Ceny transferowe a modele biznesowe – jak zmiany operacyjne wpływają na dokumentację TP?

W dynamicznym środowisku gospodarczym wiele grup kapitałowych modyfikuje swoje modele operacyjne, aby lepiej odpowiadać na zmieniające się warunki rynkowe, potrzeby klientów czy presję kosztową. Zmiany te – choć naturalne z perspektywy biznesowej – mają bezpośredni wpływ na obowiązki w zakresie cen transferowych.

Zgodnie z przepisami i wytycznymi OECD, ceny transferowe powinny odzwierciedlać faktyczne funkcje, aktywa i ryzyka występujące w transakcjach pomiędzy podmiotami powiązanymi. Jeśli więc model biznesowy ulega zmianie, to również dokumentacja TP powinna zostać dostosowana. Brak takiej aktualizacji może prowadzić do rozbieżności między stanem faktycznym a zadeklarowanym, a w konsekwencji – do sporów z organami podatkowymi.

Powiązanie modelu operacyjnego z dokumentacją cen transferowych

Analiza funkcjonalna stanowi fundament każdej dokumentacji TP. To właśnie ona pokazuje, jakie funkcje pełnią poszczególne podmioty w grupie, z jakim ryzykiem są związane, i jakie aktywa wykorzystują. Wszelkie zmiany organizacyjne takie jak relokacja funkcji, centralizacja zakupów, wprowadzenie shared services czy outsourcing  wymagają ponownej oceny funkcji i ich przypisania do odpowiednich jednostek.

Nieaktualna analiza funkcjonalna powoduje, że model cenowy stosowany w transakcjach przestaje odpowiadać rzeczywistości. Może to prowadzić do zarzutu nierynkowości rozliczeń, nawet jeśli pierwotnie były one przygotowane prawidłowo.

Typowe zmiany operacyjne wpływające na dokumentację TP

Zmiany w organizacji działalności operacyjnej często wymagają ponownego przeanalizowania funkcji, aktywów i ryzyk po stronie poszczególnych podmiotów powiązanych. Oto kilka typowych przykładów:

Centralizacja funkcji zakupowych lub sprzedażowych - Gdy jedna spółka w grupie zaczyna pełnić rolę centralnego nabywcy lub sprzedawcy, zmienia się struktura funkcji i ryzyk wcześniej rozproszonych, teraz skupionych w jednym podmiocie. Wpływa to na zakres odpowiedzialności oraz sposób ustalania wynagrodzenia.

Zmiana modelu dystrybucji - Przejście na model agencyjny powoduje, że dystrybutor nie ponosi już ryzyk handlowych, a jedynie wykonuje usługę sprzedaży co przekłada się na inne zasady rozliczeń (np. stała prowizja zamiast marży brutto).

Outsourcing usług lub przeniesienie funkcji - Zmiany takie wpływają na alokację kosztów oraz wymagają przeglądu zasad rozliczeń usług niematerialnych, w tym zastosowania odpowiednich metod (np. koszt plus) i benchmarków.

Relokacja działalności operacyjnej - Przeniesienie zakładu produkcyjnego lub centrum R&D do innego kraju nie tylko wpływa na analizę funkcjonalną, ale może wymagać analizy restrukturyzacyjnej i ewentualnego wynagrodzenia za przeniesienie funkcji (ang. compensation for transfer of functions).

Konsekwencje dla dokumentacji TP

Każda zmiana modelu operacyjnego pociąga za sobą określone obowiązki w zakresie dokumentacyjnym:

Aktualizacja analizy funkcjonalnej
Należy precyzyjnie opisać nowe role poszczególnych podmiotów w grupie, uwzględniając przypisane im funkcje, ryzyka i aktywa.

Zmiana metody kalkulacji ceny transferowej
Nowy model biznesowy może wymagać innej metody TP,  np. z porównywalnej ceny niekontrolowanej (CUP) na metodę marży transakcyjnej netto (TNMM).

Nowe analizy porównawcze
W związku ze zmianą funkcji i ryzyk należy dobrać nowe podmioty porównawcze. Nieaktualna analiza benchmarkingowa może nie bronić się w razie kontroli.

Spójność z innymi dokumentami
Zmiany powinny być widoczne nie tylko w Local File, ale też w polityce cen transferowych, analizach, Master File i TP-R.

Rekomendacje – jak zarządzać zmianami operacyjnymi z perspektywy TP

Zmiany operacyjne, takie jak centralizacja, restrukturyzacja czy outsourcing są naturalnym elementem rozwoju każdej organizacji. Z perspektywy cen transferowych kluczowe jest jednak to, aby były one nie tylko zgodnie rozliczane, ale również odpowiednio udokumentowane i możliwe do obrony. Poniżej przedstawiono praktyczne wskazówki, jak skutecznie zarządzać tym procesem w grupach kapitałowych:

• Włącz działy podatkowe i doradcze już na etapie planowania zmian w modelu operacyjnym.
  Pozwoli to na wczesne zidentyfikowanie ryzyk TP i ocenę wpływu na obowiązki dokumentacyjne.
• Regularnie przeglądaj dokumentację TP pod kątem zgodności z rzeczywistym modelem działania. Audyt raz w roku (lub przy każdej większej zmianie w organizacji) powinien być standardem.
• Zadbaj o komunikację między działami operacyjnym, finansowym i prawnym.
  Dokumentacja TP nie powinna funkcjonować w oderwaniu od realnych procesów biznesowych.
• Upewnij się, że zmiany są odpowiednio udokumentowane i możliwe do obrony.
  Organy podatkowe coraz częściej badają spójność pomiędzy deklaracjami w TP a rzeczywistym funkcjonowaniem spółek.

Podsumowanie

Zmiany operacyjne są nieuniknionym elementem rozwoju biznesu. Z perspektywy cen transferowych istotne jest, aby każda taka zmiana była prawidłowo odzwierciedlona w dokumentacji, zarówno na poziomie opisu, jak i analizy. Tylko wtedy można mówić o spójności, rynkowości i bezpieczeństwie podatkowym transakcji z podmiotami powiązanymi.