Czy refakturowane wydatki i odpowiadające im koszty można ująć podatkowo w jednym okresie?
Refakturowanie wydatków jest jedną z najczęściej stosowanych praktyk w relacjach gospodarczych, która budzi często wątpliwości co do zasad stosowania oraz ujmowania w księgach podatkowych. Jedną z wątpliwości jest również to, czy przychód z tytułu refaktury oraz koszty uzyskania przychodów wynikające z refakturowanych wydatków mogą (i powinny) zostać rozpoznane w tym samym okresie podatkowym.
Przychód z tytułu refaktury – w dacie wystawienia
Pierwszym elementem jest określenie momentu powstania przychodu podatkowego. Zgodnie z art. 12 ust. 3a ustawy o CIT, przychód należny powstaje co do zasady w dniu wystawienia faktury, jeżeli następuje to przed terminem płatności lub wykonaniem usługi.
W tym zakresie, organy podatkowe przedstawiają stanowisko zgodnie z którym: „przychód należny z tytułu refakturowania usług powinien być wykazany w dacie wystawienia refaktury, niezależnie jakiego okresu dotyczy refaktura” (tak przykładowo w interpretacji Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 5 grudnia 2016 r., nr 1462-IPPB3.4510.950.2016.1.AG). Co istotne jednak, ten moment powstania przychodu będzie właściwy w sytuacjach, gdy postanowienia między stronami nie regulują innych okresów rozliczeniowych – w tych sytuacjach bowiem, właściwe będzie przyjęcie zakończenia każdego z okresów rozliczeniowych, jako daty powstania przychodu (zgodnie z art. 12 ust. 3c ustawy o CIT).
W praktyce oznaczać to może, że nawet jeśli refaktura dokumentuje koszty dotyczące wcześniejszego okresu (np. energii elektrycznej, usług serwisowych), przychód podatkowy powstaje w bieżącej dacie wystawienia faktury, a nie w okresie, którego dotyczą refakturowane wydatki.
Koszty refakturowanych usług – jako koszty bezpośrednie
Drugim elementem jest ustalenie, kiedy podatnik może zaliczyć do kosztów podatkowych wydatki, które podlegają dalszemu refakturowaniu.
W tym zakresie, zidentyfikować można stanowiska organów podatkowych, w których potwierdza się bezpośredni związek pomiędzy ponoszonymi wydatkami, a przychodami z tytułu refaktury.
Jak wskazano przykładowo w interpretacji z 10 maja 2023 r., nr 0114-KDIP2-1.4010.157.2023.1.JF: „koszty fakturowane przez Dealerów, które następnie Wnioskodawca refakturuje (...), są kosztami bezpośrednimi i powinny zostać zaliczone do kosztów podatkowych w tym roku podatkowym, w którym osiągnięte zostały odpowiadające im przychody.”
Oznacza to, że skoro wydatek jest ponoszony wyłącznie w celu uzyskania przychodu z refaktury, to koszt powinien zostać rozliczony w tym samym okresie, w którym rozpoznano przychód z tytułu wystawienia refaktury.
Podsumowanie
Powyższe oznacza, że refakturowane wydatki mogą być traktowane są podatkowo jako koszty bezpośrednie, które należy rozpoznać w tym samym okresie, w którym powstaje przychód z refaktury – w sytuacjach, w których nie budzi wątpliwości ich bezpośredni związek z przychodami. Przykładowo, dotyczyć to może sytuacji, w których refakturze podlega całość wydatku lub też poniesienie wydatku nie przyczynia się do powstania innych przychodów niż z refaktury. Dzięki temu zachowana zostaje podatkowa zasada współmierności przychodów i kosztów, a sama refaktura staje się neutralna podatkowo.
