Brak dokumentacji oraz niewiarygodność oświadczeń i przelewów w zakresie zwrotu przychodów obciąża podatnika.

Przed Wojewódzkim Sądem Administracyjnym w Gorzowie Wielkopolskim toczyła się sprawa spółki w przedmiocie prawidłowości rozliczeń podatku dochodowego od osób prawnych za 2018 rok. Spółka prowadzi działalność w zakresie świadczenia usług kurierskich.  

Organ podatkowy zakwestionował rozliczenie przychodów spółki. Zdaniem organu, spółka nie przedłożyła dowodów na to, że kwota 3.419.859,94 zł, tj. kwota pobrań otrzymana od firm, z którymi współpracowała w zakresie przesyłek kurierskich, została przekazana osobom trzecim jako zwrot pobrań.  

Organ powołując się na zeznania ówczesnej prezes spółki zakwestionował sposób prowadzenia dokumentacji rachunkowej spółki. Prezes wskazała bowiem, że po wszczęciu kontroli celno-skarbowej wyrzuciła dowody, tj. listy przewozowe, na których klienci potwierdzali jej odbiór pobrania. Zeznała również, że listy przewozowe klientów, z potwierdzeniem odbioru gotówki zostawiała u siebie i tylko na prośbę klienta robiła kserokopię tego listu przewozowego i tę kopię mu wydawała. 

Organ wskazał, że zutylizowane listy przewozowe stanowiły dowód na rozliczenie pobrań w gotówce i zgodnie z wyjaśnieniami spółki były jedynymi dowodami. Tym samym organ uznał, że spółka nie przedłożyła na wezwania wiarygodnych dokumentów potwierdzających przekazanie pieniędzy, które miałaby obniżać jej przychód podatkowy. Organ podkreślił, że na 19590 przesyłek z pobraniem nadanych w 2018 r. spółka przedłożyła jedynie 15 oświadczeń/pokwitowań stanowiących dowód przekazania gotówki z pobrań, z czego tylko 3 klientów organ podatkowy zidentyfikował wśród nadawców, powiązał przekazane numery przesyłek z kwotami pobrań i dokonał sprawdzenia zgodności z przedłożonym oświadczeniem. 

Sprawa trafiła przed sąd, który w wyroku z dnia 22 stycznia 2026 r., sygn. I SA/Go 257/25 utrzymał decyzje organów podatkowych.  

W wydanym rozstrzygnięciu sąd podkreślił, że „To na skarżącej spoczywał obowiązek wykazania, że określone środki pieniężne, które wpłynęły na rachunki bankowe skarżącej, zostały następnie zwrócone określonym podmiotom w określonej wysokości. Na skarżącej ciążył również obowiązek przechowywania dokumentów związanych z prowadzeniem ksiąg podatkowych. Zasadnie stwierdziły organy, że skarżąca ma obowiązek odtworzenia dokumentów w przypadku ich utraty.” 

Powołane orzeczenie potwierdza, jak ważne z perspektywy podatnika jest rzetelne prowadzenie ksiąg rachunkowych. Co do zasady podkreśla się obowiązek udokumentowania ponoszonych kosztów, często pomijając w rozważaniach kwestie dotyczące prawidłowości ewidencjowania zdarzeń, które wpływają na wysokość podstawy opodatkowania również z perspektywy przychodów podatkowych. Opisana sprawa pokazuje, jak istotne jest nie tylko ujmowanie zdarzeń w księgach podatkowych, ale również gromadzenie innych dowodów takich jak: listów przewozowych, wyciągów bankowych, potwierdzeń przelewów, umów i korespondencji z kontrahentami, celem wywodzenia określonych skutków podatkowych. Wszelkie braki dokumentacji, mogą w sposób negatywny obciążać podatnika.