Zawieranie umów w formie elektronicznej – co warto wiedzieć?

Kiedy forma elektroniczna jest wystarczająca?

Zgodnie z zasadą swobody umów (art. 353¹ Kodeksu cywilnego), strony mogą dowolnie kształtować treść oraz formę umowy, o ile nie stoi to w sprzeczności z ustawą, zasadami współżycia społecznego ani naturą stosunku prawnego. Co do zasady, jeśli przepisy nie wymagają zachowania formy szczególnej (np. aktu notarialnego lub formy pisemnej pod rygorem nieważności), umowę można zawrzeć również w sposób elektroniczny – a nawet ustnie.

Forma elektroniczna a forma dokumentowa

W praktyce zawieranie umów elektronicznych może odbywać się na dwa główne sposoby:

• Forma elektroniczna (w rozumieniu art. 781¹ §1 KC) – wymaga opatrzenia oświadczenia woli kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Taka forma jest równoważna formie pisemnej i może być wymagana np. przy zawieraniu umów, dla których ustawa przewiduje formę pisemną pod rygorem nieważności (np. umowa o zakazie konkurencji, przeniesienie autorskich praw majątkowych).
• Forma dokumentowa (art. 772 KC) – polega na złożeniu oświadczenia woli w sposób umożliwiający utrwalenie jego treści oraz ustalenie osoby składającej oświadczenie (np. wiadomość e-mail, SMS, skan podpisanego dokumentu). Jest ona wystarczająca w większości codziennych relacji cywilnoprawnych, o ile przepisy nie wymagają formy pisemnej.

Rodzaje podpisów elektronicznych – nie każdy ma taką samą moc prawną

W praktyce spotykamy się z różnymi formami podpisów:

• Kwalifikowany podpis elektroniczny – jedyny podpis, który w świetle polskiego prawa jest równoważny z podpisem własnoręcznym (art. 781¹ §2 KC). Umożliwia zachowanie formy pisemnej wymaganej przez przepisy prawa.
• Podpis zaufany (ePUAP) – Choć podpis zaufany nie jest równoznaczny z podpisem własnoręcznym, stanowi bezpieczniejszą alternatywę dla zwykłych skanów lub e-maili, ponieważ pozwala na precyzyjne ustalenie tożsamości podpisującego i daty podpisania dokumentu. Co ważne – podpis zaufany sprawdza się wszędzie tam, gdzie wystarczająca jest forma dokumentowa. Oznacza to, że podpis zaufany można z powodzeniem wykorzystać do podpisania np.: umowy zlecenia, umowy o świadczenie usług, umowy o dzieło, umowy przewozu. Należy jednak pamiętać, że podpis zaufany nie spełnia wymogu formy pisemnej, jeżeli taka jest wymagana

Ustalanie tożsamości osoby składającej oświadczenie

Warunkiem skuteczności umowy zawartej w formie dokumentowej jest możliwość ustalenia osoby, która złożyła oświadczenie woli. Skan podpisanego dokumentu, wiadomość e-mail wysłana z indywidualnego adresu lub zatwierdzenie warunków umowy poprzez platformę z kontem użytkownika jest wystarczający. W obrocie gospodarczym bardzo często korzysta się z elektronicznych form zawierania umów – m.in. poprzez podpisy w systemach typu Autenti, DocuSign czy Adobe Sign. Takie narzędzia mogą oferować różne poziomy zabezpieczeń i mechanizmy uwierzytelniania.

Nie każdą umowę można zawrzeć elektronicznie

W przypadku niektórych umów przepisy wymagają zachowania szczególnej formy:

• Forma pisemna pod rygorem nieważności – np. umowa o przeniesienie majątkowych praw autorskich, umowa o zakazie konkurencji.
• Forma aktu notarialnego – np. umowa sprzedaży nieruchomości, umowa darowizny nieruchomości.
• Notarialne poświadczenie podpisu – np. niektóre czynności korporacyjne.

Dla tych przypadków forma elektroniczna, nawet z użyciem podpisu kwalifikowanego, nie będzie wystarczająca.

Podsumowanie

Zawieranie umów w formie elektronicznej jest zgodne z obowiązującym prawem i w wielu przypadkach skuteczne. Kluczowe znaczenie ma jednak forma wymagana dla danej umowy – w niektórych sytuacjach konieczne będzie zastosowanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego, a nawet forma notarialna. Forma dokumentowa (np. e-mail, skan, podpis zaufany) wystarcza dla większości typowych umów dla których nie jest wymagana forma pisemna.