Ceny transferowe w Krajowym Systemie e-Faktur i Jednolitym Pliku Kontrolnym: błędy, które widać od razu

1. Wstęp 
2. Gdy ta sama transakcja wygląda inaczej w każdym systemie 
3. Faktura mówi jedno, księgi drugie  
4. Korekty cen transferowych – największy problem w świecie Krajowego Systemu e-Faktur
5. Dokumentacja cen transferowych, niespójna z danymi 
6. Źródło problemu? Ceny transferowe jako projekt roczny 
7. Co z tego wynika w praktyce? 
   
   

1. Wstęp 

Jeszcze kilka lat temu ceny transferowe żyły własnym życiem. Dokumentacja była przygotowywana na potrzeby kontroli, księgi rachunkowe funkcjonowały osobno, a faktury, szczególnie w dużych grupach kapitałowych, rzadko były analizowane pod kątem spójności z local file. 

Krajowy System e-Faktur i Jednolity Plik Kontrolny, radykalnie zmieniają ten układ. Dane, które wcześniej były rozproszone, teraz będą raportowane w sposób ustrukturyzowany, cykliczny i możliwy do automatycznego porównywania. W praktyce oznacza to, że wiele błędów w obszarze cen transferowych nie będzie ujawnianych podczas kontroli, ale będzie na bieżąco wynikało z danych, którymi dysponować będą organy podatkowe.  

Co istotne, zdecydowana większość problemów, które będą widoczne w Krajowym Systemie e-Faktur i Jednolity Plik Kontrolny,, nie będą wynikały z agresywnej optymalizacji, lecz z tego, że ceny transferowe nie zostały dostosowane do realiów bieżącego raportowania.  

Pamiętać jednak należy, że błędy te mogą narazić firmy na większą ilość kontroli. Początek roku jest więc doskonałym momentem aby zastanowić się i ułożyć wewnętrzne zarządzanie cenami transferowymi zupełnie od nowa i w taki sposób, aby nie narażać się na kontrolę, którą wykryją dane.  

Poniżej kilka przykładów tego, co organy podatkowe będą mogły wyłapać na pierwszy rzut oka.  

2. Gdy ta sama transakcja wygląda inaczej w każdym systemie 

Jednym z najczęstszych problemów w praktyce jest sytuacja, w której ta sama transakcja z podmiotem powiązanym: 

• na fakturze ma bardzo ogólny opis, 
• w księgach rachunkowych trafia na konto zbiorcze, 
• w dokumentacji cen transferowych jest elementem szerokiej kategorii transakcji. 

Dopóki dane nie były raportowane w sposób zautomatyzowany, ta niespójność nie rzucała się w oczy. Dziś, przy zestawieniu danych z Krajowego Systemu e-Faktur i Jednolitego Pliku Kontrolnego, brak jednolitego opisu i ujęcia transakcji staje się natychmiast widoczny. 

Z perspektywy organów podatkowych to prosty sygnał: skoro podatnik nie potrafi jednoznacznie powiązać faktury z dokumentacją cen transferowych, to dokumentacja przestaje pełnić funkcję obronną. 

3. Faktura mówi jedno, księgi drugie  

Problemem mogą być też rozbieżności pomiędzy: 

• wartościami widocznymi w Krajowy Systemie e-Faktur, 
• danymi ujętymi w  Jednolitym Pliku Kontrolnym,

Czasem wynika to z korekt, czasem z rozliczeń okresowych, a czasem po prostu z przyjętych uproszczeń księgowych. Problem pojawia się wtedy, gdy nie da się w prosty sposób wytłumaczyć tych różnic. 

Dla podatnika są to techniczne niuanse, natomiast dla organów podatkowych, jest to potencjalny sygnał, że ceny transferowe nie są zarządzane w sposób prawidłowy, a wynik podatkowy może być korygowany po fakcie.  

4. Korekty cen transferowych – największy problem w świecie Krajowego Systemu e-Faktur

Jeśli jest jeden obszar, który szczególnie mocno obnaża słabości procesów cen transferowych, to są nim korekty cen transferowych. W praktyce wciąż często funkcjonują one jako: 

• zapisy księgowe bez wyraźnego śladu w fakturach, 
• zbiorcze korekty na koniec roku, 
• korekty, których nie da się powiązać z konkretnymi transakcjami. 

W świecie KSeF takie podejście przestaje działać. Brak korekty po stronie fakturowej przy jednoczesnym wpływie na wynik podatkowy staje się łatwy do wychwycenia. Co więcej – bez jasnego uzasadnienia biznesowego, korekty cen transferowych mogą wyglądać jak próba dostosowania rentowności po fakcie. 

5. Dokumentacja cen transferowych, niespójna z danymi 

Coraz częściej spotykanym problemem jest też dokumentacja cen transferowych, która: 

• formalnie spełnia wymogi ustawowe, 
• ale nie wyjaśnia danych raportowanych w Krajowym Systemie e-Faktur i Jednolitym Pliku Kontrolnym. 

Analiza benchmarkingowa pokazuje jedno, a dane księgowe drugie. Opis transakcji w local file nie odpowiada temu, co widać na fakturach. W efekcie dokumentacja nie pełni już roli ochronnej, która analizuje i wyjaśnia rzeczywiste dane i przebieg transakcji  – staje się dokumentem oderwanym od rzeczywistości operacyjnej. 

6. Źródło problemu? Ceny transferowe jako projekt roczny 

Wiele z opisanych błędów ma jedno wspólne źródło: ceny transferowe są wciąż traktowane jako projekt realizowany raz do roku, a nie jako proces wpisany w codzienne funkcjonowanie firmy. 

Krajowy System e-Faktur i Jednolity Plik Kontrolny wymuszają zmianę tego podejścia. Ceny transferowe zaczynają funkcjonować: 

• na etapie fakturowania, 
• w bieżącej księgowości, 
• w raportowaniu podatkowym. 

Bez jasnych procedur, wspólnego nazewnictwa i bieżącej kontroli danych – nawet poprawna merytorycznie polityka cen transferowych może generować wysokie ryzyko podatkowe. 

7. Co z tego wynika w praktyce? 

Początek roku, to nie tylko czas zamknięć i planów finansowych, ale także najlepszy moment na uporządkowanie podejścia do cen transferowych w realiach Krajowego Systemu e-Faktur i Jednolity Plik Kontrolny. To właśnie teraz zapadają decyzje, które będą widoczne w danych raportowanych przez kolejne dwanaście miesięcy. 

Z praktyki wynika, że próby łatania niespójności pod koniec roku są coraz mniej skuteczne. Dane z Krajowego Systemu e-Faktur i Jednolitego Pliku Kontrolnego pokazywać będą historię transakcji miesiąc po miesiącu – bez kontekstu i bez miejsca na późniejsze tłumaczenia. Dlatego coraz większego znaczenia nabiera świadoma taktyka, a nie jedynie formalne spełnienie obowiązków dokumentacyjnych. 

Dla wielu firm oznacza to konieczność zmiany podejścia: 

• odejścia od traktowania cen transferowych jako projektu rocznego, 
• włączenia ich w bieżące procesy fakturowania i księgowania, 
• zadbania o spójność danych zanim trafią do systemów raportowych. 

Początek roku to moment, w którym można jeszcze: 

• uporządkować zasady fakturowania transakcji z podmiotami powiązanymi, 
• dostosować politykę cen transferowych do sposobu raportowania w Krajowym Systemie e-Faktur i Jednolitym Pliku Kontrolnym 
• ustawić procesy tak, aby dane same opowiadały właściwą historię. 

W erze cyfrowej transparentności najlepszą obroną nie jest dokumentacja przygotowana po fakcie, lecz dobrze zaplanowana taktyka na cały rok.