🛏️ Wynajem mieszkań dla pracowników, a możliwość odliczenia podatku od towarów i usług

Kwatery dla obcokrajowców ✈️ 

Zapewnianie zakwaterowania zatrudnianym osobom pochodzącym zza granicy w celu zachęcenia ich do podjęcia współpracy jest powszechną strategią wielu polskich przedsiębiorstw. Firmy wynajmują mieszkania lub nawet całe domy w okolicach swojej siedziby lub w pobliżu miejsc realizacji zadań na rzecz kontrahentów, a następnie nieodpłatnie udostępniają je zleceniobiorcom i pracownikom. Jest to istotna praktyka, ponieważ brak benefitu w postaci bezpłatnego zakwaterowania dla obcokrajowców przyjeżdżających do Polski z m.in. z Ukrainy, Białorusi czy Mołdawii mógłby generować problemy z rekrutacją.  

Wydawałoby się, że związek wydatków ponoszonych z tytułu wynajmu lokali/budynków na potrzeby zatrudnianych osób z prowadzoną działalnością gospodarczą jest w takiej sytuacji aż nadto widoczny. Czy jednak wystarczający, aby organy podatkowe zgodziły się na możliwość odliczenia podatku od towarów i usług z faktur otrzymywanych za najem, prąd i inne media? 

Na przestrzeni 2025 roku kwestia ta była przedmiotem kilku interpretacji indywidualnych Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, jak i wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gdańsku z dnia 19 lutego 2025 roku, sygn. I SA/Gd 880/24. Większość z nich jest korzystna dla podatników jednak wśród nich trafiła się także interpretacja, w której organ podatkowy odmówił firmie prawa do odliczenia. Przyjrzyjmy się im poniżej. 👇️ 

Wyrok pozytywny ⚖️ 

Rozważania rozpoczniemy od rozstrzygnięcia wydanego przez Wojewódzki Sąd Administracyjny w Gdańsku. Sąd rozpatrzył w nim skargę spółki na interpretację Organu podatkowego, w której Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej wskazał, że nie ma ona prawa do odliczenia naliczonego podatku od towarów i usług od wynajmu mieszkań dla obcokrajowców m.in. z Ukrainy, Białorusi, Mołdawii, Nepalu zatrudnionych do wykonywania prac magazynowych. Organ uzasadnił swoje stanowisko wskazując, że udostępnianie lokali mieszkalnych pracownikom stanowi nieodpłatne świadczenie usług związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą (niepodlegające opodatkowaniu VAT). Natomiast podatnik może skorzystać z prawa do odliczenia podatku naliczonego wyłącznie, gdy występuje związek wydatków z wykonywanymi czynnościami opodatkowanymi. 

W interpretacji indywidulanej z dnia 23 sierpnia 2024 roku, nr 0112-KDIL1-3.4012.265.2024.2.MR, Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej nie podzielił stanowiska spółki jakoby konieczność wynajmu mieszkań wynikająca z wykonywania przez pracowników obowiązków w wybranych lokalizacjach na terenie całej Polski wskazywała na związek z czynnościami podlegającymi opodatkowaniu, choć przedsiębiorstwo argumentowało, że brak zapewnienia osobom zatrudnionym bezpłatnego zakwaterowania mógłby generować problemy z rekrutacją, co z kolei uniemożliwiłoby osiąganie przychodów.  

W wyroku wydanym w następstwie zaskarżenia powyższej interpretacji Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, dnia 19 lutego 2025 roku, sygn. I SA/Gd 880/24, Wojewódzki Sąd Administracyjny w Gdańsku orzekł, że przedmiotem działania spółki będzie korzystanie z cudzej pracy i oferowanie jej jako pewnego rodzaju produktu, usługi. Jest to zatem źródło uzyskiwania przychodów z prowadzonej przez spółkę działalności. Działalność tego rodzaju jest specyficzna i musi być odpowiednio zabezpieczona co obejmuje m.in. zakwaterowanie, bezpieczeństwo, właściwe i godne warunki dla osób, których praca pozyskiwana jest przez spółkę z różnych odległych miejsc. W związku z tym podmiot ma prawo do odliczenia podatku przy wynajmie lokali w celu nieodpłatnego udostępnienia ich zleceniobiorcom.  

Interpretacja pozytywna 👍 

Następnie przyjrzyjmy się pozytywnemu stanowisku Organu podatkowego, który przyznał spółce prawo do odliczenia naliczonego podatku od towarów i usług z faktur otrzymywanych za wynajem lokali/domów dla obcokrajowców m.in. z Ukrainy, Mołdawii czy Rosji zatrudnionych do wykonywania prac, w których zakres wchodzi np. obsługa maszyn, uczestnictwo w procesie produkcji, pakowania i magazynowania. Brak zaoferowania przez spółkę zakwaterowania znacząco zmniejszałby szanse na znalezienie odpowiednio wykwalifikowanego personelu, tym samym narażając na szwank uzyskiwanie przychodów z działalności gospodarczej (sytuacja jest więc bardzo podobna do poprzedniej). 

W interpretacji indywidualnej z dnia 2 kwietnia 2025 roku, nr 0113-KDIPT1-2.4012.666.2019.8.KW, Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej (w związku z wyrokiem Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 8 listopada 2024 r. sygn. akt I FSK 789/21), wskazał, że nieodpłatne udostępnianie lokali jest środkiem do realizacji rzeczywistego i bezpośredniego celu, jakim jest prowadzenie działalności gospodarczej przez spółkę. Gdyby nie oferowała ona pracownikom i zleceniobiorcom możliwości zakwaterowania, szansa na znalezienie odpowiednio wykwalifikowanych pracowników i zleceniobiorców, a co za tym idzie, szansa na zwiększenie przychodów w przyszłości, znacząco zmalałaby. Należy więc dostrzec pośredni związek ponoszonych przez pracodawcę wydatków z całokształtem prowadzonej przez niego działalności gospodarczej. W świetle powyższego, spółce przysługuje prawo do odliczenia naliczonego podatku od towarów i usług z faktur dokumentujących usługi najmu oraz opłaty za media. 

Stanowisko negatywne 👎️ 

Pomimo korzystnych dla podatników wyroków sądów administracyjnych, organom podatkowym dalej zdarza się kwestionować możliwość odliczenia podatku naliczonego od wynajmu mieszkań dla pracowników. W tej kwestii Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej zajął negatywne stanowisko m.in. w sprawie spółki, która w celu rozwoju swojej działalności i zapewnienia sobie możliwości osiągania wyższych przychodów w przyszłości spółka zatrudniła spoza Polski specjalistę IT. Unikalna wiedza ekspercka posiadana przez tę osobę oraz jej ugruntowane doświadczenie zawodowe były potrzebne dla celów wykonywania określonych zadań związanych z działalnością firmy. Aby zachęcić specjalistę do podjęcia zatrudnienia firma zaoferowała mu dogodne warunki, w tym wynajęcie udostępnionego nieodpłatnie mieszkania.  

W interpretacji indywidualnej z dnia 25 marca 2025 roku, nr 0114-KDIP1-1.4012.210.2025.1.MKA, Organ podatkowy wskazał, że: „Wydatki ponoszone (…) na wynajem mieszkania, które następnie Państwo nieodpłatnie udostępniają Pracownikowi, związane są w sposób bezpośredni z czynnościami niepodlegającymi opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług. Natomiast nie ma znaczenia pośredni wpływ wydatków na czynności opodatkowane, skoro możliwe jest bezpośrednie przyporządkowanie ich do konkretnych czynności wykonywanych przez Państwa (niepodlegających opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług). W konsekwencji, w sytuacji nieodpłatnego udostępniania Pracownikowi mieszkania, nie przysługuje Państwu prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktur dokumentujących wydatki związane z wynajmowanym mieszkaniem tj. z tytułu usług najmu mieszkania (obejmujących czynsz za najem oraz media) ponieważ wyżej wymienione wydatki nie są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług.” 

Agencje pracy tymczasowej bezpieczne ⌛ 

W komfortowej sytuacji są za to agencje pracy tymczasowej, ponieważ w ich przypadku nie ma ryzyka zakwestionowania prawa do odliczenia naliczonego podatku. Potwierdza to stanowisko przyjęte przez Organ podatkowy odnośnie sytuacji spółki będącej Agencją Pracy Tymczasowej wpisaną do Rejestru Krajowych Agencji Pracy. Świadczy ona usługi wynajmu pracowników na rzecz swoich kontrahentów przez określony czas w celu realizacji zadań na obszarze całego kraju. W celu zapewnienia dostępności pracowników, w ramach wypłacanego wynagrodzenia spółka zapewnia im kwatery pracownicze w lokalach mieszkalnych, które wynajmuje w okolicach miejsc realizacji zadań na rzecz kontrahentów. Umowy najmu są każdorazowo zawierane pomiędzy spółką a wynajmującymi, którzy, co do zasady, są podatnikami podatku od towarów i usług. Tym samym, faktury za najem wystawiane są na rzecz spółki. 

W interpretacji z dnia 26 marca 2025 roku, nr 0112-KDIL1-3.4012.739.2024.2.AKR,  Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdził, że spółce przysługuje prawo do odliczenia podatku w związku z usługami najmu nieruchomości o charakterze mieszkalnym, których nabycie związane jest z prowadzoną działalnością gospodarczą, ponieważ spółka nabywa usługi najmu lokali w celu świadczenia usług agencji pracy tymczasowej opodatkowanych podatkiem od towarów i usług. 

Analogiczne zdanie Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej wyrażone zostało w stosunku do Agencji Pracy Tymczasowej, która specjalizuje się w rekrutacji oraz leasingu pracowników zza granicy. Agencja deleguje swoich pracowników do pracy tymczasowej w zakłady pracy, które mogą być zlokalizowane w różnych częściach Polski, często na obrzeżach miast lub w mniejszych miejscowościach. Wymogi rynku powodują konieczność zapewnienia im odpowiedniego zaplecza socjalnego, w tym zakwaterowania. W tym celu Agencja zawiera umowy najmu lokali mieszkalnych lub korzysta z usług zakwaterowania w hotelach pracowniczych lub podobnych obiektach, oferowanych przez podmioty zewnętrzne. Zapewnienie zakwaterowania jest czynnością niezbędną, ponieważ bez tego obcokrajowcy nie byliby skłonni do podjęcia współpracy. 

W interpretacji z dnia 21 stycznia 2025 roku, nr 0114-KDIP4-1.4012.519.2024.2.AM, Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej uznał, że nabywane usługi zakwaterowania są ściśle związane z prawidłowym wykonywaniem przez podmiot umowy z kontrahentami w zakresie usług Agencji Pracy Tymczasowej, które podlegają opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług. Są zatem związane z wykonywanymi przez spółkę czynnościami opodatkowanymi. Skoro zatem Agencja jest czynnym podatnikiem oraz usługi zakwaterowania są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych to Spółce przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego z prawidłowo wystawionych faktur dokumentujących usługi najmu lokali mieszkalnych oraz usługi zakwaterowania w hotelach lub podobnych obiektach. 

Podsumowanie ✍️ 

W większości przypadków pracodawcom/zleceniodawcom przyznawano prawo do odliczenia podatku naliczonego od wydatków na nabycie rozpatrywanych usług. Zdarza się jednak, że fiskus odmawia takiej możliwości, wskazując na bezpośredni związek wynajmu lokali z czynnościami niepodlegającymi opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług. W związku z tym, należy pamiętać, że od interpretacji indywidualnej przysługuje prawo do wniesienia skargi do sądu administracyjnego, gdzie istnieje duża szansa na uzyskanie pozytywnego rozstrzygnięcia.