Utracona kaucja za opakowania kaucyjne jako koszt uzyskania przychodów w CIT

Wniosek o wydanie interpretacji indywidulanej złożyła podatkowa grupa kapitałowa. Spółki wchodzące w skład tej grupy nabywają napoje w opakowaniach objętych systemem kaucyjnym (butelki szklane, PET, puszki), w związku z obowiązkami BHP, zapewnieniem warunków pracy oraz realizacją umów. W momencie zakupu napojów spółki płacą kaucję, która jest zwrotna, jednak zdarzają się sytuacje, gdy z przyczyn niezależnych od spółki (zniszczenie, zagubienie, zabrudzenie opakowań) nie ma możliwości odzyskania kaucji. Utracona kaucja jest ujmowana w księgach rachunkowych jako koszt. 

Wyjaśniono, że zdarzają się sytuacje, gdy z przyczyn niezależnych od Spółki, nie ma ona możliwości odzyskania kaucji zapłaconej przy zakupie napojów, np. w związku ze zniszczeniem/zabrudzeniem/zagubieniem/ fizycznym brakiem opakowań kaucjonowanych (dalej jako "utracona kaucja"). Regulacje prawne wprowadzające system kaucyjny obligują natomiast do zwrotu opakowań w stanie nienaruszonym, tj. nieuszkodzonych, z czytelnym kodem kreskowym i etykietą. W takich przypadkach zachodzi konieczność rozliczenia przez Spółkę niezwróconych opakowań kaucjonowanych. 

W związku z powyższym, Spółka/Spółki okresowo ustalają ilości opakowań kaucjonowanych, w odniesieniu do których definitywnie utraciły prawo do otrzymania zwrotu kaucji. Zapłacona kaucja od ww. opakowań (utracona kaucja) spisywana jest wówczas w księgach rachunkowych Spółki w ciężar kosztów, pomniejszając wynik finansowy Spółki. 

W interpretacji indywidualnej z dnia 30 lipca 2026 r., nr 0111-KDIB1-3.4010.292.2026.1.AN, Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej zgodził się ze stanowiskiem wnioskodawcy, że: 

• Opisane we wniosku wydatki Spółki na zakup napojów (obejmujące zarówno cenę zakupu napoju jak też kwotę kaucji) związane są z prowadzoną przez Spółkę działalnością. Jak wskazano bowiem we wniosku, zakup napojów (a tym samym obowiązek ponoszenia kosztów kaucji) wynika z konieczności realizacji przepisów BHP, umów zawartych przez Spółkę z innymi podmiotami, a także funkcjonowaniem przedsiębiorstwa zgodnie z powszechnie przyjętymi standardami prowadzenia działalności. 

• Nie znajdzie tu zastosowania art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, wyłączający z kosztów podatkowych wydatki o charakterze reprezentacyjnym. W analizowanej sprawie zakup napojów związany jest natomiast z prawidłowym funkcjonowaniem Spółki i służy zapewnieniu podstawowych warunków pracy i/lub spotkań służbowych w miejscu wykonywania pracy.  

• wydatki na napoje (w tym obowiązkowa kaucja) mają na celu prowadzić do zachowania i zabezpieczenia źródła przychodów Spółki i kwalifikowane powinny być jako koszty związane z ogólnym funkcjonowaniem Spółki. W związku z tym, koszty te należy rozpoznać jako koszty uzyskania przychodów inne niż bezpośrednio związane z przychodem, które zgodnie z art. 15 ust. 4d oraz ust. 4e ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, potrącalne są w dacie ich poniesienia, tj. w dniu ujęcia ich w księgach rachunkowych jako koszt. 

• Wydatek poniesiony na kaucję może być uznany przez Spółkę za koszt uzyskania przychodów dopiero w momencie, gdy zwrot kaucji jest definitywnie niemożliwy i dochodzi do ostatecznej utraty przez Spółkę środków z zapłaconej kaucji. Zatem Spółka powinna rozpoznać koszt uzyskania przychodu zgodnie z art. 15 ust. 4d ustawy o CIT, tj. jednorazowo w dacie, w której koszt zostanie ujęty w księgach rachunkowych. 

Warto również dodać, że powyższe zasady kwalifikacji kaucji do kosztów uzyskania przychodów zostały potwierdzone przez Ministerstwo Finansów w informacji Ministerstwa Finansów przekazywana do mediów na zapytania dziennikarzy z 29.04.2026 r., nr 689061, która udostępniona jest w systemie eureka.  

W piśmie tym, Minister Finansów wskazuje, że „w przypadku gdy poniesiony przez przedsiębiorcę wydatek z tytułu zapłaconej kaucji, która z określonych powodów nie może zostać zwrócona podatnikowi, spełnia warunki dla uznania jej za koszt podatkowy w rozumieniu art. 22 ust. 1 ustawy PIT (z zastrzeżeniem art. 23 tej ustawy) oraz art. 15 ust. 1 ustawy CIT (z zastrzeżeniem art. 16 tej ustawy), to może być uwzględniony w kosztach uzyskania przychodów. 

Prawidłowa ocena możliwości zaliczenia tego typu wydatków do kosztów uzyskania przychodów, jest możliwa wyłącznie po ustaleniu wszystkich okoliczności faktycznych towarzyszących indywidualnej sprawie. Dopiero po dokonaniu takiej oceny można również, w warunkach konkretnej sprawy, rozpatrywać ewentualną datę poniesienia omawianych wydatków.”