Zgodnie z założeniami dotyczącymi nowej struktury JPK_VAT, w części ewidencyjnej odzwierciedlającej poszczególne zapisy rejestru VAT konieczne będzie odpowiednie oznaczenie dokumentów księgowych.

Każdorazowo, 3 warianty oznaczeń będą wybierane w polu TypDokumentu i będą służyć organom podatkowym do natychmiastowej identyfikacji danego rodzaju dokumentu sprzedaży lub dokumentu zakupu, na podstawie którego wprowadzone zostały odpowiednie zapisy, wpływające na prawidłowość rozliczenia odpowiednich kwot podatku należnego i naliczonego.

W części dotyczącej ewidencji sprzedaży do wyboru będą następujące oznaczenia:

1. „RO”
2. „WEW”
3. „FP”

        I.            „RO”

Oznaczenie „RO” dotyczy księgowania raportu okresowego dokumentującego sprzedaż zarejestrowaną na kasie fiskalnej.

Podatnicy nadal będą mieli możliwość wyboru okresu raportowania, w tym czy ewidencjonowanie sprzedaży na kasie fiskalnej księgować na bazie jednego zbiorczego raportu za dany miesiąc, czy też raportami dziennymi, w tym odrębnymi raportami z różnych punktów sprzedaży lub jednym zbiorczym raportem (po połączeniu). Każdorazowo jednak ewidencja takiej sprzedaży powinna zostać oznaczona symbolem „RO”.

      II.            ”WEW”

Oznaczenie „WEW” dotyczy dokumentów wewnętrznych, które wpływają na podatek należny, jednak przepisy nie wymagają wystawienia faktury VAT, ani fiskalizacji danego rodzaju transakcji.

W szczególności możemy tutaj mówić o dokumentowaniu nieodpłatnych przekazań (np. prezentów o wartości pow. 100 zł), nieodpłatnym świadczeniu usług (np. zakupu dodatkowych pakietów ubezpieczeń dla pracowników), czy też udokumentowaniu naliczenia VAT w ramach transakcji wewnątrzwspólnotowych (np. WNT). Zatem w przypadkach, w których ustawa o VAT zobowiązuje nas do odpowiedniego wykazania VAT należnego i opodatkowania transakcji, ale nie wymaga fiskalizacji ani wystawienia faktury VAT, zgodnie z powszechną praktyką możliwe jest wystawienia tzw. faktury wewnętrznej lub innego dokumentu wewnętrznego. Właśnie do tego rodzaju dokumentacji księgowej konieczne będzie stosowanie oznaczenia „WEW”.

    III.            „FP”

Ostatnim z oznaczeń dokumentów sprzedażowych jest symbol „FP”. Oznaczenie to dotyczy faktur jakie są wystawiane do paragonów fiskalnych, które zgodnie z założeniami nowego JPK, nie mają wpływu na obliczenie wysokości sumy podatku VAT należnego, albowiem podstawa o podatkowania i kwota VAT wynikać będzie z raportów okresowych („RO”).

Zniesiony bowiem zostanie obowiązek korygowania JPK, w tym odrębnego ujmowania faktur wystawionych do paragonów i pomniejszania wartości sprzedaży ujętej na kasie fiskalnej. Dokumenty oznaczone „FP” nie będą wpływać na powiększenie wartości sprzedaży i podatku VAT należnego za miesiąc ich wystawienia, ponieważ będą już ujęte w raporcie okresowym z kasy fiskalnej.

    IV.            Faktury uproszczone

Na marginesie warto zaznaczyć, że od 1 stycznia 2020 r. regulacje odnoszące się do „faktur paragonowych” uległy zmianie.

Chodzi oczywiście o obowiązek ujmowania na paragonach numeru NIP nabywcy pod groźbą sankcji w postaci dodatkowego zobowiązania podatkowego odpowiadającego 100% kwoty podatku VAT wskazanego na takiej fakturze (dotyczącej zarówno wystawcy, jak i odbiorcy takiej faktury).

W konsekwencji, podatnicy powinni rozważyć aby poinstruować swych pracowników (np. często odbywających delegacje i ponoszących koszty dojazdów, hoteli, czy gastronomii) o zasadach wystawiania faktur do paragonów oraz o potrzebie dopilnowania, aby otrzymany przez nich paragon zawierał NIP pracodawcy, albo żeby pracownicy Ci od razu żądali wystawienia faktury.

W tym kontekście warto również zwrócić uwagę na instytucję tzw. faktury uproszczonej, tj. paragonu wystawionego do kwoty 450 zł (brutto) i zawierającego NIP nabywcy. Paragon taki stanowi bowiem fakturę, a w konsekwencji nie powinien być oznaczony symbolem „FP”, lecz powinien być ewidencjonowany jak zwykła faktura VAT. Oczywiście w tym miejscu pojawiają się wątpliwości co do możliwości wystawienia zwykłej faktury do takiego paragonu i wydaje się, że nawet same organy nie potrafią zając jednoznacznego stanowiska w tym zakresie. Pierwsze interpretacje, z którymi w pełni się zgadzam, zakazywały takiego działania (np. DKIS w dniu 27 kwietnia 2020 r., 0114-KDIP1-3.4012.161.2020.1.ISK*), ostatnio jednak organy zmodyfikowały swoje stanowisko (np. DKIS w dniu 28 maja 2020 r., 0114-KDIP1-3.4012.160.2020.2.ISK**).

*„(…) Wnioskodawca dokumentuje sprzedaż na kwotę nieprzekraczającą 450 zł lub 100 euro (jeżeli kwota ta określona jest w euro) paragonem fiskalnym zawierającym NIP Kontrahenta (nabywcy) oraz pozostałe dane wymagane ustawą, to nie powinien z tytułu tej sprzedaży wystawiać dla nabywcy odrębnego dokumentu w postaci faktury standardowej.”

**”(…) Wnioskodawca dokumentując sprzedaż dokonywaną na rzecz podmiotu będącego podatnikiem podatku VAT lub podatnikiem podatku od wartości dodanej na kwotę nieprzekraczającą 450 zł lub 100 euro (jeżeli kwota ta określona jest w euro) paragonem fiskalnym zawierającym numer identyfikacji podatkowej (NIP) lub numer podatnika podatku od wartości dodanej nabywcy oraz pozostałe dane wymagane ustawą, ma prawo do wystawienia tzw. „zwykłej” faktury do takiego paragonu fiskalnego, o ile nabywca zwróci Wnioskodawcy paragon fiskalny zawierający NIP tego nabywcy.”

Mam nadzieję, że w powyższym zakresie doczekamy się jasnych objaśnień Ministerstwa Finansów lub co najmniej komunikatu i jednolitej linii interpretacyjnej. W szczególności, ze względu na ryzyko podwójnego opodatkowania danej transakcji: raz na gruncie faktury uproszczonej, dwa na gruncie wystawionej do niej „zwykłej” faktury.

W obu przypadkach jednak dokumenty te nie powinny być oznaczone symbolem „FP”, a jednocześnie w przypadku faktur uproszczonych, wartość sprzedaży wynikająca z raportu okresowego z kasy fiskalnej („RO”) powinna zostać pomniejszona o wartość wynikającą z tzw. faktury uproszczonej.

Wiele firm może mieć problem z omawianym wyodrębnieniem faktur uproszczonych, jednak w mojej ocenie obowiązki dotyczące nowego JPK jasno przewidują takie wydzielenie i jednoznacznie obligują podatników do odrębnego ujęcia paragonu stanowiącego fakturę uproszczoną od pozostałych paragonów objętych raportem okresowym z kasy fiskalnej.

Zaznaczam jednak, że omawiany obowiązek wyodrębniania faktur uproszczonych do osobnej pozycji w JPK i pomniejszania o jego wartość raportu okresowego obowiązuje od 01 stycznia 2020 r. (kiedy to zmieniły się przepisy w tym zakresie), lecz wyłącznie do momentu wejścia w życie nowej struktury JPK (zgodnie z planem tarczy 4.0 nowy JPK ma obowiązywać od 01.10.2020 r.).

Przepisy przewidują bowiem „przerwę” w takim działaniu, do 31.12.2020 r. W okresie od października do końca roku ustawodawca wyłączył zatem obowiązek odrębnego prezentowania w JPK faktur uproszczonych, które będą mogły być traktowane jak każdy inny paragon, pod warunkiem, że wartości tych faktur są ujęte zbiorczo w raportach okresowych z kasy fiskalnej.

Przedsiębiorcy będą zatem mieli czas, aby do 2021 przygotować się na obowiązek wyodrębniania z raportu okresowego z kasy fiskalnej sprzedaży udokumentowanej fakturą uproszczoną.