Doręczenia przedsądowe i sądowe. Jak zabezpieczyć się przed nieodbieraniem korespondencji przez dłużnika?

W praktyce wierzycieli, zwłaszcza tych prowadzących działalność gospodarczą, częstym problemem jest uchylanie się dłużnika od odbioru korespondencji – zarówno przedsądowej (wezwania do zapłaty, propozycje ugody), jak i sądowej (pozwy, nakazy zapłaty, orzeczenia). Taka postawa może skutecznie opóźnić proces dochodzenia roszczeń, a nawet go uniemożliwić, jeśli sąd nie będzie mógł uznać doręczenia za skuteczne.

Jak się przed tym bronić? Oto praktyczne rozwiązania i wskazówki.

Zadbaj o postanowienia Umowy.

Jeżeli zawierasz umowę z kontrahentem warto zadbać o to, żeby znalazły się w niej postanowienia określające kwestie doręczeń, w szczególności:

• Ustalające sposób doręczania korespondencji oraz adres do doręczeń;
• Określające, że każda zmiana adresu musi być notyfikowana drugiej stronie pod rygorem uznania, że korespondencję wysłaną na poprzedni adres uważa się za doręczoną;
• Określające, że podwójna awizacja na adres podany w umowie ma skutek doręczenia;
• Określające, że odmowa osobistego odbioru korespondencji jest równa jej doręczeniu.

Wyślij wezwanie do zapłaty.

Przedsądowe wezwanie do zapłaty (np. listem poleconym za potwierdzeniem odbioru) ma istotne znaczenie ponieważ pokazuje dobrą wolę wierzyciela oraz może być dowodem na to, ze dłużnik zamieszkuje pod danym adresem.

Co robić, gdy dłużnik nie odbiera listu?

• Wyślij pismo za potwierdzeniem odbioru – jeśli dłużnik odbierze, będziesz miał udokumentowane, że zamieszkuje pod danym adresem;
• Wyślij pismo dwukrotnie, istnieje większa szansa, że za którymś razem dłużnik odbierze wezwanie;
• Doręcz osobiście z potwierdzeniem – podpis dłużnika lub świadka może ułatwić późniejsze postępowanie.

A co jeżeli dłużnik nie odbiera korespondencji w postępowaniu sądowym?

Kwestie doręczeń w postepowaniu sądowym w sprawie cywilnej są uregulowane w Kodeksie postępowania cywilnego.

Doręczenie w postępowaniu cywilnym to formalna czynność przekazania pisma procesowego stronie lub jej pełnomocnikowi. Ma ono doniosłe znaczenie – dopiero doręczenie pisma wywołuje skutki prawne, np. rozpoczyna bieg terminu na wniesienie odpowiedzi na pozew czy apelacji.

Podstawowe zasady doręczeń są następujące:

• Jeżeli stroną jest osoba fizyczna, doręczenia dokonuje się jej osobiście, a gdy nie ma ona zdolności procesowej - jej przedstawicielowi ustawowemu.
• Pisma procesowe lub orzeczenia dla osoby prawnej, jak również dla organizacji, która nie ma osobowości prawnej, doręcza się organowi uprawnionemu do reprezentowania ich przed sądem lub do rąk pracownika upoważnionego do odbioru
• Pisma procesowe lub orzeczenia dla przedsiębiorcy wpisanego do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej doręcza się na adres do doręczeń udostępniony w tej ewidencji, chyba że przedsiębiorca wskazał inny adres do doręczeń; ale! jeżeli stronie będącej przedsiębiorcą wpisanym do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej nie można doręczyć pierwszego pisma w sprawie ze względu na nieujawnienie w tej ewidencji zmiany adresu do doręczeń, pismo to doręcza się na adres, pod którym strona zamieszkuje.
• Pisma procesowe lub orzeczenia dla przedsiębiorcy wpisanego do rejestru sądowego doręcza się na adres udostępniony w tym rejestrze, chyba że przedsiębiorca wskazał inny adres do doręczeń. Jeżeli ostatni udostępniony adres został wykreślony jako niezgodny z rzeczywistym stanem rzeczy i nie zgłoszono wniosku o wpis nowego adresu, który podlegałby udostępnieniu, adres wykreślony jest uważany za adres udostępniony w rejestrze; jeżeli stronie podlegającej wpisowi do rejestru sądowego nie można doręczyć pisma w sposób przewidziany w artykułach poprzedzających ze względu na nieujawnienie w tym rejestrze zmiany adresu, pismo to pozostawia się w aktach sprawy ze skutkiem doręczenia, chyba że nowy adres jest sądowi znany.
• Doręczenia dokonuje się w mieszkaniu, w miejscu pracy lub tam, gdzie się adresata zastanie.
• W razie niemożności doręczenia pismo przesłane za pośrednictwem operatora pocztowego należy złożyć w placówce pocztowej tego operatora, a doręczane w inny sposób - w urzędzie właściwej gminy. Zawiadomienie o złożeniu pisma umieszcza się w drzwiach mieszkania lub biura adresata lub oddawczej skrzynce pocztowej, ze wskazaniem, gdzie i kiedy pismo złożono, oraz z pouczeniem, że należy je odebrać w terminie siedmiu dni od dnia umieszczenia zawiadomienia. W przypadku bezskutecznego upływu tego terminu, czynność zawiadomienia należy powtórzyć.
• Jeżeli adresat odmawia przyjęcia pisma, doręczenie uważa się za dokonane. W takim przypadku doręczający zwraca pismo do sądu z adnotacją o odmowie jego przyjęcia.

Najczęściej Sąd doręcza korespondencję w formie listu poleconego za potwierdzeniem odbioru. Jeśli adresat nie odbierze przesyłki w terminie 14 dni od pierwszego awizowania (tzw. podwójna awizacja), stosuje się tzw. fikcję doręczenia.

Fikcja doręczenia oznacza, że po dwukrotnej awizacji przesyłki sąd uznaje, że została ona skutecznie doręczona, nawet jeśli adresat jej nie odebrał.

Powyższa zasada nie dotyczy jednak sytuacji jeżeli adresatem przesyłki jest osoba fizyczna, która nie uczestniczyła dotąd w sprawie i pozew lub nakaz zapłaty doręcza się jej po raz pierwszy, a osoba ta nie odbierze przesyłki. 

Wówczas sąd musi skorzystać z doręczenia przez komornika. Sąd zawiadamia powoda o konieczności doręczenia pisma pozwanemu przez komornika, przesyłając mu odpis pisma sądowego dla pozwanego i zobowiązując do doręczenia tego odpisu pisma pozwanemu za pośrednictwem komornika.

Powyższej zasady nie stosuje się, jeżeli pomimo nieodebrania przez adresata korespondencji aktualność wskazanego w pozwie adresu pozwanego nie budzi wątpliwości.  W przypadku wykazania przez powoda dowodem na piśmie, że pozwany zamieszkuje pod adresem wskazanym w pozwie, korespondencję uważa się za doręczoną.

W piśmiennictwie wskazuje się, że nie ma konieczności zwracania odpisu pozwu powodowi w celu dokonania doręczenia przez komornika, jeżeli z innych postępowań sąd wie, że podany w pozwie adres pozwanego jest aktualny (odbiera on w tych innych postępowaniach korespondencję kierowaną na dany adres). Ponadto zgodnie z założeniami legislatora mimo nieodebrania dwukrotnie awizowanego odpisu pozwu sąd może uznać go za doręczony, jeżeli powód – przewidując problemy z doręczeniem – już do pozwu dołączy dowody na to, że pozwany mieszka pod podanym adresem. Problem jednak polega na tym, że z przepisów nie wynika, jakie to muszą być dowody. W piśmiennictwie wskazuje się, że może być nim np. dowód doręczenia pod podany adres korespondencji w innej sprawie, niekoniecznie sądowej. Jednak z mojego doświadczenia w prowadzeniu spraw wynika, że dowody takie bywają różnie traktowane przez sądy, nierzadko raczej są przez nie pomijane, a sąd i tak zobowiązuje doręczyć pismo przez Komornika.

Powód w terminie dwóch miesięcy od dnia doręczenia mu zobowiązania do doręczenia pisma za pośrednictwem komornika składa do akt potwierdzenie doręczenia korespondencji pozwanemu albo zwraca korespondencję wraz z dowodem na piśmie, że pozwany zamieszkuje pod adresem wskazanym w pozwie. Po bezskutecznym upływie terminu Sąd zawiesza postępowanie.

Gdzie szukać adresów do doręczeń?

Jeżeli nie zawarliśmy z dłużnikiem umowy w formie pisemnej lub formułując wezwanie lub składając pozew nie znamy aktualnego adresu dłużnika, możemy ustalić go na kilka sposobów:

• osoby fizyczne – adres zameldowania lub miejsce pracy; adres zameldowania możemy ustalić składając wniosek o udostępnienie danych z rejestru Pesel;
• przedsiębiorcy (osoby fizyczne prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą) – dane z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej,
• spółki – adres siedziby wskazany w Centralnej Informacji Krajowego Rejestru Sądowego.

Podsumowanie

Skuteczne doręczenie korespondencji – zarówno przedsądowej, jak i sądowej – to jeden z kluczowych elementów sprawnego dochodzenia roszczeń. Dłużnicy często próbują unikać odbioru pism, co może znacząco opóźniać postępowania lub prowadzić do ich zawieszenia. Aby się przed tym zabezpieczyć, warto już na etapie zawierania umowy zadbać o odpowiednie klauzule dotyczące doręczeń, wskazać adres do doręczeń i określić skutki jego zmiany.

W przypadku braku odbioru korespondencji sądowej, przepisy procedury cywilnej przewidują szczegółowe mechanizmy, takie jak tzw. fikcja doręczenia czy doręczenie przez komornika, choć ich zastosowanie zależy od rodzaju adresata oraz etapu postępowania. Kluczowe znaczenie może mieć również udokumentowanie aktualności adresu dłużnika – np. poprzez wcześniejsze doręczenia czy dokumenty potwierdzające jego miejsce zamieszkania.

Wierzyciel powinien być przygotowany na sytuację, w której konieczne będzie samodzielne ustalanie adresu pozwanego – np. poprzez rejestr PESEL, CEIDG czy KRS – a także na koszty związane z doręczeniem przez komornika. Ostatecznie, to skrupulatne działanie na etapie przedsądowym i procesowym może przesądzić o skuteczności całego postępowania.