Czym jest wizualizacja faktury ustrukturyzowanej?

Wizualizacja faktury ustrukturyzowanej jest jej reprezentacją graficzną (np. w postaci pliku PDF lub wydruku), która jest tworzona na podstawie pierwotnego, prawnie wiążącego pliku XML przyjętego i przechowywanego w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF).

Poniżej przedstawiam kluczowe aspekty wizualizacji:

1. Charakter i Format

Faktura ustrukturyzowana to prawnie zdefiniowany zestaw danych cyfrowych, który musi przyjąć format XML zgodny ze strukturą logiczną (obecnie FA(3)). Wizualizacja jest pochodną tego pliku XML.

• Brak jednolitego wzoru: W momencie wprowadzenia obowiązkowego KSeF nie został wprowadzony jeden, obowiązujący wzór wizualizacji e-faktury. Dostawcy aplikacji mogą tworzyć własne wizualizacje.
• Spójność merytoryczna: Wizualizacja faktury musi być spójna i merytorycznie zgodna z zawartością pliku XML przesłanego do KSeF. Wizualizacja nie może wprowadzać w błąd co do warunków transakcji.
• Dane dodatkowe: Wizualizacja może zawierać dodatkowe dane (np. logo firmy czy kontakt do biura obsługi klienta), które z punktu widzenia systemowego nie mają znaczenia.
• Język obcy: Wizualizacja może być sporządzona w innym języku (np. obcym), pod warunkiem, że dane te, po przetłumaczeniu, odpowiadają merytorycznie zawartości pliku XML.

2. Rola prawna i obieg

Wizualizacja (PDF/wydruk) ma znaczenie przede wszystkim w sytuacjach, gdy faktura ustrukturyzowana jest udostępniana nabywcy poza KSeF.

• Reprezentacja, nie dokument pierwotny: Wizualizacje (PDF, wydruk) faktur ustrukturyzowanych są jedynie reprezentacją faktycznego dokumentu, który znajduje się w KSeF.
• Obowiązek udostępniania: W określonych ustawowo przypadkach (art. 106gb ust. 4 ustawy) występuje obowiązek przekazania faktury nabywcy w sposób z nim uzgodniony (np. jako wydruk lub plik PDF). Dotyczy to m.in. faktur wystawianych na rzecz konsumentów (osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej) lub podatników zagranicznych (bez siedziby/stałego miejsca działalności w Polsce).
• Wizualizacja w narzędziach MF: Bezpłatne narzędzia Ministerstwa Finansów, takie jak Aplikacja Podatnika KSeF, Aplikacja Mobilna KSeF czy e-mikrofirma, również oferują funkcjonalność wizualizacji i pobierania faktur w postaci XML, HTML lub PDF.

3. Elementy kontrolne (Kody QR)

Kluczowym elementem wizualizacji, który pozwala na weryfikację jej autentyczności, jest kod weryfikujący QR.

Online (Faktura przyjęta i posiada numer KSeF)

Jeden kod QR z numerem KSeF.

Umożliwia dostęp do faktury w KSeF oraz weryfikację danych zawartych na fakturze (dostęp dwuetapowy).

Offline (Przed dosłaniem do KSeF)

Dwa kody QR, z napisami: „OFFLINE” (kod do weryfikacji faktury) i „CERTYFIKAT” (kod do weryfikacji tożsamości wystawcy).

KOD I (OFFLINE) umożliwia weryfikację danych faktury. KOD II (CERTYFIKAT) zapewnia autentyczność pochodzenia i integralność treści oraz weryfikuje tożsamość wystawcy i jego uprawnienia.

Awaria całkowita (Nie ma obowiązku dosłania do KSeF)

Brak kodu QR.

Dokument jest w pełni "pozaksefowy" i nie jest przesyłany do systemu.

Kod QR jest znakiem graficznym, który przedstawia unikalny ciąg znaków w postaci dwuwymiarowego, kwadratowego kodu graficznego. Składa się on m.in. z identyfikatora NIP sprzedawcy, daty wystawienia faktury (P_1) oraz wyróżnika faktury (unikalny ciąg znaków na podstawie skrótu kryptograficznego pliku XML).

*Informacje przekazywane przez Doradzai.com nie są usługami doradztwa podatkowego i nie stanowią wiążącej wykładni przepisów podatkowych