Czy przedsiębiorca musi znać budowę schemy?
Przedsiębiorca nie musi znać budowy schemy e-faktury (struktury logicznej FA(3)) w sensie technicznym, ale musi rozumieć jej wymagania merytoryczne i strukturalne, aby zapewnić prawidłowe wystawienie dokumentu i dostosować procesy wewnętrzne firmy.
Krajowy System e-Faktur (KSeF) został zaprojektowany w taki sposób, aby to oprogramowanie (a nie użytkownik końcowy) odpowiadało za przekształcenie wprowadzonych danych w ustrukturyzowany plik XML.
Oto jak rozkłada się odpowiedzialność i wymogi:
- Rola programów finansowo-księgowych
Przedsiębiorca będzie korzystał z KSeF przy użyciu:
- Bezpłatnych narzędzi Ministerstwa Finansów, takich jak Aplikacja Podatnika KSeF, Aplikacja Mobilna KSeF czy moduł e-mikrofirma.
- Komercyjnych programów finansowo-księgowych, zintegrowanych z API KSeF 2.0.
W tych programach wystawca faktury wypełnia dane w formatce/interfejsie. Program ten jest odpowiedzialny za stworzenie pliku XML zgodnego z obowiązującą strukturą logiczną FA(3). Ministerstwo Finansów udostępnia schemy oraz broszury informacyjne w celu ułatwienia dostosowania systemów informatycznych.
- Konieczność znajomości struktury na poziomie biznesowym
Chociaż techniczne tworzenie XML leży po stronie oprogramowania, przedsiębiorca musi mieć świadomość zawartości schemy, zwłaszcza w fazie przygotowania do wdrożenia:
A) Weryfikacja treści
Przedsiębiorca lub jego pracownicy muszą wiedzieć, jakiego rodzaju faktury są wystawiane i jakie specyficzne dane są na nich zawarte, aby sprawdzić, czy mają one swoje odpowiedniki w strukturze logicznej e-Faktury.
B) Wypełnianie pól obowiązkowych i fakultatywnych
Choć podstawowe dane wymagane ustawą o VAT (art. 106e) są obowiązkowe, struktura FA(3) zawiera również elementy fakultatywne (np. Rozliczenie, Platnosc, WarunkiTransakcji, Stopka, Zalacznik).
- W przypadku wypełniania fakultatywnych węzłów, pola oznaczone jako obowiązkowe w ramach tego konkretnego węzła muszą zostać wypełnione dla skuteczności wysyłki pliku faktury.
- Ministerstwo Finansów zachęca do pełnego wykorzystywania możliwości, które daje wzór e-Faktury, w tym elementów dobrowolnych (np. terminu i formy płatności, czy dodatkowych informacji o przedmiocie transakcji w polu DodatkowyOpis), ponieważ niezalecane jest przesyłanie do KSeF pliku XML zawierającego tylko podstawowe dane, przy jednoczesnym wskazywaniu wszystkich danych dodatkowych tylko na wizualizacji (PDF).
C) Skutki niezgodności
Podatnik musi zadbać o poprawność danych, ponieważ system KSeF sprawdza zgodność przesłanego pliku XML z dedykowaną strukturą (FA(3)) oraz czy osoba wysyłająca ma uprawnienia. Jeśli dokument (plik XML) nie jest zgodny ze wzorem struktury logicznej (np. nie wszystkie wymagane przez strukturę pola zostały wypełnione), faktura zostanie odrzucona przez system. Odrzucenie pliku XML oznacza, że faktura nie została wystawiona.
Wniosek
Przedsiębiorca musi wiedzieć, co (jakie dane) jest wymagane i gdzie (w której sekcji formatki/programu) to wprowadzić, zgodnie z wymogami struktury FA(3), aby program wygenerował poprawny plik XML. Nie jest natomiast wymagana wiedza o tym, jak technicznie wygląda ten plik XML.
*Informacje przekazywane przez Doradzai.com nie są usługami doradztwa podatkowego i nie stanowią wiążącej wykładni przepisów podatkowych
