Czy firma mogła wiedzieć? Sankcje, handel i ryzyko reeksportu towaru do Rosji

Wielu przedsiębiorców wciąż myśli o sankcjach jak o prostym zakazie: nie sprzedawaj do Rosji, nie kupuj z Rosji, sprawdzaj listy sankcyjne. Problem w tym, że praktyka organów idzie dziś znacznie dalej. Już spieszę z wyjaśnieniami.

W postępowaniach prowadzonych przez organy podatkowe (a tutaj raczej przez celno-skarbowe) coraz częściej nie chodzi wyłącznie o to, czy firma wiedziała, że towar trafił albo mógł trafić na rynek objęty sankcjami. Pytanie brzmi raczej: czy mogła to przewidzieć, czy miała sygnały ostrzegawcze i co zrobiła, aby temu zapobiec.

To bardzo istotna różnica. Bo oznacza, że problem mogą mieć nie tylko podmioty działające świadomie, ale także te, które działały standardowo, „normalnie biznesowo”, tyle że bez odpowiednio udokumentowanej weryfikacji kontrahenta, łańcucha dostaw i finalnego przeznaczenia towaru. Unijne podejście coraz mocniej akcentuje obowiązek przeciwdziałania obchodzeniu sankcji, także pośrednio, a standard „best efforts” jest opisywany jako wysoki poziom niezbędnych i wykonalnych działań.

Dlaczego firmy wpadają w ryzyko, choć nie chciały niczego obchodzić

W praktyce problem zaczyna się zwykle tam, gdzie formalnie wszystko wygląda poprawnie:

kontrahent jest z kraju trzeciego, nie z Rosji,

dokumenty przewozowe się zgadzają,

płatność przychodzi,

towar nie jest wysyłany bezpośrednio na rynek rosyjski,

a sama firma zakłada, że skoro nie ma wiedzy o naruszeniu, to jest bezpieczna.

Tymczasem organ patrzy szerzej. Interesuje go nie tylko kierunek formalnej dostawy, ale cały kontekst transakcji: kto zamawiał, kto płacił, kto organizował transport, jaki był profil kontrahenta, czy miał realną infrastrukturę biznesową i czy eksportowany towar miał podwyższone ryzyko dalszego reeksportu. Jeżeli firma nie umie pokazać, że ten kontekst badała, zaczyna się problem dowodowy. A ten problem bardzo szybko zamienia się w problem sankcyjny, podatkowy, celny, a czasem też karny lub karno-skarbowy.

Case study: o co naprawdę pyta organ

W jednej ze spraw, z którą się zetknąłem, organ skierował do przedsiębiorcy łącznie 18 szczegółowych pytań. Ich wspólny mianownik był prosty: czy i co Państwo wiedzieli oraz co i jak to weryfikowaliście.

Wśród tych pytań znalazły się m.in. takie (postaraj sobie odpowiedzieć w kontekście swojej firmy, czy dałbyś sobie z nimi radę):

Czy mają Państwo wiedzę, kto faktycznie zamawia towary i jakie były ich zamierzone zastosowania?
Czy prowadzili Państwo odpowiednie analizy ryzyka w celu oceny możliwości nielegalnego wykorzystania tych towarów i w jaki sposób?
Czy Państwa firma stosowała procedury weryfikacji klientów i odbiorców, aby upewnić się, że towary nie będą wykorzystywane do celów niezgodnych z prawem lub przeznaczeniem?
Czy mają Państwo wiedzę jak długo kontrahenci działają na rynku?
Czy mają Państwo wiedzę, jakiego rozmiaru były firmy prowadzone przez tych kontrahentów, jaki był ich kapitał, czy zatrudniają pracowników i czy posiadają majątek umożliwiający prowadzenie działalności gospodarczej?
Jakie środki podejmowali Państwo, aby monitorować eksportowane towary i reagować na wszelkie podejrzane działania?
Czy Państwa firma podpisała z kontrahentami porozumienia zapobiegające nielegalnemu wykorzystaniu eksportowanych towarów lub ich dalszej odsprzedaży do Rosji?
Czy mają Państwo wiedzę, czy zakupione towary dostarczane były do Rosji?
Czy Państwa firma pozyskała informację o finalnym przeznaczeniu towarów, w tym ewentualnym reeksporcie do innych krajów, w tym Rosji?

To są pytania bardzo charakterystyczne. Jak widzicie, organ nie pyta wyłącznie o dokument sprzedaży. Pyta o cały model należytej staranności.

Co z tych pytań wynika wprost

Z tych pytań płyną co najmniej cztery praktyczne wnioski:

1. Sama niewiedza może nie wystarczyć jako obrona

Jeżeli firma odpowiada: „Nie wiedzieliśmy”, organ bardzo często przechodzi do kolejnego poziomu: dlaczego nie wiedzieliście i co zrobiliście, żeby się dowiedzieć? To właśnie tutaj znaczenia nabierają analizy ryzyka, procedury due diligence, sposób akceptacji kontrahenta, weryfikacja płatności, monitoring transportu, ubezpieczenie towaru oraz ustalenie finalnego odbiorcy i przeznaczenia towaru.

2. Liczy się nie tylko kontrahent bezpośredni, ale też ekonomiczny sens transakcji

Jeżeli zagraniczny nabywca ma znikomą historię, nieproporcjonalnie małą skalę działalności, nietypowy profil, brak zaplecza lub niejasny model biznesowy, to dla organu może to być sygnał ostrzegawczy. Innymi słowy: formalna umowa z podmiotem spoza Rosji nie zamyka sprawy. Czasem dopiero ją otwiera – warto to wiedzieć.

3. Organ bada także „red flags”, nie tylko twarde dowody

W praktyce liczą się okoliczności takie jak:

rozbieżność między płatnikiem a kupującym,

brak jasności co do końcowego użytkownika,

nietypowy kierunek transportu,

pośrednik bez realnego zaplecza gospodarczego,

brak sensownego uzasadnienia handlowego,

branża lub towar podwyższonego ryzyka,

niechęć kontrahenta do ujawnienia dalszej odsprzedaży albo finalnego zastosowania.

I żeby było jasne! To nie są jeszcze automatycznie dowody naruszenia, ale są to sygnały, których organ zapewne nie zignoruje.

4. Kluczowe jest nie tylko to, co firma robiła, ale czy umie to udowodnić

W wielu sprawach największym problemem nie jest nawet brak działań, tylko brak ich udokumentowania. Jeżeli przedsiębiorca mówi, że:

sprawdzał kontrahenta,

analizował ryzyko,

badał przeznaczenie towaru,

monitorował płatności,

to organ zwykle oczekuje, że będzie to można wykazać: procedurą, checklistą, notatką, korespondencją, zrzutem z rejestru, oświadczeniem kontrahenta, klauzulą umowną, wynikiem screeningu lub akceptacją compliance. Oczywiście nie zawsze da się to wykazać, a pozostałe okoliczności również wskazywać mogą na obiektywny brak istnienia podstaw do podejrzewania kontrahenta o nierzetelność, niemniej jeśli jeszcze nie ma interwencji ze strony organu, warto zastanowić się, czy może nie zmienić czegoś w swoim modelu współpracy z kontrahentami.

Gdzie pojawia się realne ryzyko finansowe

Ryzyko nie jest wyłącznie teoretyczne. W ogólnodostępnych publikacjach pojawiają się informacje o karach pieniężnych sięgających nawet do 20 mln zł, a także wzmianki o rosnącej aktywności KAS. Równolegle na poziomie UE utrwala się podejście anty-circumvention, czyli przeciwdziałanie obchodzeniu sankcji także przez struktury pośrednie, reeksport i wykorzystanie podmiotów z państw trzecich. To oznacza, że dla firmy ryzyko zaczyna się dużo wcześniej niż przy oczywistym eksporcie na tereny objęte sankcjami.

Co warto wdrożyć w firmie, zanim przyjdą pytania z urzędu

Najbardziej praktyczne podejście nie polega dziś na deklaracji: „przestrzegamy sankcji”. Ono polega na zbudowaniu zawczasu materiału dowodowego, który w sytuacji kryzysowej potwierdzi, że firma realnie zarządzała ryzykiem.

W praktyce warto zastanowić się nad:

wdrożeniem procedury sankcyjnej i eksportowej, dopasowanej do branży i rodzaju towarów,

okresowym procesem due diligence kontrahenta,

identyfikacją tzw. red flags przy nowych i niestandardowych transakcjach,

sporządzeniem klauzul umownych dotyczących zakazu reeksportu, wykorzystania niezgodnego z prawem i obowiązków informacyjnych,

ustaleniem zasad weryfikacji zgodności płatności z kontraktem,

dokumentowaniem i archiwizacją kluczowych komunikacji i podjętych decyzji w zakresie współpracy z kontrahentem, tak aby po miesiącach, czy latach dało się odtworzyć rzeczywisty stan faktyczny.

Najważniejsza lekcja dla zarządów i działów handlowych

Największy błąd polega dziś na założeniu, że sankcje to wyłącznie temat dla prawników albo działu celnego. Nie. To jest temat dla:

zarządu,

działu zakupów i sprzedaży,

logistyki,

finansów,

compliance,

a czasem także księgowości i działu obsługi płatności.

Bo właśnie z tych obszarów organ składa później obraz tego, czy firma naprawdę chciała zapobiec ryzyku, czy tylko zakładała, że „jakoś to będzie.

Konkluzja ode mnie

W sprawach sankcyjnych coraz rzadziej wystarcza odpowiedź: nie wiedzieliśmy. Dziś coraz częściej trzeba odpowiedzieć na pytanie: co zrobiliście, żeby wiedzieć. Właśnie dlatego postępowania w tym obszarze są tak trudne dla firm, które działały w dobrej wierze, ale bez procedur, bez dokumentowania weryfikacji i bez analizy ryzyka reeksportu. W realiach obecnej praktyki organów to może być za mało.