Części zamienne w magazynie a koszty CIT. Kiedy rozliczyć wydatek?

Kiedy wydatek na zakup części zamiennej staje się kosztem podatkowym? W chwili jej zakupu, czy dopiero wtedy, gdy część zostanie pobrana z magazynu i faktycznie wykorzystana do naprawy maszyny? 

Do tego problemu odniósł się ostatnio Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej. Na który z momentów wskazał organ podatkowy?  

Zakup części nie oznacza jej natychmiastowego wykorzystania  

Sprawa dotyczyła przedsiębiorstwa produkcyjno-usługowego korzystającego z parku maszynowego. Spółka kupowała części zamienne z wyprzedzeniem. Takie działanie było uzasadnione gospodarczo, ponieważ sprawność maszyn i linii produkcyjnych ma bezpośrednie znaczenie dla ciągłości produkcji, terminowej realizacji zamówień oraz zachowania odpowiedniej jakości. Niektóre części mogły przy tym pozostawać w magazynie nawet dłużej niż rok. 

Po zakupie części trafiały do magazynu. W księgach rachunkowych były wykazywane jako zapasy, a więc ich wartość nie obciążała od razu wyniku finansowego. Dopiero w chwili pobrania konkretnej części z magazynu, udokumentowanego wewnętrznym dokumentem magazynowym, jej wartość była księgowana w kosztach działalności operacyjnej.  

Spółka uważała, że podobnie powinno wyglądać rozliczenie CIT. Skoro część do czasu jej wykorzystania pozostaje zapasem, to koszt podatkowy powinien powstać dopiero wtedy, gdy zostanie ona wydana z magazynu i rzeczywiście użyta do naprawy lub utrzymania maszyny. W ocenie Spółki, ujęcie nabytych części zamiennych jako zapasów nie stanowi jeszcze ujęcia kosztu w księgach rachunkowych w rozumieniu art. 15 ust. 4e ustawy o CIT.  

Koszt pośredni, ale kiedy poniesiony? 

Organ nie miał wątpliwości, że części zamienne wykorzystywane przy naprawach i bieżącym utrzymaniu maszyn będą stanowić tzw. pośrednie koszty uzyskania przychodów, potrącany zgodnie z zasadami określonymi w art. 15 ust. 4d ustawy o CIT tj. w dacie poniesienia kosztu. W tym zakresie organ zgodził się ze Spółką.  

Fiskus wskazał jednak, że Spółka błędnie zinterpretowała „dzień poniesienia” jako dzień/moment pobrania części z magazynu. 

Przypomnijmy, że zgodnie z art. 15 ust. 4e ustawy o CIT, za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów uważa się zasadniczo dzień, na który ujęto koszt w księgach rachunkowych (zaksięgowano) na podstawie otrzymanej faktury (rachunku), albo dzień, na który ujęto koszt na podstawie innego dowodu w przypadku braku faktury (rachunku), z wyjątkiem sytuacji gdy dotyczyłoby to ujętych jako koszty rezerw albo biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów.  

W ocenie Organu, w zakresie wszelkich wydatków stanowiących na gruncie ustawy o CIT pośrednie koszty uzyskania przychodów, które w momencie poniesienia, dla celów księgowych, są ujmowane na innych kontach niż kosztowe np. jako zapasy (tj. nie są księgowane jako koszt), podatnik jest uprawniony do rozpoznania ich w kosztach podatkowych w dacie, na którą dany wydatek zostanie ujęty w księgach rachunkowych bez względu na rodzaj konta, na jakim zostanie dokonany zapis księgowy, z wyjątkiem sytuacji, gdy dotyczyłoby to ujętych jako koszty rezerw albo biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów. 

Zdaniem Dyrektora KIS na gruncie CIT nie ma decydującego znaczenia data faktycznego zużycia części a rozliczenia bilansowe nie mają w tym zakresie wpływu na moment rozpoznania kosztu podatkowego.  

Podobne stanowisko organ zajął już w interpretacji z 25 lutego 2026 r., sygn. 0114-KDIP2-2.4010.638.2025.1.RK. Również w tamtej sprawie uznano, że części zamienne mogą być podatkowym kosztem w dniu ujęcia wydatku w księgach na podstawie faktury, niezależnie od sposobu jego rozliczenia bilansowego i momentu późniejszego wydania części z magazynu. 

Również w interpretacji z dnia 19 grudnia 2024 r. sygn. 0111-KDIB1-1.4010.635.2024.1.BS 

Dyrektor KIS zajął stanowisko, że zakup materiałów, które na dzień nabycia stanowią stan magazynowy, jest kosztem podatkowym w momencie poniesienia, tj. w dniu, na który ujęto koszt w księgach rachunkowych na podstawie otrzymanej faktury (rachunku) lub innego dowodu, a nie w momencie faktycznego zużycia i wystawienia dokumentu RW.  

Odmienne stanowiska w dotychczasowej praktyce interpretacyjnej 

Sprawa jest jednak ciekawsza, ponieważ podatnik nie zaproponował rozwiązania, które wcześniej nie pojawiało się w praktyce organów podatkowych. 

W interpretacji z 21 listopada 2022 r., sygn. 0111-KDIB1-2.4010.279.2021.9.EJ, Dyrektor KIS zaakceptował możliwość rozpoznania kosztu w dniu pobrania części zamiennej z magazynu. Co istotne, interpretacja ta została wydana po ponownym rozpatrzeniu sprawy w związku z wyrokami WSA w Rzeszowie z 8 lutego 2022 r., sygn. I SA/Rz 914/21, oraz NSA z 24 czerwca 2022 r., sygn. II FSK 384/22. 

Także w interpretacji z 3 kwietnia 2023 r., sygn. 0114-KDIP2-2.4010.75.2023.1.AS, dotyczącej napraw taboru kolejowego, Dyrektor KIS zgodził się, że materiały własne pobierane z magazynu mogą być rozpoznawane jako koszt w dniu ich pobrania i ujęcia w księgach na podstawie dokumentu wewnętrznego. 

Jeszcze wcześniej, w interpretacji z 18 września 2018 r., sygn. 0111-KDIB1-3.4010.381.2018.1.MST, organ również zaakceptował rozwiązanie, w którym część zapasów stawała się kosztem dopiero przy wydaniu z magazynu. 

Problemem jest przewidywalność rozliczeń  

Na pierwszy rzut oka stanowisko Dyrektora KIS może wydawać się korzystne. Pozwala bowiem rozpoznać koszt podatkowy wcześniej niż w momencie faktycznego wykorzystania części. Nie dla wszystkich podatników jednak wcześniejsze rozpoznanie kosztu będzie rozwiązaniem korzystniejszym a jednocześnie może zwiększać stopień skomplikowania rozliczeń. 

Szczególną uwagę jednak zwraca to, że mimo braku zmiany przepisów, interpretacja momentu „ujęcia kosztu w księgach rachunkowych” prowadzi to tak odmiennych wniosków. Obecnie Dyrektor KIS mocno akcentuje autonomię prawa podatkowego względem bilansowego.  

Interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 17 września 2026 r., sygn. 0111-KDIB1-1.4010.407.2026.2.MF.