Co należy rozumieć przez standard badania zgodny z należytą starannością?
Objaśnienia MF z 3 lipca 2025 r. jasno wskazują, że zakres badania statusu właściciela rzeczywistego powinien być zróżnicowany w zależności od tego, czy wypłata z tytułów biernych realizowana jest na rzecz podmiotu powiązanego, czy niepowiązanego. W przypadku wypłat do podmiotów powiązanych, aby zastosować preferencje, płatnik powinien przeprowadzić badanie tego podmiotu, prowadzące do „nieposiadania wiedzy uzasadniającej przypuszczenie, że istnieją okoliczności wykluczające możliwość” zastosowania tych preferencji. Należytą starannością będzie zatem nie tylko pozyskanie certyfikatu rezydencji oraz oświadczenia właściciela rzeczywistego (BO), ale również pozyskanie dodatkowych dokumentów (np. sprawozdanie finansowe). Podmioty niepowiązane nie wymagają tak szczegółowego badania. W przypadku wypłat realizowanych na ich rzecz, konieczne jest zbadanie statusu BO poprzez weryfikację uzyskanych dokumentów, które mogą stanowić wspomniane powyżej certyfikat rezydencji oraz oświadczenie BO.
Niestety nie jest to jedyny standard, którego należy dochować przy badaniu statusu BO z uwzględnieniem należytej staranności. W rozdziale nr 5 Objaśnień, Ministerstwo wskazuje, że badanie powinno uwzględniać również takie czynniki jak: charakter działalności płatnika, skala płatności oraz istnienie powiązań pomiędzy płatnikiem a podatnikiem. Im większa skala działalności oraz im bliższe powiązania, tym wyższy poziom weryfikacji jest wymagany.
W celu zobrazowania jak powyższe czynniki wpływają na standard badania BO posłużono się przykładem podmiotów A i B, które dokonują płatności z tytułu korzystania z licencji do podmiotu niepowiązanego C.
Pamiętając, że badanie BO w przypadku zastosowania preferencji o odniesieniu do podmiotów niepowiązanych może ograniczać się do weryfikacji danych zawartych na certyfikacie rezydencji oraz oświadczeniu BO (nie biorąc pod uwagę pozostałych warunków zastosowania preferencji, o ile takie występują), podmioty A i B są do takiego działania zobowiązane.
Podmiot A dokonuje wielu płatności z tytułu licencji rocznie na rzecz podmiotu C. W tym samym okresie Podmiot B dokonuje jednej takiej płatności. W obu przypadkach podmiot C jednorazowo przedstawił nieprawidłowy certyfikat rezydencji, który dotyczył odpowiedniego okresu i wskazywał właściwy organ wydający, jednak nie zawierał kompletnych danych. Zdaniem Ministerstwa, fakt, że oba podmioty poddały badaniu wymagane od nich okoliczności w celu weryfikacji warunku rzeczywistego właściciela, nie wpłynie na inną ocenę pod kątem dochowania należytej staranności w tym badaniu w stosunku do podmiotu A, który miał wielokrotnie możliwość wystąpienia o przedłożenie aktualnego certyfikatu, a inaczej wobec podmiotu B, który nie miał takiej możliwości.
Jak wynika zatem z przytoczonego przykładu, standard badania BO należy różnicować nie tylko w przypadku wypłat do podmiotów powiązanych oraz niepowiązanych. Płatnik musi również wziąć pod uwagę częstotliwość wypłat i charakter współpracy, jaka występuje pomiędzy podmiotami, gdyż jest to równie ważny czynnik wpływający na ocenę dochowania należytej staranności w ramach badania statusu BO.
