Czy akceptacja raportu przesuwa moment rozliczenia VAT? Ograniczone zastosowanie wyroku TSUE Budimex
W interpretacji indywidualnej z 10 czerwca 2026 r. (sygn. 0111-KDIB3-1.4012.245.2026.3.IK) Dyrektor KIS zajął stanowisko istotne dla podmiotów świadczących usługi reklamowe, marketingowe, sponsoringowe oraz inne usługi niematerialne rozliczane na podstawie raportów lub procedur odbiorowych. Organ uznał, że samo uzależnienie wystawienia faktury i płatności od akceptacji raportu przez klienta nie oznacza jeszcze, że obowiązek podatkowy w VAT powstaje dopiero z chwilą tej akceptacji.
Sprawa dotyczyła spółki organizującej konferencje branżowe. W ramach swojej działalności zawierała ona umowy sponsoringowe obejmujące kompleksowe świadczenia promocyjno-reklamowe, takie jak ekspozycja logotypów sponsorów, udział przedstawicieli sponsorów w wydarzeniach, dystrybucja materiałów promocyjnych czy działania marketingowe realizowane również po zakończeniu konferencji. Strony przewidywały w umowach, że po wykonaniu usługi sporządzany będzie szczegółowy raport dokumentujący realizację wszystkich świadczeń. Dopiero jego akceptacja przez sponsora miała umożliwiać wystawienie faktury oraz zapłatę wynagrodzenia. Co więcej, sponsor mógł zgłosić zastrzeżenia, a wynagrodzenie mogło zostać odpowiednio obniżone.
Podatnik argumentował, że w takich okolicznościach moment wykonania usługi powinien być utożsamiany z momentem akceptacji raportu. W uzasadnieniu powołał się przede wszystkim na istotny wyrok TSUE w sprawie Budimex (C-224/18), w którym Trybunał dopuścił możliwość uznania formalnego odbioru usługi za moment jej wykonania dla celów VAT.
Dyrektor KIS nie podzielił jednak tego stanowiska. Organ przyznał wprawdzie, że w analizowanej sprawie mamy do czynienia z jedną kompleksową usługą promocyjno-reklamową, jednak uznał, że raport sporządzany po wykonaniu świadczeń pełni jedynie funkcję potwierdzającą ich realizację. W ocenie organu usługa zostaje wykonana w momencie faktycznego zakończenia wszystkich czynności składających się na pakiet sponsorski, a nie w chwili późniejszej akceptacji raportu przez klienta.
Szczególnie interesujące jest stanowisko Dyrektora KIS dotyczące samego wyroku Budimex. Organ przypomniał, że zgodnie z TSUE formalny odbiór może wyznaczać moment wykonania usługi jedynie wtedy, gdy spełnione są określone warunki. Zdaniem Organu, procedura odbioru musi być typowa dla danej branży i odzwierciedlać rzeczywistość gospodarczą. Co więcej, musi stanowić materialne zakończenie usługi. Dodatkowo, powinna mieć wpływ na ostateczne wynagrodzenie wykonawcy. Zdaniem organu podatnik nie wykazał, aby obowiązek akceptacji raportu stanowił powszechną praktykę w branży usług sponsoringowych i reklamowych. Samo wskazanie, że podobne procedury stosowane są przez niektórych kontrahentów, zwłaszcza spółki z udziałem Skarbu Państwa, zostało uznane za niewystarczające.
Co więcej, Dyrektor KIS zakwestionował również argument dotyczący nieostatecznego charakteru wynagrodzenia. W jego ocenie skoro umowa przewidywała określoną cenę za wykonanie usługi, to ewentualne późniejsze zmniejszenie wynagrodzenia powinno zostać rozliczone poprzez wystawienie faktury korygującej. Nie może natomiast prowadzić do przesunięcia momentu powstania obowiązku podatkowego.
Interpretacja ta ma znaczenie wykraczające daleko poza branżę eventową. Podobne mechanizmy odbiorowe są bowiem powszechnie stosowane przy usługach marketingowych, reklamowych, doradczych, informatycznych, wdrożeniowych czy consultingowych. W wielu przypadkach umowy przewidują akceptację raportów, odbiory etapów prac lub podpisanie protokołów warunkujących płatność wynagrodzenia. Po publikacji omawianej interpretacji podatnicy powinni jednak zachować ostrożność przy przyjmowaniu, że sam fakt istnienia takiej procedury automatycznie przesuwa moment wykonania usługi na gruncie VAT.
W praktyce kluczowe znaczenie będzie miało odpowiednie udokumentowanie, że procedura odbioru nie ma wyłącznie charakteru formalnego, lecz rzeczywiście stanowi element wykonania usługi w danej branży. W przeciwnym razie organy podatkowe mogą uznać, że obowiązek podatkowy powstaje już w chwili faktycznego zakończenia prac, a późniejsze raporty, protokoły czy akceptacje pozostają bez znaczenia dla rozliczeń VAT.
Organy podatkowe nadal traktują wnioski płynące z wyroku TSUE Budimex jako wyjątek od ogólnej zasady wynikającej z art. 19a ust. 1 ustawy o VAT. Podatnicy planujący opierać moment rozliczenia VAT na procedurach odbiorowych powinni zatem każdorazowo ocenić, czy są w stanie wykazać spełnienie wszystkich przesłanek wskazanych przez Trybunał. W przeciwnym razie istnieje ryzyko, że organ uzna obowiązek podatkowy za powstały wcześniej, co może prowadzić do zaległości podatkowych oraz konieczności zapłaty odsetek.
