Czym jest załącznik ustrukturyzowany w KSeF?

 Załącznik ustrukturyzowany w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) jest nową, dodatkową funkcjonalnością wdrożoną w celu sprostania potrzebom rynku, która będzie dostępna od 1 lutego 2026 r..

Poniżej przedstawiono charakterystykę i wymagania dotyczące załącznika ustrukturyzowanego:

1. Definicja i format

Załącznik ustrukturyzowany, ujęty w strukturze logicznej FA(3) jako element "Zalacznik", jest traktowany jako integralna część faktury.

Kluczowe cechy załącznika to:

• Format XML: Załącznik musi być ustrukturyzowaną częścią faktury (pliku XML). W KSeF nie będzie można przesyłać załączników w postaci osobnych plików, takich jak PDF czy Word.
• Całość w jednym pliku: Zarówno faktura, jak i załącznik są przesyłane w ramach jednego pliku XML. Faktura z załącznikiem jest przesyłana wyłącznie w ramach sesji wsadowej i jej maksymalny rozmiar wynosi 3 MB.
• Wiele bloków danych: Choć formalnie dla jednej faktury można przygotować jeden załącznik (element Zalacznik ma jedno wystąpienie w FA(3)), w ramach tego elementu może pojawić się wiele bloków danych.

2. Cel wprowadzenia i zakres danych

Wprowadzenie załącznika było odpowiedzią na oczekiwania przedsiębiorców. Jest to rozwiązanie przeznaczone przede wszystkim dla branż, w których faktury mają złożone dane:

• Głównie dla mediów i telekomunikacji: Funkcjonalność została zaprojektowana z myślą o dostawcach mediów (energii, gazu), podmiotach świadczących usługi telekomunikacyjne i dostawcach paliw, wystawiających faktury o złożonych danych w zakresie ceny jednostkowej, miary i ilości.
• Dane obligatoryjne i powiązane: W załączniku mogą się znaleźć obligatoryjne elementy faktury przewidziane w art. 106e ust. 1 ustawy o VAT lub dane ściśle powiązane z tymi danymi.
• Brak danych marketingowych i innych dokumentów: W załączniku nie będzie można zamieszczać informacji marketingowych ani innych dokumentów w postaci plików PDF, Word, listów przewozowych czy protokołów odbioru. Takie dokumenty nadal muszą być przekazywane poza systemem KSeF.

3. Wymogi formalne dla wystawcy

Korzystanie z funkcjonalności faktury z załącznikiem jest dobrowolne, ale wymaga spełnienia następujących formalności:

1. Obowiązek zgłoszenia: Podatnik musi złożyć zgłoszenie o zamiarze wystawiania i przesyłania do KSeF faktur z załącznikiem do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej (KAS).
2. Sposób złożenia zgłoszenia: Zgłoszenie składa się wyłącznie za pośrednictwem konta w e-Urzędzie Skarbowym (e-US).
3. Termin składania zgłoszeń: Zgłoszenia można składać od 1 stycznia 2026 r..
4. Potwierdzenie: Możliwość wystawiania faktur z załącznikiem jest przypisywana podatnikowi w API KSeF 2.0 dopiero po otrzymaniu potwierdzenia mailowego o pozytywnej realizacji zgłoszenia przez Szefa KAS.
5. Narzędzia: Wystawienie i przesłanie faktury z załącznikiem będzie możliwe wyłącznie z poziomu komercyjnych programów finansowo-księgowych zintegrowanych z API KSeF 2.0; bezpłatne narzędzia MF nie będą posiadały tej funkcjonalności.

W przypadku próby przesłania faktury z załącznikiem do KSeF bez uprzedniego zgłoszenia i potwierdzenia lub jeśli plik XML przekroczy dopuszczalny rozmiar (3 MB), system odrzuci plik.

 
*Informacje przekazywane przez Doradzai.com nie są usługami doradztwa podatkowego i nie stanowią wiążącej wykładni przepisów podatkowych