Benefity pracownicze: lunch z buddy, onboarding pizza, regularne śniadania pracownicze, owocowe poniedziałki a koszty podatkowe – stanowisko Dyrektora KIS

Sprawa dotyczyła spółki, która w celu zapewnienia atrakcyjnych warunków zatrudnienia oraz ograniczenia rotacji pracowników ponosiła szereg wydatków na różnego rodzaju benefity pracownicze. Ich zakres był przy tym stosunkowo szeroki i obejmował m.in.: welcome packi dla nowych pracowników, lunch z opiekunem w ramach onboardingu, onboarding pizzę, regularne śniadania pracownicze, spotkania integracyjne, produkty spożywcze dostępne w biurze, „owocowe poniedziałki”, a nawet artykuły higieniczne dostępne w tzw. koszyczku higienicznym. Spółka przekazywała pracownikom również zestawy podarunkowe w okresie zwolnienia chorobowego oraz prezenty z okazji ślubu, narodzin dziecka, urodzin, świąt, jubileuszu pracy czy odejścia z firmy. Odrębną kategorię stanowiły karty o wartości do 100 zł przyznawane w ramach konkursów pracowniczych. 

W ocenie Spółki wszystkie wskazane wydatki mogły stanowić koszty uzyskania przychodów. Argumentowała ona przede wszystkim, że tego rodzaju świadczenia są obecnie powszechnym elementem warunków zatrudnienia, wpływają na atmosferę w miejscu pracy, motywację pracowników oraz ograniczenie ich rotacji, a tym samym pośrednio przekładają się na funkcjonowanie przedsiębiorstwa i osiągane przez nie przychody. 

Dyrektor KIS tylko częściowo zgodził się z tym stanowiskiem.  

Organ zaakceptował możliwość zaliczenia do kosztów podatkowych wydatków na benefity związane m.in. z onboardingiem nowych pracowników, śniadaniami i spotkaniami integracyjnymi, produktami spożywczymi udostępnianymi w biurze, owocami i warzywami oraz artykułami higienicznymi. Kosztem podatkowym mogą być również nagrody w postaci kart o wartości do 100 zł przyznawanych w konkursach pracowniczych.  

Dyrektor KIS potwierdził, że kosztami podatkowymi mogą być także co do zasady tzw. "koszty pracownicze", jednak tylko te, które wykazują związek z uzyskanym przychodem lub zachowaniem (zabezpieczeniem) źródła przychodów. Koszty te obejmują przede wszystkim wynagrodzenia zasadnicze, wszelkiego rodzaju nagrody, premie i diety oraz wydatki związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych pracowników. Mogą również obejmować wydatki ponoszone na rzecz pracowników w celu ich integracji, np. w postaci organizacji dla nich spotkań integracyjnych, spotkań okolicznościowych z okazji świąt lub innych ważnych wydarzeń itp. Są one bowiem związane z prowadzoną przez podatnika działalnością, mają na celu poprawę atmosfery pracy, zintegrowanie pracowników z pracodawcą, co w konsekwencji wpłynie na zwiększenie efektywności ich pracy. O ile uczestnictwo pracownika w ww. uroczystościach i spotkaniach nie jest związane z wykonywaniem czynności służbowych, przewidzianych umową o pracę, jak również o ile nie stanowi formy ekwiwalentu za wynagrodzenie (np. z uwagi na atrakcyjność miejsca organizacji imprezy) wydatki związane z uczestnictwem pracownika w takiej imprezie mogą stanowić - co do zasady - koszt uzyskania przychodu. Jeśli więc charakter spotkania uwzględnia budowanie pozytywnych relacji między samymi pracownikami lub między pracodawcą a pracownikami w sposób mogący faktycznie przyczynić się do zwiększenia przychodów podatnika, bądź zachowania lub zabezpieczenia źródła jego przychodów to wydatek taki można uznać za koszt uzyskania przychodów. W każdej sytuacji, jednakże należy sprawdzić, jaki jest cel takiego spotkania. 

Inaczej Dyrektor KIS ocenił jednak zestawy podarunkowe przekazywane pracownikom przebywającym na zwolnieniu chorobowym oraz prezenty wręczane z okazji ślubu, narodzin dziecka, dnia kobiet i mężczyzn, urodzin, świąt, jubileuszu pracy czy odejścia z firmy. Organ zwrócił uwagę, że świadczenia te nie stanowią elementu wynagrodzenia pracowników ani bezpośredniej odpłatności za wykonywaną przez nich pracę. W konsekwencji uznał je za darowizny, do których zastosowanie znajduje art. 16 ust. 1 pkt 14 ustawy o CIT. Tym samym wydatki ponoszone na ich zakup, niezależnie od wskazywanego przez Spółkę celu motywacyjnego czy wpływu na relacje z pracownikami nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodów. 

Na marginesie warto wspomnieć, że sama interpretacja dotyczyła również ubezpieczenia samochodów osobowych użytkowanych przez Spółkę na podstawie leasingu operacyjnego. W tym zakresie Dyrektor KIS potwierdził stanowisko Wnioskodawcy tj.: składki NNW oraz Road Assistance mogą stanowić koszty podatkowe w pełnej wysokości, natomiast w przypadku ubezpieczenia AC zastosowanie znajduje ograniczenie wynikające z art. 16 ust. 1 pkt 49 ustawy o CIT, ponieważ wysokość tej składki uzależniona jest od wartości samochodu. 

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w Interpretacji indywidualnej z 6 sierpnia 2026 r. nr: 0111-KDIB1-3.4010.296.2026.2.ZK