Zwolnienie z obowiązku sporządzenia dokumentacji cen transferowych dla refaktur – o tym zapomina wielu przedsiębiorców
Obowiązki dokumentacyjne w zakresie cen transferowych są sporym wyzwaniem dla wielu przedsiębiorców dokonujących transakcji z podmiotami powiązanymi. W gąszczu przepisów dotyczących raportowania, analiz benchmarkingowych i innych obowiązków, łatwo zapomnieć, że istnieją pewne wyjątki pozwalające uniknąć tych formalności. Jednym z nich jest zwolnienie dla transakcji refaktury – mechanizmu, który w praktyce jest często stosowany w transakcjach wewnątrzgrupowych.
Na czym polega zwolnienie?
Aby skorzystać ze zwolnienia, transakcja refakturowania musi spełniać określone warunki:
- Brak wartości dodanej i rozliczenie następuje bez uwzględniania marży lub narzutu zysku – rekomendacje Forum Cen Transferowych wskazują, że brak naliczenia marży lub narzutu jest uzasadniony w przypadku braku istotnej wartości dodanej po stronie podmiotu dokonującego refaktury. Innymi słowy, funkcja podmiotu dokonującego refaktury sprowadza się do funkcji administracyjnej (np. zawarcia umowy w imieniu grupy, o ile nie wiąże się to z istotnym zaangażowaniem/ryzykiem po stronie podmiotu powiązanego, dokonania kalkulacji rozliczenia i wystawienia faktury).
- Brak związku z inną transakcją kontrolowaną – rozliczenie refakturowanych kosztów musi być niezależne od innych transakcji między podmiotami powiązanymi, takich jak np. transakcje ubezpieczeniowe.
- Niezwłoczne rozliczenie – rekomendacje Forum Cen Transferowych wskazują, że analizując brak wynagrodzenia po stronie podmiotu powiązanego dokonującego refaktury, należy wziąć pod uwagę czynniki związane z upływem czasu pomiędzy pierwotnym zakupem a odsprzedażą, w tym zmiany na rynku w zakresie kosztów, kursów walut, inflacji itp. W praktyce rozliczenie z tytułu refaktury powinno nastąpić w racjonalnym czasie, przy uwzględnieniu czasu niezbędnego na dokonanie i akceptację rozliczenia.
- Brak powiązań z rajami podatkowymi – podmioty uczestniczące w transakcji nie mogą mieć siedziby w krajach stosujących szkodliwą konkurencję podatkową.
Dodatkowo, jeśli w procesie refakturowania stosowany jest klucz alokacji, konieczne jest sporządzenie kalkulacji zawierającej:
- rodzaj i wysokość kosztów objętych kalkulacją,
- sposób zastosowania i uzasadnienie wyboru kluczy alokacji dla wszystkich podmiotów powiązanych korzystających z usług,
- opis transakcji wraz z analizą funkcji, ryzyk i aktywów.
Spełnienie powyższych warunków umożliwia refakturowanie kosztów bez doliczania marży lub narzutu oraz zwalnia z obowiązku sporządzania dokumentacji cen transferowych dla takich transakcji. Co istotne, takie podejście jest również uznawane przez organy podatkowe za zgodne z warunkami rynkowymi.
Podsumowanie
Zwolnienie z obowiązku dokumentacyjnego dla refaktur stanowi istotne ułatwienie dla przedsiębiorców, jednak jego zastosowanie wymaga spełnienia określonych warunków. Świadomość tej możliwości może znacząco usprawnić procesy księgowe i administracyjne, a także przynieść realne oszczędności zarówno czasowe, jak i finansowe.
