach pracodawca–pracownik

W stosunku pracy obowiązek zachowania poufności wynika już z Kodeksu pracy (art. 100 § 2 pkt 4) oraz z ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji.

Pracodawca może jednak dodatkowo zawrzeć z pracownikiem odrębną umowę NDA. Zawarcie takiej umowy jest o tyle celowe, że można w niej określić również zakaz ujawniania informacji poufnych, które nie stanowią Tajemnicy Przedsiębiorstwa w rozumieniu ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji oraz umowa ta może obejmować również zakaz ujawniania informacji poufnych również po ustaniu zatrudnienia.

W odróżnieniu od zakazu konkurencji po ustaniu stosunku pracy, obowiązek poufności nie wymaga wypłaty wynagrodzenia, o ile nie ogranicza pracownikowi możliwości zarobkowania.

Dlaczego warto zawrzeć umowę o zachowaniu poufności?

Realne korzyści płynące z umowy o poufności obejmują przede wszystkim:

• formalne i precyzyjne określenie, jakie informacje są chronione i jakich informacji druga strona nie może ujawniać;
• wzmocnienie ochrony przewidzianej w przepisach ustawowych, w szczególności poprzez ustanowienie kar umownych za ujawnianie informacji poufnych;
• możliwość egzekwowania kary umownej bez konieczności udowadniania wysokości szkody, w przypadku ujawnienia przez stronę obowiązaną do zachowania poufności informacji poufnych.

Podsumowanie

Umowa o zachowaniu poufności jest narzędziem prostym, a jednocześnie skutecznym w ochronie kluczowych interesów przedsiębiorstwa.

Choć pewne elementy ochrony informacji wynikają już z przepisów prawa, to umowa o zachowaniu poufności pozwala dostosować zasady poufności do specyfiki danej współpracy i ułatwia dochodzenie roszczeń w razie naruszenia.

Z punktu widzenia bezpieczeństwa biznesu umowę o poufności warto zawierać zarówno w relacjach z kontrahentami, jak i z pracownikami i współpracownikami. Umowę o zachowaniu poufności warto również powiązać z ewentualnym zakazem konkurencji poprzez ustanowienie zakazu wykorzystywania informacji poufnych do prowadzenia działalności konkurencyjnej.