Czym są kody weryfikacyjne KSeF?
Kody weryfikacyjne KSeF to znaki graficzne (kody QR) lub bezpośrednie linki, które są używane do weryfikacji i zapewnienia dostępu do faktur ustrukturyzowanych, w sytuacjach, gdy są one udostępniane lub używane poza Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF).
Głównym celem umieszczania kodów QR na wizualizacji faktury jest umożliwienie dostępu do faktury w KSeF oraz weryfikację danych zawartych na tej fakturze.
- Forma i funkcjonalność kodu weryfikującego
Kod weryfikujący to cyfrowy element kontrolny, który służy do dwóch głównych celów: weryfikacji danych faktury (KOD I) oraz weryfikacji tożsamości wystawcy (KOD II, tylko w trybie offline).
Format i weryfikacja:
- Wizualizacja: Kod QR to unikalny ciąg znaków przedstawiony w postaci dwuwymiarowego, kwadratowego kodu graficznego QR.
- Sposób naniesienia: Oznaczenie faktury kodem weryfikującym polega na utworzeniu bezpośredniego linku do faktury lub znaku graficznego (QR kodu) i naniesieniu go bezpośrednio na fakturę przed przekazaniem jej odbiorcy. Bezpłatne narzędzia Ministerstwa Finansów również będą posiadały tę funkcjonalność.
- Elementy składowe kodu QR (KOD I)
Wyróżnik faktury jest kluczowym składnikiem kodu weryfikującego (KOD I).
Data wystawienia faktury: Data z pola P_1 struktury FA(3).
NIP sprzedawcy: Identyfikator podatkowy NIP sprzedawcy.
Wyróżnik faktury: Unikalny ciąg znaków (potocznie nazywany „skrótem faktury”) obliczony na podstawie skrótu kryptograficznego faktury (pliku XML).
- Zastosowanie w zależności od trybu wystawienia
Liczba i funkcja kodów QR zależy od trybu, w jakim faktura została wystawiona i udostępniona nabywcy poza KSeF (np. jako PDF lub wydruk).
A) KOD QR dla faktur ONLINE (i OFFLINE po dosłaniu)
- Liczba kodów: Stosuje się jeden kod QR (KOD I).
- Oznaczenie: Pod tym kodem powinien znajdować się numer KSeF faktury.
- Funkcja: Kod ten umożliwia weryfikację danych i daje dostęp do faktury w systemie.
B) Dwa Kody QR dla faktur OFFLINE (przed dosłaniem do KSeF)
Faktury wystawione w trybach szczególnych (offline24, offline z powodu niedostępności systemu oraz tryb awaryjny), które są udostępniane nabywcy poza KSeF, muszą być opatrzone dwoma kodami QR.
- KOD I (Weryfikacja Faktury):
- ◦ Napis: „OFFLINE”.
- ◦ Funkcja: Zapewnia dostęp do faktury i weryfikację jej danych.
- KOD II (Weryfikacja Tożsamości Wystawcy):
- ◦ Napis: „CERTYFIKAT”.
- ◦ Funkcja: Umożliwia potwierdzenie tożsamości wystawcy. Pozwala sprawdzić, czy certyfikat jest aktywny oraz czy właściciel certyfikatu posiada uprawnienia do wystawienia faktury w imieniu podatnika.
- ◦ Wymaganie: Do wygenerowania KODU II niezbędne jest posiadanie certyfikatu KSeF typu 2.
- Mechanizm dostępu dwuetapowego
Kod QR umożliwia nabywcy tzw. dostęp dwuetapowy do faktury w KSeF:
- Weryfikacja podstawowa: Po zeskanowaniu kodu QR następuje odczyt informacji, wyświetlenie podstawowych danych identyfikujących fakturę oraz informacji, czy dokument znajduje się w KSeF.
- Pobranie faktury: Po wprowadzeniu dodatkowych danych dostępowych (m.in. numer faktury nadany przez podatnika, NIP nabywcy lub informacja o jego braku, kwota należności ogółem) możliwe jest pobranie całej faktury z KSeF bez konieczności uwierzytelnienia się w systemie.
Warto zaznaczyć, że faktury wystawione w trakcie awarii całkowitej KSeF (ogłoszonej w środkach społecznego przekazu) są wystawiane poza systemem, nie są dosyłane do KSeF i w związku z tym nie posiadają kodu QR
*Informacje przekazywane przez Doradzai.com nie są usługami doradztwa podatkowego i nie stanowią wiążącej wykładni przepisów podatkowych
