Czy benefity dla współpracowników B2B mogą stanowić koszty uzyskania przychodów?

Przy nawiązywaniu współpracy w ramach modelu business-to-business (B2B), strony mają szeroką swobodę kształtowania świadczeń dodatkowych, takich jak benefity w postaci np. dostępu do pakietu medycznego, możliwości korzystania z kart sportowych czy programów wellbeingowych . Spółka może skorzystać z różnych modeli:

• wykupić dla kontrahenta dany benefit pokryć jego koszty w całości,
• wykupić dla kontrahenta pakiet benefit i obciążyć go częścią kosztu,
• wykupić dla kontrahenta pakiet benefit i obciążyć go całością kosztu.

Wybór zastosowanego rozwiązania ma istotny wpływ na możliwość uznania wydatków na zakup dodatkowych świadczeń dla współpracownieków za koszt podatkowy. 

📂 Stanowiska organów podatkowych

Organy podatkowe w wydawanych przez siebie interpretacjach indywidualnych zgadają się na uwzględnienie w kosztach uzyskania przychodu wydatków na benefity dla współpracowników, jeżeli ponoszone są one w celu:

• zachęcenia odpowiednio wykfalifikowanych specjalistów do podjęcia współpracy (brak dodatkowych świadczeń powodowałby trudności w pozyskaniu usług kontrahentów, a co za tym idzie, w osiąganiu przychodów przez spółkę),
• redukcji absencji chorobowej współpracowników (dbanie o dobrostan kontrahentów zmniejsza liczbę dni, w których nie świadczą usług, co pomaga spółce wywiązywać się z terminów ustalonych z klientami, a co za tym idzie, zabezpieczać źródła przychodów).

Takie stanowisko Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej wyrażone zostało m.in. w interpretacjach:

• z dnia 13 czerwca 2025 r., nr 0111-KDIB1-1.4010.158.2025.2.KM,
• z dnia 23 maja 2025 r., nr 0111-KDIB1-1.4010.125.2025.2.KM,
• z dnia 19 grudnia 2024 r., nr 0111-KDIB1-3.4010.629.2024.2.ZK,

w których organ podatkowy potwierdził możliwość zaliczenia do kosztów podatkowych wydatków na benefity dla współpracowników, w postaci: pakietów medycznych, dostępu do szkoleń specjalistycznych i konferencji branżowych, zajęć nauki języków obcych, karty „Multisport”, karty lunchowej, kuponów zniżkowych do sklepów, bonów turystycznych czy polisy ubezpieczenia na życie.

Szerokie omówienie rozpatrywanej kwestii przedstawione zostało w interpretacji z dnia 5 grudnia 2025 r., 0114-KDIP2-1.4010.532.2025.3.KW, w której Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej odniósł się do różnych modeli, w ramach których firmy mogą zapewniać współpracownikom dostęp do benefitów. Wynika z niej, że wydatki te:

• mogą stanowić koszty podatkowe, gdy stanowią one dodatkowy element wynagrodzenia za świadczone przez współpracowników B2B usługi i są regulowane w umowach zawartych przez spółkę ze współpracownikami,
• nie mogą stanowić kosztów podatkowych, gdy nie stanowią one elementu należnego wynagrodzenia za świadczone przez współpracowników B2B usługi oraz nie zostały uregulowane w umowach zawartych przez spółkę ze współpracownikami,
• nie mogą stanowić kosztów podatkowych, w części w jakiej współpracownicy B2B są obciążani kwotami partycypacji w kosztach zakupu,
• nie mogą stanowić kosztów podatkowych, gdy finansowanie zakupu odbywa się z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych.

Przykładem interpretacji negatywnej, w której Dyrektor KIS odmówił spółce możliwości zaliczenia wydatków na benefity dla współpracowników B2B do kosztów uzyskania przychodów, jest pismo z dnia 23 stycznia 2026 r., nr 0114-KDIP2-1.4010.655.2025.2.PK. W tym przypadku dodatkowe świadczenia niepieniężne, nie stanowiły dla kontrahentów elementu należnego im wynagrodzenia i nie były regulowane w zawartej umowie o świadczenie usług. Organ podatkowy uznał, że wydatki te nie są ponoszone w celu nawiązywania i utrzymywania relacji ze współpracownikami bądź ich motywowania, ponieważ współpracownicy B2B są niezależnymi przedsiębiorcami odpowiadającymi za wynik finansowy swojej firmy i odmiennie niż pracownicy, nie wymagają dodatkowej motywacji.

📝 Podsumowanie

Aby wydatki poniesione przez spółkę na zapewnienie współpracownikom B2B benefitów niepieniężnych, mogły zostać rozliczone w kosztach podatkowych działalności gospodarczej, spełnione muszą zostać łącznie następujące warunki:

• wydatki muszą pozostawać w związku przyczynowym z przychodami,
• wydatki muszą zostać definitywnie poniesione przez spółkę (podatnika), nie mogą zostać przerzucona na kontrahenta,
• wydatki powinny stanowić dodatkowy element wynagrodzenia za usługi świadczone przez kontrahenta na rzecz spółki, a sam fakt przysługiwania benefitów uwzględniony w zawartej umowie B2B,
• wydatni nie mogą być finansowane z ZFŚS.

Szczególny nacisk położyć należy na konieczność uwzględnienia zapisów o dodatkowym świadczeniu w aneksie do umowy o świadczenie usług na rzecz spółki przez współpracownika. Jak bowiem wskazuje część stanowisk prezentowanych przez Krajową Informację Skarbową, benefit niestanowiący części należnego wynagrodzenia dla kontrahenta B2B może zostać potraktowany jako wydatek noszący znamiona reprezentacji, a tym samym wyłączony z możliwości uwzględnienia w kosztach uzyskania przychodów.