VAT neutralny jak Szwajcaria? O świętym prawie do odliczenia, którego fiskus nie może Ci odebrać

W idealnym świecie VAT jest jak duch: przechodzi przez Twoją firmę, nie zostawiając śladu na Twoim koncie. To zasada neutralności – fundament europejskiego systemu od wartości dodanej. W praktyce jednak, między fakturą a odliczeniem, fiskus rozstawił tor przeszkód pełen pułapek, interpretacji i słynnego „art. 88”. Sprawdźmy, jak przejść przez to pole minowe i nie stracić ani złotówki. 

Fundament, czyli dlaczego Szwajcaria? 

Szwajcaria słynie z neutralności, a VAT – w teorii – powinien brać z niej przykład. Zasada neutralności oznacza, że podatek ten ma obciążać wyłącznie konsumenta końcowego, a nie przedsiębiorcę. Ty, jako podatnik, jesteś tylko darmowym inkasentem pracującym dla Skarbu Państwa. W zamian za tę niewdzięczną rolę, masz „święte prawo” do odliczenia podatku naliczonego przy zakupach. 

Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej wielokrotnie przypominał polskim organom: prawo do odliczenia jest integralną częścią mechanizmu VAT i co do zasady nie może być ograniczane. Brzmi pięknie? Pora na „ale”. 

Kiedy Szwajcaria przestaje być neutralna? (Art. 88 u.p.t.u.) 

Podstawowym warunkiem odliczenia jest związek , choćby pośredni, z działalnością opodatkowaną VAT. Ale to nie wszystko. Nasza ustawa o VAT zawiera listę sytuacji, w których fiskus mówi: „Widzę fakturę, ale odliczenia nie dam”. To między innymi słynny artykuł 88. 

Mamy tutaj przede wszystkim pewien logiczny fikołek – faktury wystawione przez podmioty nieistniejące, albo nie dokumentujące faktycznych transakcji. Zwracałem już na to uwagę we wcześniejszych publikacjach – jeśli pojawia się w naszych rozliczeniach „pusta faktura”, trudno będzie nam się wybronić – brak prawa do odliczenia, sankcja 100%, kks w maksymalnym wymiarze, a czasem też zbrodnia vat-owska. 

Spory ból głowy budzą usługi gastronomiczne i noclegowe. Jeśli zaprosisz klienta do restauracji, VAT z rachunku jest dla Ciebie kosztem, ale nie odliczeniem. Jeśli jednak zamówisz catering do biura na całodniowe warsztaty – droga do odliczenia się otwiera. Dlaczego? Bo catering to usługa dostarczenia posiłków, a nie „usługa gastronomiczna” w rozumieniu ustawy. Subtelne? Tak. Kluczowe dla portfela? Absolutnie. 

VAT vatowi nie równy 

Pamiętaj, że odliczeniu w Polsce może podlegać tylko taki podatek VAT, który „słusznie” wykazany został na polskiej fakturze. Co to oznacza w praktyce? W dobie globalnej gospodarki może wpaść w Twoje ręce faktura zakupowa z zagranicznym VAT – w takim wypadku nie możesz go odliczyć w polskiej deklaracji (pozostaje jeszcze droga wniosku o zwrot bezpośredni). Dalej, z uwagi na zasadę terytorialności VAT, niektóre transakcje, choć wykonywane między polskimi podatnikami, nie podlegają opodatkowaniu w Polsce (przykład – usługi związane z nieruchomościami). W takich sytuacjach, jeśli Twój dostawca wystawi fakturę z VAT, który nie powinien być na tej fakturze wskazany – podatku nie odliczysz.   

Generalnie więc – odliczeniu podlega tylko taki podatek, który faktycznie powinien na tej fakturze być uwzględniony. Transakcje zwolnione z VAT (uwaga na nieruchomości), niepodlegające opodatkowaniu w Polsce – nie dają prawa do odliczenia. Drobna uwaga: jeśli Twój dostawa pomylił się w stawce podatku – masz prawo odliczyć tyle, ile jest na fakturze.  

Faktura to nie wszystko. Szukamy „materialnych dowodów życia” 

W ostatnich latach fiskus przestał wierzyć „na słowo” fakturom za tzw. usługi niematerialne. Doradztwo, marketing, zarządzanie – to dla kontrolerów słowa-klucze wyzwalające instynkt łowiecki. 

Jeśli odliczasz VAT z faktury za „doradztwo strategiczne” na 50 tys. złotych, a jedynym śladem tej usługi jest sama faktura, masz problem. Naczelnego Sądu Administarcyjnego i Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej są tu zgodni: musisz umieć udowodnić, że usługa faktycznie istniała. Protip dla przedsiębiorcy: Zbieraj e-maile, raporty, prezentacje, a nawet zrzuty ekranu z kampanii reklamowych. W świecie VAT-u screen z Facebooka może być wart więcej niż podpis prezesa na umowie. 

Co jeśli sprzedawca „zapomniał” o obowiązkach? 

Częstym straszakiem jest sytuacja, w której sprzedawca nie odprowadził VAT-u lub nie był zarejestrowany. Czy to Twoja wina? Zasadniczo nie, o ile dochowałeś należytej staranności. Sprawdzenie kontrahenta na Białej Liście to absolutne minimum. Jeśli Twój dostawca to firma „krzak” z siedzibą w wirtualnym biurze, a Ty kupujesz od niego 10 tirów elektroniki za połowę ceny rynkowej, zasada neutralności Cię nie obroni. Ale jeśli grałeś czysto, a sprzedawca okazał się oszustem,  Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej stoi po Twojej stronie (słynny wyrok w sprawie Kittel). 

Podsumowanie: Jak zachować spokój i VAT? 

Aby Twoja firma pozostała neutralna jak Szwajcaria, musisz pamiętać o kilku zasadach: 

1. Związek z biznesem: Każdy zakup musi mieć (choćby pośredni) związek z Twoją działalnością opodatkowaną. 
2. Odliczenia nie dają transakcje zwolnione z VAT albo niepodlegające opodatkowaniu. 
3. Obowiązek podatkowy: nie odliczaj VAT przed dniem, w którym obowiązek podatkowy powstał u sprzedawcy. 
4. Dokumentacja to król: Faktura! Ale też dowody wykonania usług 
5. Weryfikacja: Biała lista to Twój najlepszy przyjaciel. 
6. Znajomość wyjątków: Pamiętaj o samochodach i nieszczęsnej gastronomii. 

VAT bywa skomplikowany, ale prawo do jego odliczenia to nie przywilej – to Twoje prawo wynikające z samej konstrukcji tego podatku. Walcz o nie, dokumentuj mądrze i nie daj się zastraszyć rygorystycznym interpretacjom, bo za Tobą stoją wyroki Trybunału. 

Chcesz sprawdzić, czy Twoje faktury za usługi doradcze przejdą kontrolę? Skontaktuj się ze mną – przygotujemy dla Ciebie audyt "materializacji usług" i pomożemy uszczelnić procedury odliczeń!