AML dla biur rachunkowych

Wszystkie biura rachunkowe jako instytucje obowiązane w AML. Już 31 lipca 2021 r. wchodzi w życie kolejna nowelizacja ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (AML), która przewiduje szereg zmian, w tym w szczególności w zakresie definicji tzw. instytucji obowiązanych. Instytucją obowiązaną jest podmiot, który musi wykonywać obowiązki nałożone ustawą o AML, czyli mówiąc w największym skrócie, obowiązki dotyczące identyfikacji i weryfikacji podmiotów lub transakcji, które mogą budzić podejrzenie prania pieniędzy lub finansowaniu terroryzmu. Krąg instytucji obowiązanych jest systematycznie poszerzany i nie dotyczy już tylko banków, funduszy inwestycyjnych czy też zakładów ubezpieczeń, ale obejmuje również m.in. notariuszy, adwokatów, radców prawnych, doradców podatkowych, biegłych rewidentów, czy też pośredników w obrocie nieruchomościami. Co ważne, definicja ta obejmuje również podmioty prowadzące działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych, czyli podmioty prowadzące tzw. pełna księgowość. Co zatem się zmienia? Otóż od 31 lipca 2021 r. wprowadzony zostanie nowy art. 2 ust. 1 pkt 15a ustawy, zgodnie z którym, instytucją obowiązaną będą również przedsiębiorcy, których podstawową działalnością gospodarczą jest świadczenie usług polegających na sporządzaniu deklaracji, prowadzeniu ksiąg podatkowych, udzielaniu porad, opinii lub wyjaśnień z zakresu przepisów prawa podatkowego lub celnego. Oznacza to tyle, że od 31 lipca 2021 r. wszystkie biura rachunkowe, niezależnie od formy prowadzenia działalności (zarówno spółki kapitałowe i osobowe, jak i jednoosobowe działalności gospodarcze), oraz niezależnie od rozmiaru i ilości pracowników będą zobligowane do realizacji obowiązków wynikających z ustawy. Szeroki zakres obowiązków Ustawa przewiduje szereg obowiązków, które muszą być realizowane przez instytucje obowiązane. Do najważniejszych i podstawowych obowiązków możemy zaliczyć : 1.      Stworzenie wewnętrznej procedury. 2.      Wyznaczenie osób odpowiedzialnych za realizację obowiązków w zakresie AML. 3.      Dokonywanie oceny ryzyka w odniesieniu do klientów i ich transakcji. 4.      Stosowanie określonych środków bezpieczeństwa finansowego. 5.      Raportowanie do Generalnego Inspektora Informacji Finansowej (GIIF). 6.      Regularne odbywanie szkoleń. 7.      Wprowadzenie zasad kontroli wewnętrznej. 8.      Prowadzenie i przechowywanie dokumentacji potwierdzającej wykonanie obowiązków. Jak to zostało wskazane powyżej, wszystkie obowiązki mają zmierzać do wykrycia i ewentualnego zaraportowania sytuacji lub transakcji, które mogą generować podejrzenie prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu, a niewykonanie obowiązków może grozić przede wszystkim sankcjami finansowymi lub nawet odpowiedzialnością karną, o czym będzie mowa dalej. Kluczowe procedury W zakresie wymogów stawianych instytucjom obowiązanym, na pierwszy plan wysuwa się obowiązek sporządzenia procedur wewnętrznych, które w swoim założeniu mają zawierać kompleksowy zbiór zasad postępowania według których instytucja obowiązana wykonuje obowiązki w zakresie AML. Procedury powinny przede wszystkim dokładnie określać kto, w jakim zakresie i z jaką częstotliwością będzie wykonywał obowiązki nałożone ustawą, jak również powinny stanowić drogowskaz dla samej instytucji obowiązanej i jej pracowników i współpracowników przede wszystkim w zakresie dokonywania oceny ryzyka i stosowania środków bezpieczeństwa finansowego. Przepisy wskazują w tym zakresie ponadto, że procedury powinny być każdorazowo indywidualnie dostosowane do charakteru i specyfiki działalności danej instytucji obowiązanej, a co za tym idzie, w każdym podmiocie, zakres procedur i tryb ich stosowania będzie wyglądał nieco inaczej, a brak ich dostosowania do naszej indywidualnej działalności może doprowadzić do uchybienia obowiązkom ustawy (lub – co gorsze – wykonania obowiązków, których wykonywać nie musimy 😊 ). Ocena ryzyka i stosowanie środków bezpieczeństwa finansowego. W tym miejscu, należy dodatkowo podkreślić, że ustawa o AML kładzie duży nacisk nie tylko na samo stworzenie procedur, lecz również ich bieżące stosowanie. Owe stosowanie powinno obejmować przede wszystkim dokonywanie oceny ryzyka (zarówno w wymiarze samej instytucji obowiązanej, jak i klientów czy ich transakcji), jak również stosowanie odpowiednich środków bezpieczeństwa finansowego. Ocena ryzyka, a w konsekwencji stosowanie środków bezpieczeństwa finansowego sprowadzają się w rzeczywistości do konieczności dokładnego prześwietlania klientów (m.in z perspektywy ich struktury właścicielskiej, beneficjentów rzeczywistych, obszarów geograficznych na których działają czy też branży) oraz prześwietlania transakcji (m.in. z perspektywy warunków rynkowych, wartości, formy i sposobu płatności, czy też okoliczności ich zawarcia) oraz podejmowania określonych czynności celem zdobycia jak najszerszej wiedzy o działalności naszego klienta, tak aby ustalić, czy generuje on ryzyko w zakresie AML. Takie prześwietlanie klientów i transakcji powinno być dokonywane w odpowiednich zakresach czasowych, a więc zarówno na początku współpracy (w odniesieniu do samego klienta) oraz w trakcie współpracy (w zakresie dokonywanych transakcji). Wszystkie czynności w zakresie oceny ryzyka, jak i stosowania środków powinny zostać właściwie udokumentowane i będą musiały zostać przedstawione na ewentualne żądanie GIIF. Raportowanie Poza obowiązkami w zakresie szacowania i oceny ryzyka, instytucje obowiązane mogą być zobligowane do raportowania określonych informacji do GIIF. W tym zakresie, biura rachunkowe w przeciwieństwie do innych instytucji obowiązanych podlegają natomiast pewnym uproszczeniom, a raportowanie powinno ograniczyć się jedynie do zawiadamiania o okolicznościach, które mogą wskazywać na podejrzenie prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu lub przesyłania określonych informacji i dokumentów na żądanie GIIF. Warto jednak podkreślić, że nawet pomimo ograniczonego zakresu, obowiązki w tym zakresie powinny być wykonywane zgodnie z ustawowymi terminami (np. 2 dni na zgłoszenie podejrzenia), a brak ich realizacji również może prowadzić do odpowiedzialności. Szkolenia i kontrola wewnętrzna Dodatkowymi obowiązkami wynikającymi z ustawy są: ·        obowiązek przeszkolenia wszystkich osób, które mogą uczestniczyć w wykonywaniu czynności, objętych ustawą. Szkolenia takie powinny odbywać się na początku wykonywania czynności, jak również powinny być cyklicznie aktualizowane, ·        obowiązek zapewnienia zasad kontroli wewnętrznej lub nadzoru zgodności działalności instytucji obowiązanej, dotyczący w szczególności bieżącego sprawdzania realizacji środków stosowanych w celu właściwego wypełnienia obowiązków ustawowych, sprawdzaniu przestrzegania procedur wewnętrznych, czy też sprawdzaniu terminowości realizowanych obowiązków w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, Oczywiście czynności te również powinny zostać udokumentowane, a brak ich wykonania może prowadzić do nałożenia kar. Kontrole, sankcje i kary Nieprzestrzeganie przez instytucję obowiązaną przepisów ustawy o AML może generować poważny zakres odpowiedzialności zarówno po stronie samej instytucji, jak i osób odpowiedzialnych. Przepisy przewidują w tym zakresie szeroki katalog kar administracyjnych, poczynając od publikacji informacji o zakresie naruszenia w Biuletynie Informacji Publicznej, na karach pieniężnych i odpowiedzialności karnej kończąc. I właśnie te kary finansowe i widmo odpowiedzialności karnej stanowią największy element mobilizacyjny do głębszej analizy i realizacji naszych obowiązków w zakresie AML albowiem sankcje finansowe mogą w tym zakresie sięgać: ·        do 1.000.000 eur dla instytucji obowiązane, ·        do 1.000.000 zł dla osoby odpowiedzialnej, Dodatkowo, osoba odpowiedzialna, która narusza obowiązki w zakresie raportowania może podlegać karze pozbawienia wolności od 3 miesięcy do 5 lat. Jak widać, kwestia ewentualnej odpowiedzialności za naruszenia ustawy została skonstruowana w ten sposób, aby skutecznie zniechęcić nas do ewentualnego niestosowania przepisów. W tym miejscu, należy ponadto wskazać, że kwestia nakładania kar przewidzianych ustawą może okazać się bardziej realna niż nam się wydaje, albowiem podmiotem uprawnionym do przeprowadzenia kontroli w tym zakresie nie jest tylko GIIF, lecz obowiązki te mogą wykonywać również m.in. naczelnicy urzędów celno – skarbowych. Podsumowanie Nowe przepisy ustawy o AML nakładają na wszystkie biura rachunkowe szereg nowych obowiązków, których realizacja wydaje się niekiedy bardzo ciężka lub nawet nierealna. Słuszne w tym zakresie są argumenty, że katalog wymagań stawianych biurom rachunkowym jest zbyt szeroki i nie można stawiać ich niejako w jednym rzędzie z bankami czy instytucjami finansowymi. Niestety, argumenty te nie zmienią zaistniałego stanu rzeczy, a przepisy zaczną obowiązywać już 31 lipca 2021 r. i wszystkie biura rachunkowe, będą musiały się do nich stosować pod rygorem odpowiedzialności finansowej i karnej.